Zitting van 21 september 2026

Openbare zitting

Openbare zitting

1. Goedkeuring notulen en zittingsverslag gemeenteraad van 29 juni 2026.  Goedgekeurd.

Feiten en motivering

De notulen en het zittingsverslag van de gemeenteraadszitting van 29 juni 2026  worden aan de gemeenteraad voorgelegd. 

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd deze notulen en het zittingsverslag goed te keuren.

Juridisch kader

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 41

Financiële gevolgen

Niet van toepassing

Besluit

STEMMING :

 Eenparig aangenomen.
 

Artikel 1

De gemeenteraad keurt de notulen en het zittingsverslag van de gemeenteraad van 29 juni 2026 goed.

Zitting van 21 september 2026

Openbare zitting

Openbare zitting

2. Jaarrekening 2025 Kerkfabriek Sint-Jacobus de Meerdere.  Goedgekeurd.

Feiten en motivering

Het centraal kerkbestuur heeft haar jaarrekening 2025 van kerkfabriek Sint-Jacobus de Meerdere  aan de gemeente voorgelegd voor advies.

De jaarrekening 2025 van Sint-Jacobus de Meerdere vertoont een positief exploitatiesaldo van 167.684,65 euro en een investeringstekort van 71.175,68 euro.

Juridisch kader

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Eredienstendecreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Het besluit van de Vlaamse regering van 13 oktober 2006, gewijzigd op 27 juni 2008, houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de besturen van de erkende erediensten en van de centrale besturen van de erkende erediensten, artikel 39 tot en met 44

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             De omzendbrief BB-2013/01 van het Kabinet van de Vlaamse Minister van Binnenlands Bestuur van 1 maart 2013 betreffende de boekhouding van de besturen van de erediensten

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Het decreet van 31/10/2023 tot de samenvoeging van de parochies Sint-Dionysius Putte (0249.636.923), Sint-Jozef Hoogboom (0211.148.808), O.L.V. Onbevlekte Ontvangenis van Maria Zilverenhoek (0211.236.405), Kapelanij O.L.V. van Fatima van Kapellen (1350A) door de Bisschop met de te behouden parochie Sint-Jacobus de Meerdere te Kapellen (ondernemingsnummer 0895.425.014) en het ministerieel besluit houdende erkenning van de samenvoeging gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op datum van 7/11/2025

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017

Financiële gevolgen

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        De jaarrekening 2025 van Sint-Jacobus de Meerdere vertoont een positief exploitatiesaldo van 167.684,65 euro en een investeringstekort van 71.175,68 euro.

Besluit

STEMMING :

 Eenparig aangenomen.
 

Artikel 1

De jaarrekening 2025 van Sint-Jacobus de Meerdere vertoont een positief exploitatiesaldo van 167.684,65 euro en een investeringstekort van 71.175,68 euro.

De jaarrekening 2025 van kerkfabriek Sint-Jacobus de Meerdere wordt gunstig geadviseerd.

Zitting van 21 september 2026

Openbare zitting

Openbare zitting

3. Jaarrekening 2025 - vaststelling deel gemeente.  Goedgekeurd.

Feiten en motivering

De gemeente en het OCMW hebben een geïntegreerde jaarrekening, maar hebben hun eigen bevoegdheden voor de vaststelling ervan.

Zowel de gemeenteraad als de raad voor maatschappelijk welzijn moeten eerst hun eigen deel vaststellen. Daarna kan de gemeenteraad de geconsolideerde jaarrekening goedkeuren.

De geïntegreerde jaarrekening 2025 van gemeente en OCMW worden vervolgens voorgelegd aan de gemeenteraad.

Het resultaat op kasbasis van de jaarrekening gemeente wordt vastgesteld op een positief saldo van 12.907.519 euro.

Het gecumuleerd budgettair resultaat van de gemeente bedraagt 13.635.739 euro.

Juridisch kader

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikels 249, 260, 261;

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Ministerieel besluit van 26 juni 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen, en latere wijzigingen;

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Ministerieel besluit van 1 oktober 2010 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, en latere wijzigingen;

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Besluit van de Vlaamse regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, en latere wijzigingen

Financiële gevolgen

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        Het resultaat op kasbasis van de jaarrekening gemeente bedraagt 12.907.519 euro.

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        Het gecumuleerd budgettair resultaat van de gemeente bedraagt 13.635.739 euro.

Besluit

STEMMING :

 Eenparig aangenomen.
 

Artikel 1

De jaarrekening 2025 deel gemeente wordt vastgesteld. Het gecumuleerd budgettair resultaat van de gemeente bedraagt 13.635.739 euro.

Het resultaat op kasbasis van de jaarrekening gemeente wordt vastgesteld op een positief saldo van 12.907.519 euro.

Zitting van 21 september 2026

Openbare zitting

Openbare zitting

4. Jaarrekening 2025 - geconsolideerde jaarrekening OCMW en gemeente Kapellen.  Goedgekeurd.

Feiten en motivering

De gemeente en het OCMW hebben een geïntegreerde jaarrekening, maar hebben hun eigen bevoegdheden voor de vaststelling ervan.

Zowel de gemeenteraad als de raad voor maatschappelijk welzijn moeten eerst hun eigen deel vaststellen. Daarna kan de gemeenteraad de geconsolideerde jaarrekening goedkeuren.

De geïntegreerde jaarrekening 2025 van gemeente en OCMW wordt voorgelegd aan de gemeenteraad.

Het resultaat op kasbasis van de geconsolideerde jaarrekening wordt vastgesteld op een positief saldo van 14.047.006 euro.

Het gecumuleerd budgettair resultaat van de geconsolideerde jaarrekening bedraagt 14.549.200 euro.

De activa en passiva van de geconsolideerde balans bedragen 145.065.833 euro op 31 december 2025.

Juridisch kader

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikels 249, 260, 261;

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Ministerieel besluit van 26 juni 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen, en latere wijzigingen;

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Ministerieel besluit van 1 oktober 2010 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, en latere wijzigingen;

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Besluit van de Vlaamse regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, en latere wijzigingen

Financiële gevolgen

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        Het resultaat op kasbasis van de geconsolideerde jaarrekening wordt vastgesteld op een positief saldo van 14.047.006 euro.

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        Het gecumuleerd budgettair resultaat van de geconsolideerde jaarrekening bedraagt 14.549.200 euro.

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        De activa en passiva van de geconsolideerde balans bedragen 145.065.833euro op 31 december 2025.

Besluit

STEMMING :

 Eenparig aangenomen.
 

Artikel 1

De gemeenteraad keurt de jaarrekening 2025 - deel OCMW goed, waarbij het budgettair resultaat van het boekjaar 2025 van het OCMW is vastgesteld op 263.318 euro en het gecumuleerd budgettair resultaat 913.461 euro bedraagt.

Artikel 2

De gemeenteraad stelt de geconsolideerde jaarrekening 2025 vast, waarbij het resultaat op kasbasis wordt vastgesteld op een positief saldo van 14.047.006 euro.

Het gecumuleerd budgettair resultaat van de geconsolideerde jaarrekening bedraagt 14.549.200 euro.

De activa en passiva van de geconsolideerde balans bedragen 145.065.833 euro op 31 december 2025.

Artikel 3

De geconsolideerde jaarrekening 2025 van gemeente en OCMW wordt digitaal overgemaakt aan de toezichthoudende overheid om ter goedkeuring voor te leggen aan de gouverneur.

Zitting van 21 september 2026

Openbare zitting

Openbare zitting

5. Beleidsopvolgingsrapport K1 en K2 (2026). - Kennisname.

Feiten en motivering

Het decreet lokaal bestuur voorziet in de verplichting om twee keer per jaar te rapporteren over de voortgang van het meerjarenplan. Deze beleidsrapportering gebeurt op basis van de prioritaire acties. Per prioritaire actie wordt per kwartaal een toelichting gegeven bij volgende items:

●                 kwantitatieve opvolging op basis van de vastgelegde indicatoren

●                 kwalitatieve opvolging

●                 duiding en aandachtspunten

●                 financiële opvolging, stand van zaken op 30 juni of 31 december

De financiële opvolging wordt voor alle acties gebundeld en in bijlage toegevoegd.

Dit beleidsopvolgingsrapport is de eerste rapportering over het meerjarenplan 2026-2031.

Juridisch kader

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Besluit van de raden van 15 december 2025 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2026-2031 van het lokaal bestuur Kapellen

Kennisname

Artikel 1

De gemeenteraad neemt kennis van de beleidsrapportering van kwartaal 1 en kwartaal 2 (2026).

Zitting van 21 september 2026

Openbare zitting

Openbare zitting

6. Aanpassing belastingreglement contantbelasting op afgifte van administratieve stukken.  Goedgekeurd.

Feiten en motivering

Het belastingreglement contantbelasting op afgifte van administratieve stukken vereist een aanvulling. Het product “attest immatriculatie” wordt toegevoegd.

Doel:

De financiële toestand van de gemeente en de wettelijke verplichting om een financieel evenwicht te handhaven, rechtvaardigt en vereist de invoering van rendabele belastingen.

Het gemeentebestuur betaalt aan de federale overheid een vergoeding voor de aanmaak en levering van de uit te reiken identiteitsdocumenten, rijbewijzen, reispassen en de attesten voor immatriculatie. Het bestuur maakt zelf ook kosten naar aanleiding van de behandeling van de aanvragen en uitreiking van deze documenten en een aantal attesten.

Het is daarom aangewezen dat de aanvrager van de dienstverlening een billijke bijdrage doet in de kostprijs van deze administratieve stukken.

Wijzigingen:

In het belastingreglement contantbelasting op afgifte van administratieve stukken dat werd goedgekeurd door de gemeenteraad op 24 november 2025 werden de attesten van immatriculatie niet opgenomen.

Een attest van immatriculatie, in de volksmond ‘oranje kaart’ genoemd, was een kartonnen kaart die vervangen werd door een voorlopig model bijlage 4 (papieren A4-formulier) in afwachting van het nieuwe gemoderniseerde attest van immatriculatie dat vanaf 28 september 2026 in omloop wordt gebracht.

Het nieuwe model van het attest van immatriculatie zal de vorm van een beveiligd boekje van het paspoorttype (12 pagina’s) aannemen en zal de modellen die momenteel in omloop zijn (oranje kaart en A4-formaat) geleidelijk aan vervangen. Het nieuwe model is uniek en meertalig; het vervangt de vroegere afzonderlijke versies in het Frans, het Nederlands en het Duits. Dit model wordt in Checkdoc geïntegreerd, waardoor het gemakkelijker geverifieerd kan worden door de diensten en instellingen die toegang hebben tot deze tool.

Naar analogie met de overige administratieve stukken vanaf de invoeging treding een belasting vragen van 10 euro voor het afleveren van dit document aan iedereen +12 jaar. Voor personen -12 jaar wordt naar analogie met de Kids-ID's geen belasting gevraagd.

Aan dit nieuwe attest van immatriculatie is een kostprijs van 11 euro verbonden voor de federale overheid, wat de totale kostprijs voor de aanvrager brengt op 21 euro (+12 jaar) of 11 euro (-12 jaar).

Juridisch kader

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             grondwet, meer bepaald artikelen 41, 162 en 170, § 4;

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             wetboek van de inkomstenbelastingen van 10 april 1992 en het wetboek van de minnelijke en gedwongen invordering van fiscale en niet-fiscale schuldvorderingen van 13 april 2019 en eventuele latere wijzigingen;

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             wet van 19 juli 2026 tot wijziging van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten, met het oog op de creatie van een centraal register voor de afgifte van de attesten van immatriculatie.

