Zitting van 15 mei 2023
Openbare zitting
Openbare zitting
1. Goedkeuring notulen en zittingsverslag raad voor maatschappelijk welzijn van 17 april 2023. Goedgekeurd.
Feiten en motivering
De notulen en het zittingsverslag van de raad voor maatschappelijk welzijn van 17 april 2023 worden aan de raad voor maatschappelijk welzijn voorgelegd.
Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt gevraagd deze notulen en het zittingsverslag goed te keuren.
Juridisch kader
● Decreet lokaal bestuur 22 december 2017, artikel 78
Financiële gevolgen
Niet van toepassing
Besluit
STEMMING :
Eenparig aangenomen.
Artikel 1
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen en het zittingsverslag van de zitting van 17 april 2023 goed.
Zitting van 15 mei 2023
Openbare zitting
Openbare zitting
2. Kader voor organisatiebeheersing en jaarverslag organisatiebeheersing. Goedgekeurd.
Feiten en motivering
Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die het bestuur hanteert om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
● de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst
● wetgeving en procedures naleeft
● over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt
● op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet
● de activa beschermt en fraude voorkomt
Dit geheel van maatregelen noemt men ook het systeem van de organisatiebeheersing. Het omvat de geldende controlemaatregelen en procedures, de aanwijzing van personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn en de diverse rapporteringsverplichtingen (vb. delegaties). Het systeem van de organisatiebeheersing wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam.
Het decreet voorziet ook in het algemeen kader van het organisatiebeheersingssysteem. Dat kader beschrijft hoe het systeem moet worden ingericht. Het kader moet worden goedgekeurd door de raad.
In het kader worden onder meer volgende aspecten vastgelegd:
● het gehanteerde model voor organisatiebeheersing
● de wijze waarop de organisatiebeheersing wordt opgevolgd
● de wijze waarop gerapporteerd wordt over het organisatiebeheersingssysteem
Het kader voor organisatiebeheersing werd in Kapellen opgesteld in 2016. Audit Vlaanderen noemt het een goede praktijk om het kader om de zes jaar te hernieuwen. Zowel de omgeving als de organisatie, met name het management, zijn sindsdien grondig gewijzigd. Het managementteam stelt daarom voor het kader te herdenken en te vereenvoudigen.
Er moet ook een inhoudelijke rapportering gebeuren: de algemeen directeur moet jaarlijks aan het college, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau rapporteren over de organisatiebeheersing (uiterlijk voor 30 juni).
Er wordt voorgesteld het voorgestelde kader goed te keuren en kennis te nemen van het jaarverslag organisatiebeheersing 2023.
Juridisch kader
● Artikel 78, 2de lid, 8° dat de bevoegdheid tot het goedkeuren van het kader voor organisatiebeheersing exclusief voorbehoudt aan de raad voor maatschappelijk welzijn
● Artikel 217 tot en met artikel 220 van het decreet lokaal bestuur waarbij de regels inzake organisatiebeheersing worden uitgewerkt.
Financiële gevolgen
Niet van toepassing
Besluit
STEMMING :
Eenparig aangenomen.
Artikel 1
Het algemeen kader voor de organisatiebeheersing wordt goedgekeurd.
Artikel 2
Er wordt kennis genomen van het jaarverslag organisatiebeheersing 2023.
Philippe Henquet Danny Van Tiggelen Nicole Demaerel-Recourdon Lieve Calle Inge Wagemans Evelyne Haud'Huyze Pieter Buysse Luc Janssens Christel Janssens Leo Mees Nancy Van Huffelen Chris Marynissen Luc Lamine Ludo De Bruyn Tom Namurois Peter Vanalme Vital Lambert Tayfun Genç Sanne Loopmans Marc De Smet Inge Cornelissen Wilfried Schonkeren An Stokmans Eric Dilliën Laila Rylant Dirk Van Mechelen Frederic van Haaren Firoozeh Sadeghi Luc Devriese Philippe Henquet Nicole Demaerel-Recourdon Lieve Calle Inge Wagemans Evelyne Haud'Huyze Pieter Buysse Luc Janssens Christel Janssens Leo Mees Nancy Van Huffelen Chris Marynissen Luc Lamine Ludo De Bruyn Tom Namurois Peter Vanalme Vital Lambert Tayfun Genç Sanne Loopmans Marc De Smet Inge Cornelissen Wilfried Schonkeren An Stokmans Eric Dilliën Laila Rylant Dirk Van Mechelen Frederic van Haaren Firoozeh Sadeghi Luc Devriese Luc Janssens Nancy Van Huffelen Firoozeh Sadeghi Laila Rylant Nicole Demaerel-Recourdon Inge Cornelissen Sanne Loopmans An Stokmans Inge Wagemans Philippe Henquet Marc De Smet Luc Devriese Evelyne Haud'Huyze Frederic van Haaren Vital Lambert Eric Dilliën Lieve Calle Wilfried Schonkeren Luc Lamine Tayfun Genç Chris Marynissen Peter Vanalme Ludo De Bruyn Leo Mees Dirk Van Mechelen Tom Namurois Christel Janssens Pieter Buysse aantal voorstanders: 25 , aantal onthouders: 3 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van 15 mei 2023
Openbare zitting
Openbare zitting
3. Aanpassing toewijzingscriteria flatjes Putte vanaf 1 juni 2023. Goedgekeurd.
Feiten en motivering
Lokaal Bestuur Kapellen wil mensen die de pensioenleeftijd hebben bereikt en door hun financiële situatie het moeilijk hebben op de reguliere woningmarkt een woning te vinden, ondersteunen door een beperkt woningaanbod te voorzien in de Ertbrandstraat 239 – 2950 Kapellen.
Juridisch kader
● Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
● Decreet van 9 februari 2018 betreffende het lokaal sociaal beleid
● Het raadbesluit van 26 oktober 2011 betreffende de aanpassing toewijzingscriteria voor sociale appartementen Putte Kapellen
● Het raadsbesluit van 16 april 2008 betreffende de aanvulling toewijzingscriteria voor sociale appartementen
● Het raadsbesluit van 16 december 2019 betreffende de aanpassing toewijzingsreglement sociale appartementen
Financiële gevolgen
Niet van toepassing
Besluit
STEMMING :
25 stemmen voor: Dirk Van Mechelen (Open VLD), Luc Janssens (Open VLD), An Stokmans (Open VLD), Evelyne Haud'Huyze (Open VLD), Frederic van Haaren (Open VLD), Luc Devriese (N-VA), Marc De Smet (Open VLD), Sanne Loopmans (Open VLD), Leo Mees (Open VLD), Peter Vanalme (N-VA), Nancy Van Huffelen (N-VA), Vital Lambert (N-VA), Tayfun Genç (Open VLD), Luc Lamine (Open VLD), Firoozeh Sadeghi (N-VA), Chris Marynissen (Vlaams Belang), Inge Cornelissen (Open VLD), Lieve Calle (N-VA), Laila Rylant (Open VLD), Ludo De Bruyn (Vlaams Belang), Inge Wagemans (Open VLD), Philippe Henquet (CD&V), Wilfried Schonkeren (N-VA), Eric Dilliën (Open VLD) en Nicole Demaerel-Recourdon (N-VA).
3 onthoudingen: Pieter Buysse (Vooruit-Groen), Christel Janssens (Vooruit-Groen) en Tom Namurois (Vooruit-Groen).
Artikel 1
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn keurt onderstaande aanpassingen in het reglement goed.
Artikel 1: Algemeen
Er wordt een inschrijvingsregister aangelegd van kandidaat-huurders waarvan de aanvraag, na controle door de sociale dienst van het OCMW, voldoet aan de inschrijvingsvoorwaarden. Inschrijven in dit register is verplicht om in aanmerking te komen voor een sociaal appartement.