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             decreet van 30 mei 2008 betreffende de vestiging, de invordering en de geschillenprocedure van provincie- en gemeentebelastingen, en latere wijzigingen;

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikelen 2, 40 § 3, 41,14°, 56, § 3, 7°, 252, 285 t.e.m. 288 en 326 t.e.m. 335;

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             bestuursdecreet van 7 december 2018;

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             het ministerieel besluit van 5 juli 2022 tot wijziging van het ministerieel besluit van 15 maart 2013 tot vaststelling van het tarief van de vergoedingen ten laste van de gemeenten voor de uitreiking van de elektronische identiteitskaarten voor Belgen, de elektronische identiteitsdocumenten voor Belgische hinderen onder de twaalf jaar, de elektronische kaarten en elektronische verblijfsdocumenten, afgeleverd aan vreemde onderdanen, en de biometrische kaarten en biometrische verblijfstitels, afgeleverd aan vreemde onderdanen van derde landen;

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             besluit van de Vlaamse regering van 20 april 2018 betreffende de bekendmaking en raadpleegbaarheid van besluiten en stukken van het Lokaal Bestuur, betreffende de wijze waarop de reglementen en verordeningen van het Lokaal Bestuur worden bijgehouden in het register en betreffende de raadpleegbaarheid van de besluiten van de politiezones en hulpverleningszones;

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             koninklijk besluit van 24 juni 2026 tot wijziging van het koninklijk besluit van 8 oktober 1981 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen, in die zin dat het model van het attest van immatriculatie vervangt, en tot afschaffing van het koninklijk besluit van 19 maart 2010 betreffende de afgifte van verblijfsdocumenten aan vreemdelingen, de levering ervan, alsmede de terugbetaling door de gemeenten, aan de Staat, van de kosten inzake levering van verblijfsdocumenten en tot afschaffing van het koninklijk besluit van 2 april 1984 betreffende de afgifte van verblijfsbewijzen voor vreemdelingen, de levering ervan, alsmede de terugbetaling door de gemeenten, aan de Staat, van de kosten inzake levering van formulieren van de verblijfsbewijzen voor vreemdelingen;

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             omzendbrief van de Vlaamse regering BB 2008/07 van 18 juli 2008 aangaande het decreet van 30 mei 2008 betreffende de vestiging, de invordering en de geschillenprocedure van provincie- en gemeentebelastingen;

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             omzendbrief van 19 maart 2018 betreffende procedures en leveringstermijnen van paspoorten en reisdocumenten in België en omzendbrief van 26 januari 2023 betreffende wijziging van procedure voor zeer dringende aanvragen van Belgische identiteitskaarten (elD en Kids-ID) met gecentraliseerde levering in Brussel;

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             gecoördineerde omzendbrief van de Vlaamse regering van 10 juni 2011 inzake onderrichtingen over gemeentefiscaliteit vanwege het Agentschap voor Binnenlands Bestuur;

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             omzendbrief van de Vlaamse regering KB/ABB 2019/2 van 15 februari 2019 betreffende de gemeentefiscaliteit;

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             gemeenteraadsbeslissing van 24 november 2025 betreffende het reglement van de contant belasting op afgifte van administratieve stukken;

Financiële gevolgen

De ontvangsten zijn voorzien in het meerjarenplan 2026-2031, actie AC000070, budgetrekeningen MJP000366, MJP000367, MJP000368 en MJP000369 (MAR 7315).

Besluit

STEMMING :

 Eenparig aangenomen.
 

Artikel 1

De gemeenteraad keurt het belastingreglement contantbelasting op afgifte van administratieve stukken, zoals hieronder integraal bijgevoegd, goed.

Artikel 1 - heffingsperiode

Vanaf 28 september 2026 tot en met 31 december 2031 wordt een belasting geheven op de ambtshalve op verzoek afgeleverde administratieve stukken.

Artikel 2 - tarieven

Onderstaande belasting wordt geheven, verhoogd met het bedrag aangerekend door de federale overheid:

Artikel 3 - belastingplichtige

De belasting is verschuldigd door de persoon aan wie het stuk wordt afgeleverd en dient betaald te worden bij de aanvraag.

Artikel 4 - betaling

De belasting moet bij aanvraag van het document contant of elektronisch betaald worden, tegen afgifte van een betalingsbewijs. Bij gebreke van betaling wordt de belasting ingekohierd en wordt ze een kohierbelasting.

Artikel 5 - bezwaar

De belastingschuldige of zijn vertegenwoordiger kan tegen zijn aanslag een bezwaarschrift indienen bij het college van burgemeester en schepenen overeenkomstig de bepalingen van het decreet van 30 mei 2008 betreffende de vestiging, de invordering en de geschillenprocedure van provincie- en gemeentebelastingen.

Het bezwaar moet schriftelijk worden ingediend, ondertekend en gemotiveerd zijn en op straffe van verval worden ingediend binnen 3 maanden te rekenen vanaf de datum van de inning van de contantbelasting.

Bezwaarschriften kunnen per post (Bruggeske 1, 2950 Kapellen) of via elektronische weg via e-mail (gemeentebelastingen@kapellen.be) worden ingediend binnen de termijn en onder de voorwaarden zoals hierboven vermeld.

De indiening van het bezwaarschrift via elektronische weg geldt als uitdrukkelijke instemming van de belastingschuldige of zijn vertegenwoordiger om berichten binnen de bezwaarprocedure via die elektronische weg uit te wisselen. Als het bezwaarschrift verzonden wordt via elektronische weg, geldt de datum van de elektronische verzending als datum van indiening van het bezwaar.

Het college van burgemeester en schepenen of het personeelslid dat zij speciaal daarvoor aanwijst, bericht schriftelijk ontvangst binnen vijftien dagen na de indiening van het bezwaarschrift.

Indien de belastingschuldige of zijn vertegenwoordiger dat in zijn bezwaarschrift heeft gevraagd, zal de belastingschuldige of zijn vertegenwoordiger uitgenodigd worden op een hoorzitting.

Artikel 6 - bekendmakinq en inwerkingtredinq

Het belastingreglement wordt afgekondigd en bekendgemaakt overeenkomstig de artikelen 286 t.e.m. 288 van het decreet over het Lokaal Bestuur.

Dit reglement treedt in werking op 28 september 2026.

De toezichthoudende overheid wordt op de hoogte gebracht overeenkomstig artikel 330 van het decreet over het Lokaal Bestuur.

Artikel 2

Dit reglement geldt van 28 september 2026 tot en met 31 december 2031 en vervangt alle voorgaande reglementen.

Zitting van 21 september 2026

Openbare zitting

Openbare zitting

7. Bestuurlijk Toezicht- antwoord van het Agentschap Binnenlands Bestuur op klacht toewijzing concessie horeca CC Kapellen. - Kennisname.

Feiten en motivering

Het lokaal bestuur Kapellen heeft op 1 juni 2026 via het digitaal loket een brief ontvangen van het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB), waarbij een klacht werd overgemaakt inzake "toewijzing van de concessie uitbating horeca CC Kapellen".

Het lokaal bestuur heeft vervolgens op 29 juni de nodige antwoorden en inlichtingen via het digitaal loket overgemaakt aan het Agentschap Binnenlands Bestuur.

Op 28 juli 2026 heeft het Agentschap Binnenlands Bestuur via het digitaal loket het antwoord van de gouverneur op deze klacht overgemaakt. Hieruit blijkt de conclusie dat er geen reden is om op te treden in dit dossier.

Juridisch kader

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 41 betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 333 betreffende de toezichthoudende overheid

Kennisname

Artikel 1

De gemeenteraad neemt kennis van de ingediende klacht inzake "toewijzing van de concessie uitbating horeca CC Kapellen" en het antwoord van de gouverneur met de conclusie dat er geen reden is om op te treden in dit dossier.

Zitting van 21 september 2026

Openbare zitting

Openbare zitting

8. Bestuurlijk Toezicht- antwoord van het Agentschap Binnenlands Bestuur op klacht ondertekening briefwisseling in afwezigheid algemeen directeur. - Kennisname.

Feiten en motivering

Het lokaal bestuur Kapellen heeft op 20 juli 2026 via het digitaal loket een brief ontvangen van het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB), waarbij een klacht werd overgemaakt inzake "Ondertekening briefwisseling in afwezigheid algemeen directeur ".

Het lokaal bestuur heeft vervolgens op 22 juli 2026 de nodige antwoorden en inlichtingen via het digitaal loket overgemaakt aan het Agentschap Binnenlands Bestuur.

Op 4 augustus 2026 heeft het Agentschap Binnenlands Bestuur via het digitaal loket het antwoord van de gouverneur op deze klacht overgemaakt. Hieruit blijkt de conclusie dat er geen reden is om op te treden in dit dossier.

Juridisch kader

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 41 betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 333 betreffende de toezichthoudende overheid

Kennisname

Artikel 1

De gemeenteraad neemt kennis van de ingediende klacht inzake "ondertekening briefwisseling in afwezigheid algemeen directeur" en het antwoord van de gouverneur met de conclusie dat er geen reden is om op te treden in dit dossier.

Zitting van 21 september 2026

Openbare zitting

Openbare zitting

9. Toetreding tot Opdrachtencentrale vzw.  Goedgekeurd.

Feiten en motivering

Voor de verwerking van de uitgaande post doet de gemeente Kapellen beroep op EasyPost. In het kader van de digitalisering van de uitgaande post, willen we instappen in EasyPost Connect. Via Easypost Connect kunnen documenten immers niet alleen fysiek worden verzonden, maar ook digitaal worden afgeleverd via de eBox van burgers.

Door de verdere digitalisering van de uitgaande post en de verzending via de eBox zullen  minder fysieke zendingen verstuurd worden, waardoor de uitgaven voor papier en drukwerk enerzijds en de portkosten aanzienlijk kunnen dalen. Daarnaast zorgt de geautomatiseerde verwerking voor een efficiëntere postafhandeling, wat eveneens leidt tot een besparing op de administratieve verwerkingstijd en de bijhorende kosten. EasyPost Connect is gekoppeld met ESignFlow, de software die gebruikt wordt voor de digitale ondertekening.

Deze instap in easyPost Connect kan via een raamcontract via de vzw Opdrachtencentrale. Om gebruik te kunnen maken van het aanbod van Opdrachtencentrale, moet worden toegetreden tot de vzw. De toetreding tot de organisatie is gratis. Er worden geen jaarlijkse lidmaatschapsgelden aangerekend en er dienen geen aandelen te worden verworven. Vanaf de toetreding verkrijgt het lid toegang tot het ledenportaal, waarop alle lopende en toekomstige contracten kunnen worden geraadpleegd.

Voor de opdracht Easypost Connect is nadien wel een abonnement verschuldigd van 317 euro per maand, exclusief btw. Deze abonnementskost wordt echter gecompenseerd door de verwachte besparingen op de frankeringskosten.

Juridisch kader

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Wet van 16 juni 2017 inzake overheidsopdrachten en alle latere wijzigingen en uitvoeringsbesluiten

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 41 betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad

Financiële gevolgen

De digitalisering van de uitgaande post past binnen het meerjarenplan 2026-2031: Actieplan 19: Klantvriendelijkheid en administratieve vereenvoudiging - AC000066: Kapellen zet in op digitalisering met aandacht voor e-inclusie.

De toetreding tot de vzw Opdrachtencentrale is kosteloos.

De kost voor het abonnement EasyConnect kan worden geboekt op MJP 000569 - frankeringskosten en postbedeling.

Besluit

STEMMING :

 Eenparig aangenomen.
 

Artikel 1

De gemeenteraad verleent goedkeuring aan de aansluiting bij vzw Opdrachtencentrale.

Artikel 2

De gemeenteraad beslist, na goedkeuring van de toetreding van de vzw Opdrachtencentrale, om in te stappen in de vzw.

Artikel 3

De gemeenteraad deelt deze beslissing mee aan vzw Opdrachtencentrale.

Zitting van 21 september 2026

Openbare zitting

Openbare zitting

10. Concessieovereenkomst NMBS Koolkaai. Verzending naar gemeenteraad.  Goedgekeurd.

Feiten en motivering

MOTIVATIE

De gemeente huurt via een domeinconcessie de Koolkaai van de NMBS. Ze doet dit om haar burgers parking aan te bieden in de directe stationsomgeving.

Het regionaal mobiliteitsplan 'Routeplan 2030' alsook het gemeentelijk mobiliteitsplan benadrukken immers het belang van modal shift. Om de leef- en bereikbaarheid van de Antwerpse regio te vrijwaren, is in het Routeplan 2030 opgenomen dat tegen 2030 een modal shift moet gerealiseerd worden. Het autoverkeer moet dalen naar maximaal 50%, duurzaam verkeer moet groeien naar minstens 50%. Volgens een bevraging ging er in 2023  56% van de bewoners van Kapellen met de auto naar het werk of naar school, terwijl toen de mediaan in de Vervoerregio op 54% lag. In de vrije tijd werd in 2023 in Kapellen zelfs in 66% van de verplaatsingen de auto genomen (wat toen wel overeenkwam met de mediaan van de Vervoerregio).

Concreet: er moeten meer verplaatsingen gebeuren te voet, met de fiets, trein, tram, bus en/of deelsystemen. Zo blijft de Antwerpse regio bereikbaar terwijl de afhankelijkheid van de auto daalt.