Artikel 2: Inschrijvingsvoorwaarden
De kandidaat-huurder is een samenwonende of alleenstaande. Bij overlijden van een partner, kan de overlevende blijven inwonen. Bij opname van één van beide partners in een rusthuis, kan de andere partner eveneens blijven inwonen. Alle kandidaat-huurders moeten zelfredzaam zijn (zelf kunnen instaan voor persoonlijke verzorging en dagelijks onderhoud van de woning).
● Eén van de kandidaat-huurders moet gepensioneerd zijn, of de normale pensioenleeftijd bereikt hebben, die door de sociale wetgeving wordt bepaald.
● Als kandidaat-huurder mag je geen woning in eigendom bezitten, meer bepaald niet over de volledige volle eigendom of het vruchtgebruik beschikken,
● De kandidaat-huurder heeft een inkomen (met als referentiejaar het jaar van het meest recente aanslagbiljet) dat niet meer bedraagt dan:
● voor alleenstaanden: tot en met 700 euro boven het leefloon
● voor gezinnen: tot en met 900 euro boven het leefloon
Hierbij wordt het netto belastbaar inkomen gedeeld door 12 om tot het maandbedrag te komen.
● De kandidaat-huurder geeft toestemming aan de sociale dienst van het OCMW om tijdig en binnen de gestelde termijn alle nodige informatie op te kunnen vragen bij o.a. ministerie van financiën, KSZ (voor opvraging eigendom, rijksregister…). De kandidaat-huurder is verplicht binnen gestelde termijn alle nodige informatie voor te leggen, zoals bvb de aanslagbiljetten van het afgelopen aanslagjaar, spaargelden, beleggingen…. Indien er zich een recente wijziging heeft voorgedaan in de gezinssamenstelling, wordt het huidig inkomen in rekening gebracht.
De geïnteresseerden zijn verplicht om zelf hun adreswijziging/veranderde gezins-situatie steeds mee te delen.
Artikel 3: toewijzingscriteria
● Criterium 1: binding met gemeente Kapellen : totaal van 25 punten
Punten volgens het totaal aantal jaren van inschrijving in het bevolkingsregister van de Gemeente Kapellen,
Woont in Kapellen: tussen 20 en 30 jaar : 25 punten |
Woont in Kapellen: tussen 10 en 20 jaar : 20 punten |
Woont in Kapellen: tussen 5 en 10 jaar : 15 punten |
Woont in Kapellen: minder dan 5 jaar : 5 punten |
● Criterium 2: hoogte bezittingen en inkomsten : totaal van 40 punten
Bij verkoop van de eigendom wordt de opbrengst op dezelfde manier in rekening gebracht als gebeurt voor de berekening van het leefloon. Zowel de afstand om niet als de afstand ten bezwarende titel van de laatste 10 jaar worden in aanmerking genomen.
Voor alleenstaanden: de totale bezittingen van roerende en onroerende middelen mogen niet boven de € 40.000 komen
Een inkomen tot en met 50 euro/m boven het toepasselijke leefloon : 40 punten |
Hoger dan het bedrag vermeld in punt a., tot en met 150 euro/m boven het leefloon : 30 punten |
Hoger dan het bedrag vermeld in punt b., tot en met 300 euro/m boven het leefloon : 20 punten |
Hoger dan het bedrag vermeld in punt c., tot en met 500 euro/m boven het leefloon : 10 punten |
Voor gezinnen: de totale bezittingen van roerende en onroerende middelen mogen niet boven de € 60.000 komen
Een inkomen tot en met 120 euro/m boven het toepasselijke leefloon : 40 punten |
Hoger dan het bedrag vermeld in punt a., tot en met 240 euro/m boven het leefloon: 30 punten |
Hoger dan het bedrag vermeld in punt b., tot en met 420 euro/m boven het leefloon: 20 punten |
Hoger dan het bedrag vermeld in punt c., tot en met 660 euro/m boven het leefloon : 10 punten |
● Criterium 3: precaire woonsituatie (totaal van 35 punten)
Prioriteit gaat naar mensen die in een precaire woonsituatie zitten :
● de kandidaat-huurder kampt met effectieve of dreigende dakloosheid (geen huisvesting of opvang hebben, verblijf in een nood- of transitwoning, opzegging van de huurovereenkomst door de eigenaar, gerechtelijke uithuiszetting,…): 35 punten
● de kandidaat-huurder woont in een woning onbewoonbaar, ongeschikte verklaarde woning, of in een woning waarbij ernstige gebreken formeel zijn vastgesteld,…; 35 punten
● de kandidaat-huurder ondervindt specifieke problemen om een aangepaste en betaalbare woning te vinden op de lokale woningmarkt, de huidige woonsituatie zal bekeken worden : 20 punten
● Het Bijzonder Comité beslist over de toewijzing op basis van het sociaal verslag en de puntenquotering door de sociale dienst van het OCMW. De weging wordt bepaald als volgt:
Artikel 4:
Als kandidaten in totaal evenveel punten hebben op criteria 1 t.e.m 3 dan krijgt diegene die zich eerst heeft ingeschreven voorrang.