Het aantrekkelijk en bereikbaar maken van het openbaar vervoer kadert in deze doelstelling. Aangezien de Koolkaai zich in tegen de spoorlijn ter hoogte van het perron bevindt, is deze locatie het meest geschikt voor de treinreizigers. Het treinstation van Kapellen is een regionaal knooppunt. Het is geselecteerd als hoppinpunt, waar intussen een deelfietsen-hub aanwezig is, en op wandelafstand kan overgestapt worden op het openbaar busvervoer.

De concessieovereenkomst voor de huur van de Koolkaai is echter sinds 1 juli 2025 vervallen en moet dus vernieuwd worden. De NMBS stelde een nieuwe overeenkomst op, waarbij op verzoek van het lokaal bestuur de oppervlakte van de 2 recent gebouwde fietsenstallingen in mindering is gebracht.

Omdat de NMBS van mening is dat de laadpalen ook de gebruikers van de parking en dus de Kapelse burger ten goede komen, wenst zij niet in te gaan op het verzoek om ook de oppervlakte van de nieuwe laadpalen in mindering te brengen.

In het vorige contract, voor de periode van 1 juli 2000 tot en met 30 juni 2025, was een basisbedrag van 5.788,31 euro opgenomen. In het nieuwe contract dat vanaf 1 juli 2025 ingaat, wordt het ongeïndexeerde jaarlijkse basisbedrag vastgelegd op 5.510,00 euro exclusief BTW. Verder is er een eenmalige kost voor het bodemattest ten bedrage van 420,15 euro exclusief BTW.

Het nieuwe contract start op 1 juli 2025 en loopt tot en met 30 juni 2033.

FINANCIËLE AFREKENING

De concessie van 2025 werd nog niet aangerekend in afwachting van de uitwerking en ondertekening van de nieuwe overeenkomst.

Op basis van de gewijzigde consumptieindexcijfers zullen nog dit jaar volgende bedragen aan de NMBS moeten betaald worden:

2025: (5.510,00 euro x 190,41) / (103,19*2) = 5.083,63 euro excl. btw

+ kosten bodemattest: 420,15 euro excl. btw  

2026: (5.510,00 euro x 197,18) / 103,19 = 10.528,75 euro excl. btw

TOTAAL: 5.083,63 euro + 420,15 euro + 10.528,75 euro = 16.032,53 euro

Voor wat betreft de BTW is er een vrijstelling van toepassing volgens artikel 44 van het Belgisch BTW-Wetboek.

BESLUIT

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd akkoord te gaan met de nieuwe concessieovereenkomst met de NMBS inzake de Koolkaai.

Juridisch kader

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Collegebesluit van 11 mei 2026 over 'Aanvullend reglement van de politie op het wegverkeer. Laadpalen Koolkaai.'

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Te ondertekenen contract nr. 207276 'Concessie op een goed van het openbaar domein van de NMBS - Kapellen' aangaande de terreininname van de Koolkaai

Financiële gevolgen

De concessie van 2025 werd betaald tot en met 30 juni 2025. De tweede helft van 2025 werd nog niet aangerekend in afwachting van de uitwerking en ondertekening van de nieuwe overeenkomst.

Op basis van de gewijzigde consumptieindexcijfers zullen nog dit jaar volgende bedragen aan de NMBS moeten betaald worden:

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        voor 2025 (half jaar) : 5.510,00 euro x (190,41 / 103,19) /2 = 5.083,63 euro excl. btw

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        kosten bodemattest: 420,15 euro excl. btw  

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        2026: (5.510,00 euro x 197,18) / 103,19 = 10.528,75 euro excl. btw

TOTAAL: 5.083,63 euro + 420,15 euro + 10.528,75 euro = 16.032,53 euro

Voor wat betreft de BTW is er een vrijstelling van toepassing volgens artikel 44 van het Belgisch BTW-Wetboek.

Op 26 augustus 2026 is er 22.476,00 beschikbaar op MJP000797 - OPW - huur parkeerzone Koolkaai.

De uitgave kadert in de actie 000033 - Kapellen ontwikkelt veilige en toegankelijke infrastructuur voor alle weggebruikers, zoals bepaald in het meerjarenplan.

Besluit

STEMMING :

 Eenparig aangenomen.
 

Artikel 1

De gemeenteraad keurt de hierna volgende concessieovereenkomst goed voor het domein gelegen aan de Koolkaai.

Zitting van 21 september 2026

Openbare zitting

Openbare zitting

11. Beheersoverdracht textielinzameling naar IGEAN.  Goedgekeurd.

Feiten en motivering

Textiel moet volgens het Lokaal Materialenplan 2023-2030 selectief worden ingezameld en het lokaal bestuur dient hiervoor een inzameling voor de bewoners te organiseren. Dit door middel van een huis-aan-huisinzameling of via een methode van brengen op korte afstand (textielcontainers).

In Kapellen kunnen inwoners textiel op 3 manieren selectief aanbieden:

●                 In containers op het recyclagepark (via IGEAN)

●                 Bij de kringwinkel

●                 Via een huis-aan-huisinzameling (georganiseerd door de gemeente)

De textielcontainers die hier en daar in het straatbeeld opduiken maken geen deel uit van het officiële inzamelingscicruit en worden niet getolereerd omwille van het verstoren van de openbare netheid.

De laatste jaren zijn er grote veranderingen gebeurd op de textielmarkt. Zo is enerzijds het aanbod aan textiel enorm gestegen en zijn anderzijds de afzetmogelijkheden beperkter geworden. Hierdoor is het voor de gemeente moeilijker geworden om een inzamelaar te vinden die op een regelmatige basis een textielinzameling wil organiseren.

De gemeente Kapellen is lid van IGEAN milieu & veiligheid. Met de beslissing van de gemeenteraad van Kapellen van 23 mei 2016 werd het verlengingsdossier van IGEAN milieu & veiligheid goedgekeurd en werden de daarbij horende beheersoverdrachten voor diverse taken en opdrachten bevestigd. Deze beheersoverdracht kan ten allen tijde uitgebreid worden.

IGEAN heeft een openbare procedure, voorbehouden aan de sociale economie, georganiseerd en raamovereenkomsten afgesloten voor de inzameling en verwerking van textiel en dit zowel voor de huis-aan-huisinzameling, textielcontainers op de recyclageparken als textielcontainers op welbepaalde plaatsen. Door een beheersoverdracht te doen voor de huis-aan-huisinzameling kan de gemeente Kapellen hier eveneens gebruik van maken en wordt de textielinzameling ook in de toekomst gegarandeerd.

Het textiel kan gebracht worden naar de intergemeentelijke recyclageparken, naar de kringloopwinkels of 4 keer per jaar meegegeven worden via een inzameling aan huis.

Juridisch kader

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Richtlijn (EU) 2025/1892 van het Europees Parlement en de Raad van 10 september 2025 tot wijziging van Richtlijn 2008/98/EG betreffende afvalstoffen.

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Het Materialendecreet van 23 december 2011.

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Het Vlaams Reglement voor het duurzaam beheer van materialenkringlopen en afvalstoffen (VLAREMA) van 17 februari 2012.

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017,   en latere wijzigingen, artikels 40 en 41 betreffende de bevoegdheid van de gemeenteraad.

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Het Lokaal Materialenplan 2023-2030 van 26 mei 2023.

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 3 augustus 2026 betreffende de textielinzameling.

Financiële gevolgen

Volgende eenheidsprijzen, inclusief btw gelden in 2027 voor alle regio’s:

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        Huis-aan-huiszameling: 477,00 €/ton

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        Containers op de recyclageparken: 233,20 €/ton

Er is een halfjaarlijkse prijsherziening van toepassing, gebaseerd op de arbeidskostenindex.

In Kapellen werd de afgelopen jaren gemiddeld 16 ton textiel per jaar huis-aan-huis ingezameld wat resulteert in een geschatte kostprijs van 7.632 euro (voor 2027). Voor de recyclageparken zullen de kosten verdeeld worden op basis van het intergemeentelijk gebruik. Op het recyclagepark werd gemiddeld 72 ton textiel ingezameld wat resulteert ineen geschatte kost van 16.790,40 euro voor 2027. In totaal gaat het om een geschatte kost van 24.422,40 euro voor 2027 voor het inzamelen van textiel via IGEAN.

De kosten voor de textielinzameling via de verschillende inzamelwijzen, worden aangerekend via de eindafrekening van IGEAN (MJP 318- MIL - dienstverlening IGEAN).

Besluit

STEMMING :

18 stemmen voor: An Stokmans (Anders), Koen Helsen (Anders), Luc Janssens (Anders), Lotte Van Mechelen (Anders), Pieter Buysse (Groen), Tom Namurois (Vooruit), Leo Mees (Anders), Tayfun Genç (Anders), Inge Cornelissen (Anders), Christel Janssens (Groen), Laila Rylant (Anders), Wilfried Schonkeren (N-VA), Nicole Demaerel-Recourdon (N-VA), Ria Van Oncen (Anders), Marie Adriaensen (Vooruit), Ingrid Hoendervangers (Anders), Jan De Block (Anders) en Sophie Dieltiens (N-VA).
4 onthoudingen: Chris Marynissen (Vlaams Belang), Ludo De Bruyn (Vlaams Belang), Rudy Bastiaenssens (Vlaams Belang) en Jeff Robert (Vlaams Belang).
 

Artikel 1

De gemeenteraad geeft haar goedkeuring voor de uitbreiding van beheersoverdracht aan IGEAN milieu & veiligheid voor de inzameling van textiel in de gemeente Kapellen vanaf 1 januari 2027.

Artikel 2

Een afschrift van dit besluit wordt aan de toezichthoudende overheid bezorgd en aan IGEAN milieu & veiligheid, die instaat voor de verdere uitvoering hiervan gelet op de beheersoverdracht aan IGEAN milieu & veiligheid

Zitting van 21 september 2026

Openbare zitting

Openbare zitting

12. Formatiewijziging Buitenschoolse Kinderopvang. - Kennisname.

Feiten en motivering

Binnen de buitenschoolse kinderopvang dient de locatie in Hoogboom al enkele jaren de kinderen van de Platanen op te halen op 2 locaties, door werkzaamheden aan de school.

Recent kreeg Ellen Peeters, diensthoofd BKO, bericht dat de werkzaamheden dit schooljaar nog niet afgerond zouden zijn en er nog geen concrete termijn is waarbinnen deze afgerond zullen zijn. Ellen wenst de formatie tijdelijk te verhogen met 19u binnen cat. 200 omwille van volgende redenen:

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        Vanuit de school wordt het als een vanzelfsprekendheid gezien dat de BKO deze verlenging opvangt.

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        Tot op heden werd dit steeds met de huidige medewerkers opgevangen, zij zitten echter op het einde van hun Latijn. Voornamelijk team Zilverenhoek (6 personen) verspreidt zich over beide locaties, waardoor zij op beide locaties met een minimum aantal collega's aanwezig zijn.

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        Vanuit de andere teams en administratie worden regelmatig collega's ingezet om dit mee op te vangen. Echter zet dit ook druk op de andere teams. Bij elke bijkomende afwezigheid (ziekte, vakantie, ...) verhoogt dit de druk op alle teams en bestaat de kans dat er geen ondersteuning naar andere teams toe mogelijk is en de kwaliteit van de dienstverlening niet gewaarborgd kan worden.

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        De bijkomende inzet van 1 halftijdse begeleider BKO zorgt ervoor dat de kwaliteit gewaarborgd kan worden gedurende het schooljaar en zomervakantie, zonder dat dit ten koste gaat van onze medewerkers.

Afhankelijk van de tewerkstellingsbreuk en relevante ervaring van de toekomstig werknemer, zal de kost voor de periode van 1/09/2026 tot en met 31/08/2027 liggen tussen:

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        € 27.500,00 bij aanstelling binnen loonschaal cat. 200 - trap 0

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        € 37.700,00 bij aanstelling binnen loonschaal cat. 200 - trap 27

Deze kost is niet voorzien in de personeelsbegroting en dient voorzien te worden op kostenplaats 0945-02/6202000. Er werd geen visum verleend.

 Wij wensen de formatie BKO dan ook tijdelijk te verhogen met 0.5VTE binnen loonschaal cat. 200 voor de periode van 23 september 2026 tot en met 31 augustus 2027.

Dit werd reeds besproken en goedgekeurd in het college van burgemeester en schepenen van 22 juni 2026. Aangezien er geen visum verleend werd, brengen we dit ter kennis van de gemeenteraad.

Juridisch kader

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 41 betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        De beslissing van de 20 december 2021 betreffende de rechtspositieregeling voor het personeel, artikel 2

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        De beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 22 juni 2026 betreffende de tijdelijke formatiewijziging BKO

Kennisname

Artikel 1

De gemeenteraad neemt kennis van de tijdelijke formatieverhoging binnen de buitenschoolse kinderopvang, nl. de toevoeging van 0.5 VTE op niveau cat. 200 in de functie van begeleider buitenschoolse kinderopvang vanaf 23 september 2026 tot en met 31 augustus 2027.

Zitting van 21 september 2026

Openbare zitting

Openbare zitting

13. JAC - samenwerkingsovereenkomst.  Goedgekeurd.

Feiten en motivering

Intro

Binnen het idee (van 2025) om een 'huis voor jeugd en welzijn' op te starten in Kapellen, gingen we op zoek naar geschikte partners om mee samen te werken. Zo kwamen we al snel uit bij het JAC (Jongeren Advies Centrum).

We namen contact op met het JAC en zij waren ook in gesprek met de lokale besturen van de Eerstelijnszone (ELZ) Noorderkempen over een samenwerking.

Overeenkomst

Het JAC en ELZ Noorderkempen willen graag een verdere uitbouw en versterking van het JAC in de regio. Het doel is om een laagdrempelig, bereikbaar en kwalitatief hulpverleningsaanbod te realiseren, met bijzondere aandacht voor lokale verankering en aansluiting bij de noden binnen de betrokken gemeenten. 

Ook is er een expliciete opdracht rond consult, expertisedeling en ondersteuning van lokale actoren die met jongeren werken.

De doelgroep is jongeren tussen 12 en 25 jaar. 

De overeenkomst gaat tussen CAW (Centrum Algemeen Welzijnswerk) Antwerpen - waarvan het JAC een onderdeel is - en de lokale besturen van Essen, Kapellen, Kalmthout en Wuustwezel.

De volledige overeenkomst is ook bijgevoegd als koppeling.

Advies jeugddienst

De visie, waarden en normen van het JAC sluiten enorm aan bij de visie over het 'huis voor jeugd en welzijn' (Kapital in 't Oud-Gemeentehuis). De jeugddienst is enthousiast over deze overeenkomst en kijkt uit naar de - verdere en diepere - samenwerking. Nieuwsgierig ook naar hoe het in de praktijk zal lopen.

Het JAC wil graag in elke gemeente een gespreksruimte, en de benedenruimte in Kapital zou daarvoor perfect zijn.

Het is ook fijn dat het JAC advies kan geven aan lokale actoren die met jongeren werken. Dit kan een goede aanvulling zijn voor bijvoorbeeld de jeugdbewegingen en het speelplein.

In Artikel 8 en 9 van de samenwerkingsovereenkomst staat er meer informatie over de rapportering. Elk kwartaal zal er worden afgestemd met alle lokale jeugddiensten.

Rapportage vanuit het JAC zal ook gaan over het aantal bereikte jongeren, de aard van de hulpvragen, spreiding naar geslacht en postcode, het aantal opgestarte trajecten en het aantal gevoerde gesprekken.

De jeugddienst wil dit ook goed mee opvolgen: bekijken dat het JAC outreachend werkt en verschillende doelgroepen aanspreekt en ook hoe vaak ze outreachend werken. Dit zodat zoveel mogelijk jongeren in Kapellen hun weg kunnen vinden naar het JAC.

Voor de uitvoering zet CAW Antwerpen 0,8 VTE in. Dit is voor de 4 gemeentes. We willen duidelijk aflijnen met het JAC hoeveel uren er dan zijn voor Kapellen. Dat moet nog gebeuren en kan pas na ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst.

Juridisch kader

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikel 56 betreffende de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen, en latere wijzigingen

Financiële gevolgen

Samenwerken met het JAC past binnen het meerjarenplan 2026-2031: actie 18 - Kapellen bundelt jeugd- en welzijnsvoorzieningen in een huis voor de jeugd (BD 2 - Kapellen biedt gelijke kansen voor jong en oud in zorg, onderwijs en welzijn // AP 5 - Kinderen en jongeren).

Er is momenteel jaarlijks voldoende krediet (19.500 euro) beschikbaar op MJP1505 (verleende subsidies) (OCMW).

Besluit

STEMMING :

 Eenparig aangenomen.
 

Artikel 1

De gemeenteraad keurt de samenwerkingsovereenkomst 'CAW Antwerpen - JAC en ELZ Noorderkempen' zoals hieronder integraal bijgevoegd, goed:

SAMENWERKINGSOVEREENKOMST

CAW Antwerpen – JAC & ELZ Noorderkempen

TUSSEN

CAW Antwerpen vzw, met maatschappelijke zetel te Lange Lozanastraat 200, 2018 Antwerpen, BE0455.608.604, vertegenwoordigd door An-Rose Vandewinckele, algemeen directeur, hierna ‘CAW Antwerpen’,

EN

De volgende lokale besturen, gezamenlijk optredend binnen Eerstelijnszone Noorderkempen:

●                  Lokaal bestuur Essen, Burgemeester: Geert Vandekeybus – algemeen directeur: Ivan Kockx

●                  Lokaal bestuur Kapellen, Burgemeester: An Stokmans – waarnemend algemeen directeur: Johan Van Kerkhove

●                  Lokaal bestuur Kalmthout, Burgemeester: Lukas Jacobs – algemeen directeur: Vincent Gabriels

●                  Lokaal bestuur Wuustwezel, Burgemeester: Dieter Wouters – algemeen directeur: Luc Loos

hierna gezamenlijk ‘de lokale besturen’.

De lokale besturen treden op als gezamenlijke contractpartij, waarbij elk lokaal bestuur afzonderlijk verantwoordelijk blijft voor de naleving van zijn eigen financiële en operationele engagementen zoals bepaald in deze overeenkomst.

Artikel 1. Voorwerp

Deze overeenkomst regelt de samenwerking tussen JAC en de betrokken lokale besturen binnen ELZ Noorderkempen m.b.t. de verdere uitbouw en versterking van het JAC in de regio.

De samenwerking heeft tot doel een laagdrempelig, bereikbaar en kwalitatief hulpverleningsaanbod voor jongeren te realiseren, met bijzondere aandacht voor lokale verankering en aansluiting bij de noden binnen de betrokken gemeenten.

Daarnaast omvat de samenwerking ook een expliciete opdracht rond consult, expertisedeling en ondersteuning van lokale actoren die met jongeren werken.

Artikel 2. Doelstelling en visie

De samenwerking beoogt jongeren tussen 12 en 25 jaar te ondersteunen in hun welzijn, ontwikkeling en maatschappelijke participatie. Het JAC richt zich tot alle jongeren met een hulpvraag, met bijzondere aandacht voor jongeren in maatschappelijk kwetsbare situaties.

De werking vertrekt vanuit een laagdrempelige en vrijwillige hulpverlening en heeft als doel jongeren tijdig te ondersteunen, escalatie van problemen te voorkomen en hen te versterken in hun eigen mogelijkheden.

De visie van de werking is gebaseerd op:

●                  het versterken van de eigen regie van jongeren,

●                  het tegengaan van onderbescherming en sociale uitsluiting

●                  het inzetten op preventie, vroegdetectie en -interventie.

Naast rechtstreekse hulpverlening vormt ook het versterken van de omgeving van jongeren een belangrijke doelstelling, via consult, advies en kennisdeling aan lokale partners.

Artikel 3. Opdracht CAW Antwerpen

CAW Antwerpen staat in voor de inhoudelijke uitwerking, organisatie en uitvoering van de JAC-werking binnen de betrokken gemeenten.

De opdracht omvat het aanbieden van laagdrempelige hulpverlening aan jongeren met uiteenlopende vragen rond mentaal welzijn, relaties, school, werk, wonen, financiën en andere levensdomeinen. Het JAC biedt vraagverheldering, psychosociale ondersteuning, informatie en advies, en zorgt waar nodig voor gepaste toeleiding naar gespecialiseerde hulpverlening.

De werking wordt georganiseerd op een flexibele en outreachende manier, waarbij actief aansluiting gezocht wordt bij de leefwereld van jongeren. Hulpverlening kan plaatsvinden op JAC-locaties, op lokale locaties of op andere plaatsen die aansluiten bij de leefwereld van jongeren.

CAW Antwerpen engageert zich om actief samen te werken met lokale actoren. Dit omvat onder meer:

●                  Samenwerking met scholen binnen de betrokken gemeenten, afgestemd op noden en opportuniteiten. Hierbij worden geen vaste zitdagen vastgelegd, maar kan het JAC, onder voorbehoud van beschikbaarheid, interventies organiseren op vraag van scholen

●                  Frequente en structurele afstemming met de betrokken jeugddiensten

Een centrale pijler binnen de opdracht is de consult- en expertisefunctie. Het JAC stelt zijn expertise ter beschikking van lokale professionele actoren die met jongeren werken. Deze consultfunctie is breed toegankelijk en kan onder meer bestaan uit casusoverleg, adviesverlening, duiding van signalen en het meedenken over gepaste ondersteuning of doorverwijzing.

Voor de uitvoering zet CAW Antwerpen 0,8 VTE in.

Artikel 4. Engagement van de lokale besturen

De lokale besturen engageren zich om de JAC-werking structureel te ondersteunen.

Dit engagement omvat in de eerste plaats een financiële bijdrage van €18.000 per lokaal bestuur per jaar als startbedrag, goed voor een gezamenlijke investering van €72.000 per jaar bij aanvang van de overeenkomst, onderhevig aan indexering en evolutie van anciënniteit.

Daarnaast verbinden de lokale besturen zich ertoe om de werking te faciliteren door het kosteloos ter beschikking stellen van minstens één geschikte en discrete gespreksruimte op hun grondgebied. Deze ruimte is, mits voorafgaande afstemming, op een vlotte en zelfstandige manier toegankelijk voor de JAC-hulpverlener.

De lokale besturen ondersteunen de lokale inbedding van het JAC door het faciliteren van samenwerking met lokale actoren, het ondersteunen van bekendmaking en het delen van relevante signalen en noden.

Artikel 5. Werkingskader

De werking van het JAC gebeurt volgens het methodisch kader onthaal van CAW Antwerpen

Dit vertaalt zich in een generalistische, krachtgerichte en relationele hulpverlening, waarbij jongeren benaderd worden in hun volledige context. De hulpverlening vertrekt vanuit de krachten van jongeren en respecteert hun regie over het traject.

Er wordt ingezet op nabijheid, toegankelijkheid en het opbouwen van vertrouwen. Tegelijk wordt actief gewerkt aan verbinding met het netwerk van jongeren en met maatschappelijke voorzieningen.

De hulpverlening gebeurt op maat van de jongere en met aandacht voor continuïteit van zorg, onder meer via warme doorverwijzing en opvolging.

Outreachend werken maakt integraal deel uit van de werking, waarbij het JAC actief aanwezig is in de leefwereld van jongeren en drempels tot hulpverlening verlaagt.

Daarnaast draagt het JAC via signalering en beleidsinput bij aan het zichtbaar maken van structurele knelpunten en noden bij jongeren.

Artikel 6. Locatie en infrastructuur

De JAC-werking wordt georganiseerd op verschillende locaties binnen de regio, waaronder de eigen locaties van CAW Antwerpen en de door de lokale besturen ter beschikking gestelde infrastructuur.

De lokale besturen voorzien een geschikte en discrete gespreksruimte. CAW Antwerpen blijft verantwoordelijk voor de inhoud van de hulpverlening en de verwerking van persoonsgegevens.

Afspraken rond gebruik, toegankelijkheid en praktische organisatie worden in onderling overleg vastgelegd en kunnen in de loop van de samenwerking aangepast worden.

Artikel 7. Financiering en indexering

De gezamenlijke jaarlijkse financiering door de lokale besturen bedraagt bij aanvang

€72.000, verdeeld in gelijke delen van €18.000 per lokaal bestuur.

Dit bedrag geldt als startbedrag en is onderhevig aan automatische indexering en volgt, indien van toepassing, de evolutie van de anciënniteit verbonden aan de personeelsinzet.

CAW Antwerpen brengt de lokale besturen tijdig op de hoogte van elke aanpassing van de bijdrage, met toelichting van de grondslag ervan.

Er wordt een factuur per lokaal bestuur opgemaakt. De facturatie gebeurt jaarlijks.

Artikel 8. Rapportage en monitoring

CAW Antwerpen voorziet een jaarlijkse rapportage over de werking. Deze rapportage bevat op hoofdlijnen informatie over:

●                  het aantal bereikte jongeren

●                  de aard van de hulpvragen en thema’s

●                  spreiding naar geslacht en postcode

●                  het aantal opgestarte trajecten

●                  het aantal gevoerde gesprekken

Daarnaast wordt op regelmatige basis informeel teruggekoppeld over relevante evoluties, tendensen en signalen.