Artikel 5:
Van aanvragers die 1 maal een appartement weigeren, wordt de inschrijving nietig beschouwd; een nieuwe aanvraag kan slechts na wijziging van de gezins- en/of financiële situatie.
Zitting van 15 mei 2023
Openbare zitting
Openbare zitting
4. Goedkeuring huishoudelijk reglement lokale dienstencentra 2023. Goedgekeurd.
Feiten en motivering
Het lokaal dienstencentrum 't Bruggeske en 't Ertbrandje wensen een huishoudelijk reglement in te richten om ervoor te zorgen dat er een positieve, open en aangename sfeer wordt gecreëerd voor alle bezoekers.
Dit reglement kan tevens voor transparantie en duidelijkheid zorgen voor de bezoekers.
In ontwikkeling van dit huishoudelijk reglement werden de reglementen van o.a. lokale dienstencentra te Kalmthout en Wuustwezel opgevraagd.
Vervolgens werden de onderdelen uit de verscheidene reglementen vergeleken en intern besproken in het team en de cluster. Hierna werd een voorstel opgemaakt en tevens voorgelegd aan de leden van de centrumraad die hun bevindingen konden meedelen.
Na goedkeuring zouden we graag dit reglement met onmiddellijke ingang willen communiceren en toepassen.
Juridisch kader
● Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
● Decreet van 9 februari 2018 betreffende het lokaal sociaal beleid
● Woonzorgdecreet van 15 februari 2019
Financiële gevolgen
Niet van toepassing
Besluit
STEMMING :
Eenparig aangenomen.
Artikel 1
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn keurt het huishoudelijk reglement voor de lokale dienstencentra van de gemeente Kapellen goed.
● De cafetaria is dagelijks toegankelijk van 10.00 tot 17.00 uur
● Tussen 10.00 en 16.30 uur kan je dranken, versnaperingen,... aankopen. Bestellingen kunnen gedaan worden tot 16.30 uur.
● De cafetaria en het restaurantgedeelte is een ontmoetingsruimte, verbruiken is niet verplicht. Het is niet toegelaten om eigen drank of voedsel mee te brengen, behoudens toestemming van de centrumleider.
● In de cafetaria en het restaurantgedeelte zijn geen voorbehouden plaatsen. Iedere bezoeker kan elke vrije stoel in gebruik nemen. Niemand heeft het recht zich een stoel toe te eigenen en een andere gebruiker verplichten van plaats te wisselen.
● Wij hanteren het principe van de tafelbediening. Dit wil zeggen:
○ Bestellingen worden gedaan aan de toog en worden gebracht of afgehaald aan de toog. Het leeggoed wordt teruggebracht of opgehaald.
○ De consumpties dienen bij aankoop betaald te worden. Je kan uitsluitend betalen met jetons.