De rapportage ondersteunt de beleidsopvolging en verdere ontwikkeling van de werking.

Artikel 9. Overlegstructuur

Jaarlijks vindt een strategisch overleg plaats tussen de JAC-medewerker, de JAC-coördinator en vertegenwoordigers van de lokale besturen, met als doel de werking te evalueren en prioriteiten voor het komende jaar te bepalen.

Daarnaast wordt ingezet op kwartaalmatige afstemming met de jeugddiensten, bij voorkeur gezamenlijk om efficiëntie te bevorderen. Indien nodig of op basis van concrete vragen of lokale noden kan aanvullend individueel overleg per lokaal bestuur georganiseerd worden. Er wordt daarnaast ingezet op laagdrempelig en flexibel contact tussen alle betrokken partijen.

Artikel 10. Evaluatie en bijsturing

De samenwerking wordt jaarlijks geëvalueerd op basis van de rapportage, de ervaringen van de betrokken partners en de evoluerende noden in de regio.

Op basis hiervan kunnen partijen in onderling overleg beslissen om accenten te verleggen, de werking bij te sturen of bijkomende initiatieven te ontwikkelen.

Artikel 11. Duur en verlenging

De overeenkomst loopt van 1 januari 2026 tot en met 31 december 2031.

Tegen het einde van deze periode wordt de samenwerking geëvalueerd en kan beslist worden tot verlenging mits akkoord van alle partijen.

Artikel 12. Beëindiging

De overeenkomst wordt jaarlijks in september geëvalueerd door de partijen.

Elke partij heeft het recht om de overeenkomst op basis van het evaluatiemoment jaarlijks te beëindigen, In geval van beëindiging volgt een opzegperiode tot einde kalenderjaar en waken de partijen, binnen de mogelijkheden van een zorgvuldige hulpverlening, over een passende afronding of toeleiding van lopende trajecten.

Bij ernstige tekortkomingen kan de overeenkomst, na overleg, onmiddellijk beëindigd worden.

Artikel 13. Aansprakelijkheid en verzekeringen

Elke partij blijft verantwoordelijk voor haar eigen werking en personeel, en zorgt voor de nodige verzekeringen.

Artikel 14. Privacy en gegevensbescherming

Partijen respecteren de geldende regelgeving inzake gegevensbescherming. CAW Antwerpen blijft verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de hulpverlening, in overeenstemming met het beroepsgeheim en het deontologisch kader.

Artikel 15. Toepasselijk recht

Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing.

Artikel 16. Slotbepalingen

Indien een bepaling ongeldig blijkt, blijven de overige bepalingen van kracht.

Wijzigingen aan deze overeenkomst zijn enkel geldig mits schriftelijk akkoord van alle partijen.

Ondertekening

Opgesteld te Antwerpen, op 19 juni 2026 Voor CAW Antwerpen vzw:

Voor de lokale besturen:

Zitting van 21 september 2026

Openbare zitting

Openbare zitting

14. Huishoudelijk reglement voor de verhuur van zalen en materialen.  Goedgekeurd.

Feiten en motivering

Het huishoudelijk reglement met betrekking tot de verhuur van zalen en materialen wordt  gewijzigd op het vlak van aangeboden zalen en materialen, prijscategorieën, tarieven, tijdelijke constructies, voorrangsregels en waarborgen.

doel

Dit huishoudelijk reglement heeft betrekking op de verhuur van (volgende) zalen en materialen.

De gemeente is beheerder van volgende zalen:

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        De Oude Pastorij

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        't Kaartershuisje

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        't Oud-Gemeentehuis

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        Eskapade.

Het autonoom gemeentebedrijf is beheerder van volgende zalen:

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        polyvalente zaal LUX

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        't Kerkske.

wijzigingen

Het reglement met gemarkeerde wijzigingen bevindt zich in bijlage.

Art. 1 – Toepassingsgebied en Art. 33 - Tarieven gemeentelijke zalen: De Oude Pastorij

Door de herinrichting van De Oude Pastorij:

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        wordt zaal Essenhout geschrapt

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        worden zalen Geuzenhoek (14 personen, gelijkvloers, vroegere balie) en Zilverenhoek (30 personen, gelijkvloers, vroegere backoffice) toegevoegd.

De retributie voor zalen Geuzenhoek en Zilverenhoek moet worden vastgesteld.

Geuzenhoek

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        categorie A: € 10 per dagdeel (gunsttarief: gratis)

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        categorie B: € 15 per dagdeel

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        categorie C: € 30 per dagdeel

Zilverenhoek

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        Categorie A: € 15 per dagdeel (gunsttarief: gratis)

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        categorie B: € 22,50 per dagdeel

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        categorie C: € 45 per dagdeel

Art. 7 - Voorrangsregels

Er wordt een voorrangsregel toegevoegd: Sint-Lucas Academie voor Beeldende Kunsten krijgt voorrang op de huur van EXPOG in juni voor hun eindejaarstentoonstelling. 

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        Er wordt een voorrangsregel aangevuld:

○                                                                                                                                                                                                                                                               huidige regel: Indien nodig, wordt er voor populaire periodes gewerkt met een voorkeursformulier op basis waarvan een voorstel wordt uitgewerkt.

○                                                                                                                                                                                                                                                               aanvulling: Voor zaal LUX gebeurt dit standaard voor huuraanvragen voor april en mei. Dansverenigingen uit categorie A krijgen daarbij voorrang voor hun eindejaarsshow.

Art. 10.2 – Maximale huurperiode en art. 33 – Tarieven gemeentelijke zalen: EXPOG - dagprijzen

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        Er wordt een dagtarief opgenomen voor de huur van EXPOG, die uitsluitend dient om de minimale huurperiode van 22 dagen te verlengen (bijvoorbeeld als de huurder twee aaneensluitende periodes wenst te huren), op voorwaarde dat geplande onderhoudswerken of andere huren niet worden gehinderd.

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        De maximale huurperiode wordt in bovenstaand geval verlengd met deze dagen.

dagtarieven EXPOG:

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        categorie A: € 14 per dag

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        categorie B: € 21 per dag

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        categorie C: € 41 per dag

Art. 15 – Dranken en Art. 34: Tarieven zalen AGB: LUX - startbedrag dranken

Er wordt een startbedrag van € 50 gevraagd voor de afname en de telling van de dranken, ook als er minder verbruikt is.

 Art. 18 – Tijdelijke constructies: richtlijnen tent

Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 15 december 2025 met betrekking tot de richtlijnen om een tent te plaatsen aan verschillende zalen wordt toegevoegd.

Art. 28 – Prijscategorieën: huur zalen door Brandweer, Vriendenkring Brandweer, Polikap en Politiezone Noord

Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 26 januari 2026 met betrekking tot de huur van bovenstaande organisaties wordt toegevoegd aan het reglement.

De verplichting om elke nieuwe huuraanvraag van deze organisaties voor te leggen aan het college van burgemeester en schepenen vervalt daarbij.

Art. 33 – Tarieven gemeentelijke zalen: Eskapade - waarborg

Er wordt opnieuw een waarborg gevraagd voor zaal Eskapade, uitsluitend voor categorie B en C.
Art. 35 – Tarieven materialen en dienstverlening: Poetskosten

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        Een eenmalige poetsbeurt per aaneensluitende huurperiode blijft inbegrepen.

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        In het reglement wordt opgenomen dat de huurder extra poetsbeurten kan aanvragen, aan de reële kost per poetsbeurt.

 Art. 36 – Boetes en sancties: werkuren technische dienst

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        oud tarief: € 35 per uur

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        nieuw tarief: volgens de reële kostprijs

Art. 36 – Boetes en sancties: Eskapade - herbruikbare bekers

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        oud tarief: € 0,50 per beker

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        nieuw tarief: € 1,00 per beker

Art. 1.3, Art.9.2 en Art. 35: Soundcaddy

De soundcaddy wordt geschrapt uit het volledige reglement, omdat hij wordt opgenomen in het reglement feestmateriaal.

Volledig reglement: 't Kaartershuisje

Het college van burgemeester en schepenen besliste op 11 mei 2026 om 't Kaartershuisje niet meer te verhuren vanaf 1 oktober 2026. Daarom wordt de zaal volledig geschrapt uit het reglement en bijlagen.

Juridisch kader

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikels 40 en 41 betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad, artikels 286 en 287 betreffende de publicatie en bekendmaking, artikel 288 betreffende de inwerkingtreding van de reglementen en artikel 330 betreffende het algemeen bestuurlijk toezicht

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             beslissing gemeenteraad van 24 november 2025 betreffende de aanpassing van het huishoudelijk reglement voor de verhuur van zalen en materialen

Financiële gevolgen

De ontvangsten zijn voorzien in het meerjarenplan 2026-2031:

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        actie AC000069, budgetrekening MJP000380 (MAR 701/6)

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        actie AC000070, budgetrekening MJP000381 (MAR 701/6)

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        actie AC000007, budgetrekening MJP000382 (MAR 7008)

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        actie AC000069, budgetrekeningen MJP000383, MJP000384 en MJP000386 (MAR 7006)

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        actie AC000005, budgetrekening MJP000385 (MAR 7008).

Besluit

STEMMING :

 Eenparig aangenomen.
 

Artikel 1

De gemeenteraad keurt het huishoudelijk reglement voor de verhuur van zalen en materialen, zoals hieronder integraal bijgevoegd, goed:

Artikel 1 - Toepassingsgebied

A. Zalen van gemeente Kapellen

B. Zalen van Autonoom Gemeentebedrijf Kapellen (AGB)

 C. Materialen en dienstverlening

Artikel 2 - Huurdersvoorwaarden

Als huurder of verantwoordelijke van je organisatie, vereniging of rechtspersoon…

1.                                                                                                                                                                                                                                                                                   ben je minstens 18 jaar oud op het moment van reservatie.
2.                                                                                                                                                                                                                                                                                   ben je juridisch bekwaam om een overeenkomst aan te gaan en hoofdelijk aansprakelijk voor de naleving van het reglement en daaruit voortvloeiende verplichtingen.
3.                                                                                                                                                                                                                                                                                   kan je op verzoek een geldig identiteitsbewijs voorleggen.

De verhuurder behoudt zich het recht om een huurverzoek te weigeren, onder meer als:

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        de aanvraag ingaat tegen het reglement of de openbare orde.

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        je als huurder eerder de afspraken of het reglement overtrad.

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        er twijfel bestaat over het doel van de activiteit.

Artikel 3 - Zaalbezichtiging

Zaalbezichtigingen zijn mogelijk op afspraak. Neem daarvoor tijdig contact op met het vrijetijdsloket via verhuur@kapellen.be.

Zaalbezichtigingen in LUX en BIZ zijn enkel mogelijk met een medewerker van het vrijetijdsloket.

Artikel 4 - Reservatieprocedure

Lees dit reglement én de infobrochure van de zaal via www.kapellen.be/huur.

Check de beschikbaarheid via mail naar verhuur@kapellen.be.

Neem een optie die 14 dagen geldig blijft:

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        via mail naar verhuur@kapellen.be (alle zalen, behalve LUX)

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        via het e-loket (verplicht voor zaal LUX)

Nadat je bevestiging krijgt van de optie, vul je het aanvraagformulier van de zaal in via www.kapellen.be/eloket. Huur je een zaal met techniekers, wordt eerst hun beschikbaarheid gecontroleerd. Binnen de 14 dagen na je aanvraag krijg je antwoord.

Het vrijetijdsloket stuurt een reserveringsbevestiging.

Het vrijetijdsloket stuurt een voorschotfactuur (of meteen een afrekeningsfactuur). Deze bevat de volledige huurprijs en eventuele waarborg of extra’s.

Maak een afspraak voor het ophalen van de sleutel of badge via https://kapellen.mijnafspraakmaken.be/. 

Na de huur ontvang je eventueel een afrekeningsfactuur. Hierop worden onder meer verbruikte dranken aangerekend (in LUX, BIZ en ’t Kerkske).

Artikel 5 - Online ticketverkoop

Organiseer je een activiteit in één van de zalen in dit reglement, dan kan je gebruik maken van de optie ‘online ticketverkoop’. Dit bevat de voorbereiding en opvolging van de online ticketverkoop via de gemeentelijke webwinkel. Meer informatie vind je in het gebruiksreglement (via www.kapellen.be/online-ticketverkoop-voor-organisatoren). De tarieven vind je in artikel 35. 

Artikel 6 - Aanvraagtermijnen

Volgende aanvraagtermijnen zijn van toepassing. Is de aanvraagtermijn korter, dan bekijkt het vrijetijdsloket wat mogelijk is. De vroegste aanvraagdatum geldt steeds dag op dag.

 Artikel 7 - Voorrangsregels bij meerdere aanvragen

De aanvragen worden chronologisch behandeld.

Komen aanvragen binnen op dezelfde dag, ongeacht het tijdstip, gelden volgende voorrangsregels:

1.             Activiteiten van diensten van lokaal bestuur Kapellen hebben voorrang.
2.             Categorie A heeft voorrang op categorie B, categorie B heeft voorrang op categorie C.
3.             Een aaneensluitende huurperiode krijgt voorrang op losse huurdagen.
4.             In Eskapade is er voorrang voor jeugdverenigingen.
5.             In LUX en ’t Kerkske is er voorrang voor socioculturele activiteiten.
6.             Sint-Lucas Academie voor Beeldende Kunsten krijgt voorrang op de huur van EXPOG in juni, in functie van hun eindejaarstentoonstelling. 
7.             Indien nodig, wordt er voor populaire periodes gewerkt met een voorkeursformulier op basis waarvan een voorstel wordt uitgewerkt. Voor zaal LUX gebeurt dit standaard voor huuraanvragen voor april en mei. Dansverenigingen uit categorie A krijgen daarbij voorrang voor hun eindejaarsshow.
8.             Indien bovenstaande geen oplossing biedt, dan zit een medewerker van het vrijetijdsloket samen met de huurders om een geschikte oplossing te zoeken.

Artikel 8 - Annulering en verplaatsing

8.1 Door de huurder

Het annuleren of verplaatsen van een huur kan uitsluitend via e-mail naar verhuur@kapellen.be. Telefonisch melden aan een medewerker is niet voldoende. Wie de annuleringstermijnen herhaaldelijk niet respecteert, kan tijdelijk uitgesloten worden van verdere reservaties.

 8.2 Door de verhuurder

Als de aard van de activiteit niet overeenstemt met de vermelding op de aanvraag, kan de verhuurder de verhuring annuleren. Het betaalde huurbedrag wordt dan niet terugbetaald.

Als na verloop van de activiteit blijkt dat deze niet volgens de aanvraag was, wordt er een boete aangerekend (zie artikel 36).

De verhuurder kan bij overmacht de verhuring annuleren. Als huurder word je hiervan onmiddellijk in kennis gesteld. Je kan hierbij geen aanspraak maken op een schadevergoeding. Het betaalde huurbedrag wordt in dat geval wel terugbetaald.

Artikel 9 - Toegang tot de zalen en materialen

Uitsluitend jij als huurder mag de zaal of het materiaal gebruiken. Geef geen sleutels, badges of materialen door aan derden, tenzij er schriftelijke toelating is van de verhuurder.

9.1 Zalen en materialen

Maak een afspraak om de sleutel, badge of het materiaal af te halen bij het vrijetijdsloket tijdens de openingsuren. Dit doe je maximaal 2 werkdagen op voorhand.

9.3 Expomateriaal

Het expomateriaal haal je op afspraak op bij het vrijetijdsloket tijdens de openingsuren, maximaal 2 werkdagen voor je huur. Het materiaal ligt nageteld klaar. Je ontvangt een overzichtslijst met de aantallen. Om misverstanden achteraf te vermijden, wordt aangeraden om het materiaal onmiddellijk bij ontvangst zelf na te tellen. Merk je afwijkingen ten opzichte van de lijst, meld dit dan meteen via e-mail aan het vrijetijdsloket en niet na je huurperiode. Ontbreekt er na de huur materiaal, dan wordt dit aangerekend (zie artikel 36).

Artikel 10 - Huurperiode

Je betreedt de zaal enkel tijdens de eigen huurtijd, ook als je de sleutel al hebt. De eigen huurtijd start op het beginuur van je eerste huurdag en eindigt op het sluitingsuur van de zaal (zie 10.3). Het leveren en ophalen van dranken, materialen, … gebeurt steeds tijdens de eigen huurtijd. Lukt dit niet, dan reserveer je hiervoor een opbouw- of afbraakdag.

10.1 Minimale huurperiode

Je huurt een zaal steeds voor minstens één volledige dag, met uitzondering van:

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        EXPOG: minstens 22 opeenvolgende dagen, start op de eerste woensdag van de maand

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        de lokalen in de Oude Pastorij: per dagdeel te huur.

Er zijn drie dagdelen:

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        voormiddag: 9.00 – 12.30 uur

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        namiddag: 13.00 – 18.00 uur

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        avond: 18.30 – sluitingsuur

10.2 Maximale huurperiode

●                 De maximale aaneensluitende huur in grote zaal LUX en ’t Kerkske bedraagt 14 dagen (met uitzondering van gemeentelijke diensten).

●                 Het maximumaantal huurdagen per jaar in grote zaal LUX en ’t Kerkske bedraagt 28 dagen per zaal. Dit is inclusief opbouw- en afbraakdagen. 

●                 Per organisator mag zaal LUX maximaal één keer per jaar worden gehuurd voor een rommelmarkt of tweedehandsbeurs.

●                 Per organisator mag EXPOG maximaal twee periodes van 22 aansluitende dagen per jaar worden gehuurd. Deze periode verlengen met aansluitende huurdagen tegen betaling (zie art. 33) kan, op voorwaarde dat andere huren of geplande onderhoudswerken niet worden gehinderd.

10.3 Begin- en einduur

Voor alle zalen geldt:

●                 een beginuur op de eerste huurdag, waarop je ten vroegste de zaal mag betreden, tenzij schriftelijk anders overeengekomen met het vrijetijdsloket.

●                 een sluitingsuur (met uitdoofscenario, zie 10.5) waarop alle activiteiten gedaan zijn. Je kan na dit sluitingsuur nog opruimen tot 6.00 uur. Dit gebeurt zonder overlast voor de omgeving (dus bv. géén geluidsoverlast). Vanaf 6.00 uur kan de schoonmaakfirma de zaal betreden.  Er zijn uitzonderingen mogelijk op het sluitingsuur (zie 10.4). Hou steeds rekening met het GAS-reglement.

 10.4 Uitzonderingen op het sluitingsuur in LUX, BIZ of Eskapade

Op het sluitingsuur in zaal LUX, BIZ en Eskapade zijn de twee volgende uitzonderingen mogelijk. Er worden geen verdere uitzonderingen toegestaan.

10.4.a Feestdagen

●                 Op de vooravond van feestdagen die vallen op maandag, dinsdag, woensdag, donderdag of vrijdag, is een verlenging van het sluitingsuur tot 3.00 uur (uitdoofscenario A) toegestaan.

●                 Op kerstavond en oudejaarsavond wordt het sluitingsuur 4.00 uur (uitdoofscenario C)

10.4.b Jeugdverenigingen

In Eskapade hebben (jeugd)verenigingen in categorie A één keer per jaar recht om hun activiteit te laten doorgaan tot 3.30 uur (uitdoofscenario B) in plaats van 3.00 uur.

10.5 Uitdoofscenario’s

Vrijdagnacht en zaterdagnacht en bij eerder genoemde uitzonderingen is er een verplicht uitdoofscenario. Je afficheert het einduur van de verkoop van drankbonnen en het sluitingsuur van de toog duidelijk, bijvoorbeeld aan de kassa, de bonnenverkoop en de toog. 

Artikel 11 - Na de huur

11.1 Aflevering van zalen en materialen

Op www.kapellen.be/huur vind je per zaal of materiaal een checklist voor het einde van je huur in de infobrochures.

11.2 Teruggave van sleutels en materialen

Voor 10.00 uur op de eerstvolgende werkdag na je huur breng je de sleutel, badge of het materiaal terug naar het vrijetijdsloket. Buiten de openingsuren kan je de sleutel of badge in een omslag in de brievenbus aan het vrijetijdsloket steken. Materialen bezorg je uitsluitend tijdens de openingsuren.

Er zijn twee opties bij het terugbrengen van expomateriaal:

1.             Je brengt het materiaal terug op afspraak. Een medewerker van het vrijetijdsloket telt het materiaal samen met jou na.
2.             Je brengt het materiaal terug zonder afspraak.

Een medewerker telt het expomateriaal op een later tijdstip na. Over de nagetelde aantallen wordt nadien niet gediscussieerd.

Ontbreekt er expomateriaal of is het beschadigd, dan wordt dit gemeld en wordt de kostprijs voor vervanging in rekening gebracht (zie artikel 36).

Artikel 12 - Muziek en geluid

Het is de verantwoordelijkheid van de huurder om de stilte in de omgeving te respecteren en de nodige maatregelen te nemen om (geluids-)overlast te voorkomen.

12.1 Geluidscategorieën

Afhankelijk van de zaal, zijn volgende maximale geluidscategorieën toegestaan. Meer informatie over de geluidsnormen vind je terug via omgeving.vlaanderen.be. 

12.2 Geluidsvolume meten

Tijdens het evenement neem je volgende maatregelen:

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        Meet het geluidsvolume gedurende de volledige activiteit met een reglementair meettoestel. Je kan een geluidsmeter huren bij het vrijetijdsloket.

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        Het gemeten geluidsvolume is permanent zichtbaar voor de persoon die het geluidsvolume bedient.

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        Optioneel: gebruik een geluidsbegrenzer zodat je de maximumnorm niet overschrijdt.

12.3 Oordoppen

Als huurder ben je verplicht om gratis oordoppen uit te delen als je muziek speelt in geluidscategorie 2. Het vrijetijdsloket verkoopt oordoppen (zie artikel 35). Duid dit aan op je huuraanvraagformulier.

12.4 Auteursrechten en billijke vergoeding

Speel je buiten de familiale kring muziek, dan vraag je een licentie aan voor publiek gebruik van muziek. Als organisator sta je zelf in voor deze vergoedingen en eventuele boetes. Unisono.be is een platform waarop je als organisator Sabam simuleert, aanvraagt en beheert met een persoonlijk account.

De billijke vergoeding is inbegrepen in de huurtarieven.

Artikel 13 - Bewaking

Om steeds de veiligheid van bezoekers te waarborgen, is tijdens bepaalde evenementen (vb. openbare fuiven, feesten en optredens) de inzet van professionele security of vrijwilligers met bewakingstaken verplicht. Professionele bewaking is altijd toegestaan, vrijwilligers enkel onder bepaalde voorwaarden. Meer informatie via www.kapellen.be/bewaking-evenement.

Artikel 14 - Alcohol en sterkedrank

Met alcohol wordt elke drank met een alcoholpercentage van meer dan 0,5% bedoeld. Het is verboden alcohol te verkopen, te schenken of aan te bieden aan wie jonger is dan 16 jaar. Het aanbieden van sterkedrank (incl. alcoholpops) is verboden aan wie jonger is dan 18 jaar.

Je hebt geen drankvergunning nodig voor het schenken van gegiste dranken, zoals bier, wijn of cava. Je hebt dit wél nodig voor sterkedrank (gedistilleerde dranken), alcoholpops en cocktails gemaakt met sterkedrank, ongeacht het alcoholpercentage.

Het college van burgemeester en schepenen kan beslissen het alcoholvolume te beperken. 

14.1 Leeftijdscontrole

De alcoholwetgeving van 10 januari 2010 inzake leeftijdsgrenzen voor het schenken van alcohol is strikt van toepassing. Informeer daarover het barpersoneel en de medewerkers. Bezoekers vanaf 15 jaar zijn verplicht hun identiteit aan te tonen (via een identiteitskaart, busabonnement, studentenkaart, …). Bij weigering is het aanbieden van alcohol verboden.

14.2 Sterkedranken (gedistilleerde dranken)

Je hebt toelating nodig van het college van burgemeester en schepenen voor het schenken en de verkoop van sterkedrank. Volg hierbij de wet van 31 december 2009 over de vergunning voor het verstrekken van sterkedrank (vanaf 22% alcoholpercentage). De Federale Overheidsdienst Volksgezondheid controleert het naleven van deze wetgeving.

●                 Zorg voor visuele alcoholpreventieboodschappen (affiches, banners, …) op de locatie.

●                 Bied sterkedrank enkel per normale consumptiehoeveelheid aan (bv. niet per fles).

Afhankelijk van de leeftijdsgroepen die op je evenement aanwezig zijn, volg je volgende richtlijnen:

●                 openbaar evenement waar minderjarigen aanwezig (kunnen) zijn:

○                 Voer leeftijdscontrole uit aan de inkom door het opvragen van een identiteitsbewijs.

○                 Aan de inkom geef je andere polsbandjes aan meerderjarigen (18+) dan aan minderjarigen.