● Tijdens het eetgebeuren in het restaurantgedeelte, van 12.00 tot 13.00 uur, zijn de tafels voorbehouden voor gebruikers van de maaltijd en starten activiteiten aan tafel terug vanaf 13.30 uur. Tijdens het eetgebeuren is het lezen van kranten aan de tafels in het restaurantgedeelte niet toegelaten.
● Tijdens de openingsuren van de cafetaria staat er muziek op aangepast aan het publiek en op een aangenaam volume. Eventuele opmerkingen kunnen doorgegeven worden aan de centrumleider.
● Maaltijden:
○ Het menu wordt aan het onthaal en online ter beschikking gesteld. Indien producten niet voorradig zijn of bij wijzigingen zal dit zo spoedig mogelijk meegedeeld worden via de gekende kanalen.
○ De maaltijd wordt vooraf aangekocht en betaald aan het onthaal. Het verkregen ticket dient als betaalbewijs bij het bedienen van de gerechten. Wij vragen duidelijk aan te geven welke dieetvoorkeur je hebt.
○ De warme maaltijden dienen ten laatste één werkdag (in de voormiddag) op voorhand besteld te worden. Annuleren kan voor 09.00 uur op de dag zelf. Bij niet of laattijdig verwittigen wordt de maaltijd aangerekend.
○ De maaltijd wordt later aan de tafel opgediend. Het gebruikte materiaal wordt na de maaltijd afgehaald.
○ Bij de maaltijd is water inbegrepen. Wie een andere drank wenst te verbruiken dient deze te bestellen aan de toog. Je betaalt hiervoor met jetons.
○ De maaltijden worden gereserveerd van 12.00 tot 13.00 uur.
● Het activiteitenprogramma en de toelatingsvoorwaarden hiervoor werden opgesteld door het dienstencentrum.
● Inschrijvingen voor activiteiten zijn pas definitief na betaling van het inschrijvingsgeld (indien van toepassing).
● Enkel in geval van overmacht wordt het inschrijvingsgeld terugbetaald.
● Indien er te weinig inschrijvingen zijn, kan het dienstencentrum een activiteit annuleren. Wie zijn inschrijvingsgeld reeds betaalde, wordt terugbetaald per overschrijving.
● Om de deelname aan activiteiten te kunnen registreren, vragen wij een handtekening te zetten op de aanwezigheidslijst.
● Voorstellen, bemerkingen en suggesties kunnen steeds, op mondelinge wijze, gemeld worden bij de medewerkers van het dienstencentrum.
● Schriftelijke voorstellen, bemerkingen en suggesties kunnen gedeponeerd worden in de brievenbus aan (de ingang) van het onthaal.
● De leden van de centrumraad kunnen ook voorstellen aanleveren en advies formuleren tijdens de zitting van de raad. Het verslag van de centrumraad ligt ter inzage in het dienstencentrum.
● Klachten dienen schriftelijk geformuleerd te worden. Deze kunnen gedeponeerd worden in de brievenbus aan het onthaal of eventueel afgegeven en toegelicht bij de centrumleider. De klachten worden behandeld via een klachtenprocedure beschreven in het kwaliteitshandboek.
● Folders of affiches te verspreiden in het dienstencentrum.
● Propaganda te maken voor onderwerpen die niet relevant zijn voor de werking van het dienstencentrum.
● Kranten mee te nemen naar een ruimte buiten de cafetaria en het restaurantgedeelte.
Zitting van 15 mei 2023
Openbare zitting
Openbare zitting
5. Verhuurreglement LDC Bruggeske. Goedgekeurd.
Feiten en motivering
Vanaf november 2022 huurt het OCMW het gebouw Bruggeske als uitbater van een lokaal erkend dienstencentrum.
In gebouw het Bruggeske zijn er een aantal vergaderruimtes en gespreksruimtes aanwezig die extra uren ter beschikking kunnen gesteld worden aan derden.
Hiervoor dienen een reglement en tarieven vastgesteld te worden.
Na één jaar inwerkingtreding van dit reglement zal dit geëvalueerd worden.