○                 Voorzie een aparte toog voor het schenken van sterkedranken. Aan deze toog check je de polsbandjes. Enkel wie 18 jaar of ouder is, kan sterkedranken bestellen.

●                 openbaar evenement waar uitsluitend meerderjarigen aanwezig zijn:

○                 Voer leeftijdscontrole uit aan de inkom door het opvragen van een identiteitsbewijs.

○                 Aan de toog is aparte leeftijdscontrole niet nodig, want enkel 18+ heeft toegang tot het evenement.

Artikel 15 - Dranken

Je neemt verplicht je dranken af bij de vaste drankenleverancier, als deze er is. Doe je dit niet, dan krijg je een boete (zie art. 36). Meer info vind je in de infobrochures van de zalen.

Zorg ervoor dat het leveren en ophalen van dranken steeds gebeurt binnen de eigen huurtijd. Lukt dit niet, dan huur je een extra opbouw- of afbraakdag bij. 

Artikel 16 - Voeding bereiden

Het is in alle zalen verboden om binnen warm eten te bereiden (zie infobrochures voor uitzonderingen).  Wil je toch warm eten serveren, dan plaats je een eetkraam indien toegestaan (zie artikel 18). Huur je grote zaal LUX of BIZ, dan kan je de keuken huren.

Artikel 17 - Herbruikbaar cateringmateriaal

Op alle openbare evenementen die plaatsvinden in Kapellen zijn de gemeentelijke richtlijnen duurzame evenementen van toepassing. Daardoor is het verplicht om steeds met herbruikbaar cateringmateriaal voor dranken te werken. Dit betekent dat je dranken schenkt in herbruikbare bekers, glas, glazen flesjes met statiegeld of porselein en met metalen of herbruikbare (koffie)lepels, roerstaafjes en rietjes. Glas is niet toegestaan in zaal Eskapade of tijdens openbare fuiven of bals.

Voor voeding gebruik je zoveel mogelijk herbruikbare materialen. Lukt dat niet, dan kies je voor afbreekbare materialen, zoals papieren frietbakjes, servetten of papieren bordjes, of recycleerbare materialen. Vlaamse overheden en lokale besturen gebruiken uitsluitend herbruikbare materialen.

●                 Per zaal kunnen er bijkomende richtlijnen zijn. Check daarvoor de infobrochures via www.kapellen.be/huur.

●                 Als huurder volg je steeds de recentste regelgeving. Deze vind je terug via deze link.

Artikel 18 - Tijdelijke constructies (springkastelen, eetkramen, tenten)

Aan bepaalde zalen is het toegelaten om een tijdelijke constructie te plaatsen. Is dat het geval, dan volg je de richtlijnen voor het plaatsen van een eetkraam, springkasteel of andere tijdelijke constructie. Deze richtlijnen zijn terug te vinden op de webpagina van de zaal.

Artikel 19 - Parkings

Parkeerplaatsen zijn nooit inbegrepen in de huur van de zaal. Het is mogelijk dat er andere activiteiten plaatsvinden waardoor de parking niet (volledig) beschikbaar is voor je activiteit in die zaal. Bijvoorbeeld:

●                 LUX: markt op donderdag van 8.30 tot 12.30 uur, bij evenementen, bij sportwedstrijden,…

●                 Eskapade: verkeersoefenpark op zaterdag van 9.00 tot 15.00 uur

Op het stratenplan via deze link vind je andere parkings terug.

Artikel 20 - Afval

20.1 Overzicht

Ruim het afval op de juiste wijze op. Gebeurt dit niet, of blijft er afval achter naar aanleiding van jouw activiteit, dan volgt er een boete (zie artikel 36). Let erop dat afval van een (openbaar) evenement bedrijfsafval is en onderworpen is aan de sorteerverplichtingen voor bedrijven. Maar info via www.kapellen.be/duurzaamheid-op-evenementen.

20.2 Sorteerstraat LUX

De afvalverwerking aan zaal LUX en BIZ verloopt via een sorteerstraat aan de zijde van de Essenhoutstraat met ondergrondse containers. De handleiding hiervan vind je via deze link.

●                                   Je ontvangt één sorteerstraatbadge. Deze gebruik je om het afval te deponeren.

●                                   Per aanbieding badge je en deponeer je een maximum volume afval.

●                                   Je betaalt een vast tarief voor het afval (zie artikel 34).

●                                   Bij verlies, beschadiging of vernietiging van de sorteerstraatbadge geldt een sanctie (zie artikel 36).

Artikel 21 - Techniek

21.1 Technische fiches

Je vindt de technische info van elke zaal met techniek terug in de technische fiche of infobrochure op de betreffende webpagina op www.kapellen.be/huur.

21.2 Technische bijstand

De informatie over samenwerken met onze techniekers vind je hier.

●                 Technische installaties worden uitsluitend geplaatst en bediend door geschoolde of ervaren techniekers, steeds in samenspraak met de techniekers van het lokaal bestuur. Is er geen geschoolde of ervaren technieker aanwezig, dan kan je verplicht worden om alsnog een geschoolde technieker in te schakelen of kan het vrijetijdsloket beslissen om het materiaal of de zaal niet ter beschikking te stellen.

●                 Tegen betaling en indien de beschikbaarheid het toelaat, is het mogelijk dat één van de techniekers van het lokaal bestuur fysiek aanwezig of telefonisch bereikbaar is tijdens je activiteit. De aanvraag hiervan doe je ten laatste 1 maand op voorhand via mail naar theatertechniek@kapellen.be.

21.3 Contact met techniekers

●                 Vragen over techniek mail je naar theatertechniek@kapellen.be.

●                 Een afspraak met de techniekers maak je via mail, ten laatste één maand voor je huur.

Artikel 22 - Publiciteit

Wil je jouw evenement in de kijker zetten? Hou dan rekening met het volgende:

●                 Wacht je reserveringsbevestiging af vooraleer je promo maakt.

●                 Vermeld steeds jezelf als organisator en verantwoordelijke uitgever, met de correcte contactgegevens.

●                 Het ophangen van affiches in de zalen is niet zomaar toegelaten. Check hiervoor de infobrochures per zaal via www.kapellen.be/huur.

●                 Ligt of hangt er zonder toelating promomateriaal, dan wordt dit verwijderd.

●                 Ideeën om je evenement in de kijker te zetten vind je terug via www.kapellen.be/jouw-evenement-in-de-kijker.

Artikel 23 - Zaalspecifieke richtlijnen

Per zaal zijn de specifieke richtlijnen terug te vinden in de infobrochures op de website. Als huurder lees je deze goed door en volg je deze. Hieronder volgen aanvullende richtlijnen.

23.1 Verkeersmaatregelen Eskapade

Eskapade ligt langs de gewestweg N11. Vindt er een activiteit met veel kruisbewegingen plaats, zoals een openbare fuif, dan gelden er extra verkeersmaatregelen voor de veiligheid.

●                 Er staan twee hekwerken met vooraankondigingsborden ‘opgelet manifestatie’ en snelheidsbeperkingen in de zachte berm.

●                 Plaats deze in het zicht van het verkeer, zonder de openbare weg te blokkeren:

●                 Plaats het vooraankondigingsbord ‘opgelet manifestatie’ met snelheidsbeperking 50 km/u aan de straatzijde op 200 meter afstand van de zaal en in beide rijrichtingen.

●                 Plaats de snelheidsbeperking tot 30 km/u telkens op 100 meter afstand van de zaal.

●                 Politiezone Noord houdt toezicht op het correct uitzetten van de signalisatie.

23.2 Opstellingen grote zaal LUX

23.3 Café de LUX

Afzonderlijke huur van Café de LUX kan enkel als aan al de volgende voorwaarden is voldaan:

1.             De huurder is een gemeentelijke dienst of huurder uit categorie A.
2.             Dubbel gebruik van de inkomzone, het sanitair en de drankenberging is niet toegestaan. Is grote zaal LUX verhuurd, dan wordt Café de LUX niet apart verhuurd.
3.             De activiteit is een receptie of vergadering.
4.             Er wordt geen versterkte muziek gespeeld (maximaal geluidsniveau categorie 1).
5.             Het sluitingsuur van de zaal is 22.00 uur (zie 10.3).
6.             De vroegste aanvraagdatum is 6 weken voorafgaand aan de huur (zie artikel 6).

Artikel 24 - Orde en veiligheid

Als organisator ben je persoonlijk verantwoordelijk en aansprakelijk voor de orde en veiligheid op de locatie van de activiteit en in de nabije omgeving ervan.

●                 Leef dit huishoudelijk reglement en de zaalspecifieke richtlijnen uit de infobrochures steeds na. De verhuurder draagt hierover geen enkele verantwoordelijkheid.

●                 Geef de burgemeester en/of bevoegde ambtenaren altijd toegang tot de gehuurde zaal.

●                 Verstoor de openbare orde (rust – veiligheid – gezondheid – netheid) niet.

●                 Houd je aan het meest recente GAS-reglement, de politie- en gemeentewetgeving.

●                 Eerbiedig de wetgeving op de zedelijke bescherming van de jeugd en de beteugeling van de dronkenschap.

●                 Respecteer de wegcode.

●                 Het is verboden om:

○                 wijzigingen aan te brengen aan de elektriciteitsleiding, de installatie of de lichtpunten met toebehoren,

○                 in de zaal of in de aangrenzende ruimten werken uit te voeren waarvoor door de verhuurder geen uitdrukkelijke toelating werd verleend,

○                 bijkomende (verwarmings-)installaties te plaatsen en te gebruiken.

24.1 (brand)veiligheid

●                 Respecteer de maximumcapaciteit van de zaal.

●                 Sluit géén in- en uitgangen af en zorg ervoor dat de opschriften ‘nooduitgang’ en/ of de bijhorende groen-witte pictogrammen duidelijk zichtbaar blijven.

●                 Hou alle toegangswegen verkeersvrij, voor een vlotte doorgang van brandweer en hulpdiensten. De zalen moeten steeds bereikbaar zijn.

●                 Hou de toegang tot watertoevoer, brandblussers, … steeds vrij.

●                 Gebruik enkel brandwerend materiaal als decoratie (als dit is toegestaan).

●                 In alle zalen geldt een rookverbod.

●                 Het gebruik van rookmachines is verboden in alle zalen (zie infobrochures voor uitzonderingen). Het brandalarm kan afgaan zodra er rook gedetecteerd wordt.

●                 Alleen elektrische verlichting is toegelaten: geen kaarsen/gas/lampionnen/…

●                 Je vindt verdere preventiemaatregelen terug op www.brandweerzonerand.be.

24.2 EHBO

Gebruik je iets uit de EHBO-doos, vul het formulier in de doos in en steek het samen met de sleutel in de brievenbus of meld het aan verhuur@kapellen.be zodat dit aangevuld wordt.

Artikel 25 - Verzekeringen

Sluit als organisator een verzekering af die schade dekt tijdens de organisatie, voorbereiding en opruimwerken van je evenement. Je verzekeringsmakelaar gaat na welke verzekeringen je hiervoor precies kan afsluiten. Bijvoorbeeld volgende verzekeringen:

●                 burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid

●                 rechtsbijstand

●                 ongevallen

●                 een nagel-tot-nagel-verzekering bij exposities (zie artikel 33)

●                 eventueel aangevuld met een polis materiële schade, een annuleringsverzekering, ...

Artikel 26 - Nalatigheid

26.1 Nalatigheid

Nalatigheid ontstaat wanneer de huurder, deelnemer of bezoeker verplichtingen niet nakomt, wat leidt tot schade of een verstoord verloop van de activiteit, bijvoorbeeld door:

●                 het niet proper achterlaten van de zaal

●                 het veroorzaken van schade aan infrastructuur of materiaal (bv. door nagels, verf, tape)

●                 het niet naleven van de richtlijnen

●                 het niet melden van vastgestelde schade

●                 het achterlaten van afval of materiaal

Nalatigheid kan klein of ernstig zijn. Er zijn steeds sancties van toepassing (zie artikel 36). Bij herhaalde of zware nalatigheid kan een (tijdelijk) verbod op verhuring volgen.

26.2 Aansprakelijkheid

De huurder is persoonlijk aansprakelijk en verantwoordelijk voor elke schade van welke aard ook door de huurder zelf, een deelnemer of een bezoeker, aangebracht zowel aan de infrastructuur als aan materiaal. Dit ongeacht het recht van verhaal door de gemeente Kapellen aan diegene die de schade veroorzaakt en dit tijdens de hele huurperiode.

De verhuurder kan niet aansprakelijk worden gesteld voor materiaal dat achtergelaten wordt door de huurder of voor mogelijke diefstallen of beschadigingen.