Juridisch kader
● Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017
● Decreet van 23 februari 1994 inzake de infrastructuur voor persoonsgebonden aangelegenheden, gewijzigd bij de decreten van 20 december 1996, 16 maart 1999, 17 maart 2006 en 23 juni 2006
● Besluiten van de raad voor maatschappelijk welzijn van 21 februari, 20 juni en 4 juli 2022 betreffende de huurovereenkomst tussen het AGB Kapellen en het OCMW voor de huur van het gebouw Bruggeske
Financiële gevolgen
Niet van toepassing
Besluit
STEMMING :
Eenparig aangenomen.
Artikel 1
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt onderstaand reglement goed.
Artikel 1
Definities:
Het huishoudelijk reglement (hierna: “het reglement”) heeft tot doel de goede exploitatie en een optimaal gebruik te regelen van de zalen , gelegen in het dienstencentrum Bruggeske Kapellen, Bruggeske 4 Kapellen.
Met “toezichthoudende instantie’ wordt bedoeld het vast bureau van het OCMW. Met “toezichthouder” wordt bedoeld het personeelslid tewerkgesteld in het dienstencentrum Bruggeske, belast met het dagelijks toezicht en werking van de infrastructuur.
Met “gebruiker” wordt bedoeld de vereniging, het bedrijf of de natuurlijke persoon die gebruik maakt van de infrastructuur of een deel daarvan.
Door het betreden van het gebouw aanvaarden de gebruikers het reglement en de tarieven, zoals bepaald in onderhavig reglement en verbinden zij zich ertoe zich ernaar te gedragen. De gebruiker is gehouden de richtlijnen van de toezichthouder te volgen.
Artikel 2
Beschikbare infrastructuur
vloer | zaal | bereikbaarheid | # stoelen | Technische voorzieningen | andere voorzieningen |
DC7 | Polyvalente ruimte – vergaderzaal | Eveneens bereikbaar buiten openingsuren | 30 | 86" touchscreen Audio installatie | Water, koffie en thee kan worden voorzien. Aan te geven bij aanvraag. |
DC6 | Polyvalente ruimte – vergaderzaal | enkel tijdens openingsuren | 20 | 75" touchscreen | Water, koffie en thee kan worden voorzien. Aan te geven bij aanvraag. |
DC4 | Polyvalente ruimte | enkel tijdens openingsuren | 49 | 75" touchscreen | Water, koffie en thee kan worden voorzien. Aan te geven bij aanvraag. |
Artikel 3
Toegankelijkheid:
Het dienstencentrum Bruggeske is voor het publiek toegankelijk tijdens de openingsuren en na reservatie van een bepaalde accommodatie .
De toezichthoudende instantie behoudt zich het recht voor om de infrastructuur geheel of gedeeltelijk te sluiten en de reservaties te annuleren voor zolang als nodig en zonder enig recht op schadevergoeding, om reden van openbaar nut of veiligheid of in geval van uitzonderlijke gebeurtenissen, overmacht en werken, waaronder onder meer kan begrepen worden: herstellingswerken, aanpassingswerken, onderhoudswerken, technische werken, die het geheel of gedeeltelijk sluiten van het gebouw vereisen.
De zalen zijn bij avond- of dagverhuring maximaal toegankelijk tot 24 uur. Op besluit van de toezichthouder zijn afwijkende afsluituren mogelijk gespecifieerd per zaal.
Parkeren is o.a. mogelijk in de ondergrondse betalende parking Mercator.
Artikel 4
Aanvraag gebruik :
De vergaderruimtes en spreekruimtes mogen niet gebruikt worden voor feesten, eetfestijnen of recepties maar zijn bedoeld voor vergaderingen, lezingen, voordrachten, opleidingen …en overlegmomenten.
Voor elk gebruik van de infrastructuur moet de gebruiker, een meerderjarig persoon, een aanvraag doen aan de toezichthouder. Aan de hand van deze aanvraag informeert de gebruiker de toezichthouder over de activiteiten die hij zal uitoefenen in de gebouwen.