26.3 Schade melden

Stel je nalatigheid vast van de vorige huurder aan de start van je huurperiode, meld dit dan meteen met een foto aan verhuur@kapellen.be. Meldingen die later volgen, worden niet aanvaard en geven geen recht op compensatie

Artikel 27 - Toepassingsgebied retributies

Onderstaande retributies gelden bij het gebruik van de zalen, materialen en dienstverlening opgenomen in dit reglement. De huurprijzen gelden per dag, tenzij anders gespecificeerd.

Artikel 28 - Prijscategorieën

28.1 Prijscategorieën

De huurprijs is afhankelijk van de prijscategorie waartoe de huurder behoort. Een afwijking op categorie B naar categorie A is enkel mogelijk mits uitdrukkelijke toestemming van het college van burgemeester en schepenen, en enkel voor activiteiten voor een goed doel of met een culturele meerwaarde.

28.2 Politiezone Noord en Brandweer Zone Rand

Politiezone Noord en Brandweer Zone Rand huren de zalen gratis voor professionele activiteiten, met uitzondering van grote zaal LUX. Het gaat over vergaderingen, opleidingen of andere professionele activiteiten. Ze staan wel in voor de bijkomende kosten, zoals afval en drank.

28.3 Polikap en Vriendenkring Brandweer

Polikap en Vriendenkring Brandweer huren de zalen gratis voor activiteiten die binnen hun werking vallen, met uitzondering van grote zaal LUX. Ze staan wel in voor de bijkomende kosten, zoals afval en drank.

Artikel 29 - Gunsttarief 

Het verlenen van een gunsttarief is uitsluitend de bevoegdheid college van burgemeester en schepenen.

Het gunsttarief geldt uitsluitend voor categorie A. Het kan éénmaal per jaar ingezet worden op de dagprijs van één van de zalen in dit reglement.

Het college van burgemeester en schepenen kan beslissen om het gunsttarief meer dan één keer per jaar toe te kennen, uitsluitend voor activiteiten voor een goed doel of met een culturele meerwaarde.

●                 Bij een huur van meerdere dagen, wordt het gunsttarief op één dag toegepast.

●                 Bij gelijktijdige huur van verschillende zalen, wordt het gunsttarief toegepast op de zaal met de hoogste huurprijs per dag. Bijvoorbeeld: huur je grote zaal LUX en BIZ gelijktijdig, dan wordt het toegepast op de huurprijs van LUX, want deze ligt hoger dan van BIZ.

●                 Het eerst aangevraagde gunsttarief in het jaar is geldig. Een eerder aangevraagd gunsttarief schrappen en toepassen op een volgende huur, is niet mogelijk.

Artikel 30 - Btw-tarieven

Artikel 31 - Dranken in zalen in het beheer van het autonoom gemeentebedrijf

De facturatie van dranken via de drankenleverancier in LUX of ’t Kerkske verloopt via het Autonoom Gemeentebedrijf. Het AGB rekent een kost bovenop de facturen van dranken, afhankelijk van de prijscategorie.

Artikel 32 - Betalingstermijnen

Afhankelijk van de gehuurde zaal, volgt er een voorschotfactuur en/ of afrekeningsfactuur. Beide moeten ten laatste 30 dagen na factuurdatum betaald zijn.

Artikel 33 - Tarieven gemeentelijke zalen

 Artikel 34- Tarieven zalen Autonoom Gemeentebedrijf Kapellen

Artikel 35 - Tarieven materialen en dienstverlening

Zie artikel 30 voor een overzicht van de materialen en dienstverlening en hun btw-tarieven.

Artikel 36 - Boetes en sancties

Door dit reglement en de richtlijnen in de infobrochures over het correcte gebruik van elke zaal te volgen, vermijd je een sanctie.

Artikel 37 - Slotbepalingen

●                 Meld problemen schriftelijk, per mail of brief, aan het vrijetijdsloket (Bruggeske 1) of via verhuur@kapellen.be.

●                 Alle gevallen die niet voorzien zijn in dit reglement worden door het college van burgemeester en schepenen en/of het directiecomité beslecht.

●                 Geschillen worden behandeld door de bevoegde instanties.

Artikel 2 - Geldigheid

Dit reglement geldt van 1 oktober 2026 tot en met 31 december 2031 en vervangt alle voorgaande reglementen.

Zitting van 21 september 2026

Openbare zitting

Openbare zitting

15. Openverklaring functie Algemeen Directeur en aanleg van een werfreserve.  Goedgekeurd.

Feiten en motivering

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd in te stemmen met de openverklaring van de functie van statutair voltijds (38/38) Algemeen directeur (AD) (klasse 5). In dit punt wordt alle info omtrent deze procedure aan de raad voorgelegd.

1.                                                                                                                                                                                                                                                                                   Voor de werving en selectie van AD, via de procedure van aanwerving, wordt gekozen voor bijstand van een extern selectiekantoor. Buiten het, door het decreet verplichte assessment, zetten we hen binnen het geheel traject in om de kwaliteit en neutraliteit doorheen het gehele proces te garanderen. De eigen HR dienst neemt de administratieve ondersteuning en de coördinatie van de procedure op.
   Na vergelijking van de door Poolstok aangeleverde selectiekantoren, werd op basis van ervaring binnen lokale besturen in selectie van managementfuncties, de gebruikte methodologie en kwaliteit van testing/assessments gekozen voor samenwerking met Quintessence.
2.                                                                                                                                                                                                                                                                                   Volgende procedure met timing wordt opgenomen:

3.                                                                                                                                                                                                                                                                                   De jury binnen deze procedure wordt als volgt samengesteld;

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        Bart Delahaye (consultant D-NA)- als voorzitter van de jury

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        Ward Schevernels, algemeen directeur, Lokaal Bestuur Brasschaat, als extern jurylid - onder voorbehoud van beschikbaarheid

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        Tom De Vries, algemeen directeur, Lokaal Bestuur Edegem, als extern jurylid - onder voorbehoud van beschikbaarheid

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        consultant Quintessence - als extern jurylid

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        Bob Monsieur, Diensthoofd HR - als notulist

4.                                                                                                                                                                                                                                                                                   Deze vacature wordt ruim gepubliceerd. Buiten de website, onze eigen socials, Linked-In, onze infoschermen, Info Kapellen en onze jobbeurs, wordt ook aan publicatie gedacht via werkenvoordeoverheid.be, VVSG en exello.net. Er wordt ook een persbericht verspreid. Via onze publicatiepartners verspreiden we eveneens op jobsites.

De infobrochure met functieomschrijving en aanwervingsvoorwaarden wordt in bijlage meegezonden.

Juridisch kader

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 41 betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Gemeenteraadsbeslissing van 20 december 2021 betreffende de rechtspositieregeling voor het gemeentepersoneel, hoofdstuk II

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Gemeenteraadsbeslissing van 20 december 2021 betreffende de rechtspositieregeling voor het gemeentepersoneel, hoofdstuk III, afdeling 4

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Gemeenteraadsbeslissing van 18 mei 2026, betreffende het ontslag van de algemeen directeur

Financiële gevolgen

De aanstelling van Algemeen directeur past binnen het meerjarenplan 2026-2031- actie 70: beleid zonder beleidsdoelstelling en dient voorzien te worden op MJP000012 'bezoldiging vastbenoemden secretariaat' (kostenplaats 0110/6201000).

Afhankelijk van de relevante ervaring van de toekomstig werknemer, zal de jaarkost liggen tussen:

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        €173.606,09 bij aanstelling op niveau AD klasse 5 - trap 0

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        €254.917,68 bij aanstelling op niveau AD klasse 5 - trap 15

De begeleiding van de selectieprocedure door Quintessence brengt een kost met zich mee:

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        een vaste kost van ongeveer € 2.800,00 (begeleiding selectiegedeelte, opmaak interview, schriftelijke opdracht, ...)

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        een kost per kandidaat van ongeveer € 1.100,00 voor aanwezigheid tijdens selectie, opmaak PV, geven van feedback, ... en ongeveer € 2.400,00 voor het assessment (met een maximum van 5 kandidaten die meegenomen worden naar het assessment).

Naargelang het aantal kandidaten gedurende de selectieprocedure moet er gerekend worden op een minimale kost van ongeveer € 19.300,00.

Deze kost dient voorzien te worden op MJP000503 'selectiegebonden kosten'. Afhankelijk van de van het aantal kandidaten dient hiervoor een aanpassing meerjarenplan te gebeuren.

Besluit

STEMMING :

 Eenparig aangenomen.
 

Artikel 1

De gemeenteraad gaat akkoord met de opstart van de selectieprocedure voor de betrekking van voltijds (38/38) statutair Algemeen directeur.

Artikel 2

De vacature voor de betrekking van Algemeen directeur, zal gepubliceerd worden op het intranet, de gemeentelijke website, sociale media en andere online en offline kanalen, vanaf 23 september 2026.

Artikel 3

De uiterste datum voor het indienen van de kandidaturen voor deze betrekking is 3 november 2026.

Artikel 4

De selectieprocedure voor deze betrekking zal bestaan uit:

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        een schriftelijke proef op 12 november 2026 in de avond of 16 november 2026 in de voormiddag.

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        extern assessment in de week van 30 november 2026 of 7 december 2026.

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        een mondelinge proef in de week van 7 december 2026 of 14 december 2026

Artikel 5

Er wordt een werfreserve van 2 jaar aangelegd voor de functie van Algemeen directeur.

De volgorde voor deze werfreserve is niet-bindend.

Artikel 6

De samenstelling van de jury wordt al volgt vastgelegd:

●                                                                                                                                                                                                                                                                                         Bart Delahaye (consultant D-NA)- als voorzitter van de jury

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        Ward Schevernels, algemeen directeur Lokaal Bestuur Brasschaat - als extern jurylid - onder voorbehoud van beschikbaarheid

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        Tom De Vries, algemeen directeur Lokaal Bestuur Edegem - als extern jurylid - onder voorbehoud van beschikbaarheid

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        consultant Quintessence - als extern jurylid

●                                                                                                                                                                                                                                                                                        Bob Monsieur, Diensthoofd HR - als notulist

Zitting van 21 september 2026

Openbare zitting

Openbare zitting

16. Actualiteitsvraag. - Kennisname.

Feiten en motivering

”Openbare verlichting binnen onze gemeente na 23.00 uur”.
Het “formele bezwaarschrift” opgesteld door de bewoners van de Bauwinlaan, Kazerneweg en omstreken, belicht nog maar eens deze problematiek. Maar het gaat veel verder. Veel inwoners, uit alle wijken, maakten reeds hun beklag in dat verband. Dit mbt veiligheid in het algemeen en verkeersveiligheid. We mogen, in dezen, niet voorbijgaan aan het feit dat “duisternis” de “grote vriend” is van inbrekers, vandalen en drugshandelaars en onveilig wegverkeer.

Zelf nam ik zondag 13 september 2026 de vrijheid, na 23.00 uur, een “toertje” te maken in onze gemeente. Het resultaat was toch wel verbazend. Vele, zelfs dichtbevolkte- en lange straten, die in quasi totale duisternis gehuld waren. Enkele voorbeelden: Leeuw Van Vlaanderenlaan, Claessensdreef, Palmstraat, Peedreef, Biartlei, René De Pauwstraat, Sevenshanslei, Koerspleindreef…de lijst is lang. Ook te Putte, zelfde gegeven.

Nemen we daar nog bij dat sommige voetpaden en fietspaden, laat ons zeggen “veel beter kunnen”. Vb Claessensdreef. (zie foto voetpad).

We zijn ons bewust dat het een “evenwichtsoefening” betreft tussen veiligheid, energie-efficiëntie en kostprijs, maar sommige gemeente hebben deze toch al gemaakt. Vb Halle, Beersel, Sint Pieters-Leeuw maar bijvoorbeeld ook te Ekeren hanteert men, naar verluidt, het principe van “slimme verlichting” want, zo lezen we daar “Een goed verlichte veilige buurt is een basisrecht van elke inwoner”.

Onze vraag:

-Kan het college de “evenwichtsoefening” maken waarvan hoger sprake?

-Kan men een beeld schetsen van de huidige toestand mbt de “Verledding” in onze gemeente?

Bijgevoegd: Als voorbeeld van “gevaarlijk voetpad” de Claessensdreef. Beeldmateriaal in bijlage.

Juridisch kader

●       Huishoudelijk reglement gemeenteraad, artikel 11

Kennisname

Artikel 1

De gemeenteraad neemt kennis van de actualiteitsvraag.