Het geplande gebruik is pas toegestaan als de toezichthouder de aanvraag heeft bevestigd. In geval van twijfel oordeelt de toezichthoudende instantie.
Zonder overeenkomst of bij vaststelling van een andere bestemming dan vermeld, verleent de toezichthouder geen toestemming tot gebruik van de accommodatie.
Onderverhuring is verboden.
Interne gebruikers kunnen tijdens de kantooruren de zalen reserveren via een intern reservatiesysteem. Hieraan zijn geen tijdsblokken of voorrangsregels gebonden. Zaalreservatie aanvragen buiten de kantooruren zijn onderworpen aan dezelfde aanvraagtermijnen en voorrangsregels als bij externe gebruikers.
Buiten de kantooruren kan alleen DC 7 worden aangevraagd in dagdelen per halve dag, avond of hele dag. Tijdens de kantooruren zijn afwijkende uurregelingen mogelijk, maar blijven de dagdeeltarieven van toepassing
Artikel 5
Prijszetting:
Voor interne gebruikers is het gebruik van de vergaderruimtes voorzien in de dienstverleningsovereenkomst.
De tarieven, inclusief btw, worden bepaald volgens de categorie van gebruiker:
●Cat. A: verenigingen aangesloten bij een Kapelse adviesraad en Kapelse scholen, gebruikers met dienstverleningsovereenkomst, organisaties en instellingen die samen werken met het sociaal huis
●Cat. B: overige verenigingen, niet-Kapelse scholen en particulieren, Zorgbedrijf Antwerpen
●Cat C: bedrijven en commerciële activiteiten
vloer | Naam | omschrijving | dagdeel | Cat A | Cat B | Cat C |
DC6 | Polyvalente ruimte | vergaderzaal 20 personen | VM of NM | 25 | 35 | 50 |
DC7 | Polyvalente ruimte | zaal 30 personen | VM of NM | 40 | 60 | 80 |
DC4 | Polyvalente ruimte | zaal 49 personen | VM of NM | 50 | 75 | 100 |
Artikel 6
Aanvraagtermijnen en voorrangsregels:
Het gebruikersrooster wordt op basis van de chronologische volgorde van de aanvragen vastgesteld. Eventuele wijzigingen gebeuren enkel door de toezichthouder.
Artikel 7
Annulatie van gebruik:
De annulatie wordt via email of schriftelijk ingediend bij de toezichthouder.
De vergoeding die verschuldigd is bij annulatie is afhankelijk van het tijdstip van deze annulatie:
○ Meer dan 3 maanden voor de datum van het gereserveerde gebruik: kosteloze annulatie
○ Tussen 3 maand en 1 maand voor de datum van het gereserveerde gebruik: 1/2 van de contractueel bepaalde prijs te betalen
○ Minder dan 1 maand tot en met de dag voor de datum van het gereserveerde gebruik: de volledige contractueel prijs bepaalde prijs te betalen
○ Bij annulatie op de dag zelf, of wanneer geen annulatie werd gemeld, is 150% van de contractueel bepaalde prijs te betalen
De vergoeding is niet verschuldigd in uitzonderlijke gevallen van overmacht. Deze gevallen worden beoordeeld door de toezichthoudende instantie op advies van de toezichthouder. Annulaties van activiteiten wegens te weinig deelnemers wordt niet erkend als overmacht.
De vergoeding is eveneens niet verschuldigd als de gebruiker, na voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de toezichthouder, een plaatsvervanger aanduidt, die op basis van het ingevulde aanvraagformulier gebruik kan maken van de vrijgekomen uren. In alle andere gevallen is het de gebruiker verboden zijn gebruiksrechten over te dragen aan anderen.
Artikel 8
Nutsvoorzieningen en afvalbeheer:
Water, elektriciteit en verwarming worden steeds door de toezichthoudende instantie ter beschikking gesteld. De verwarming wordt automatisch geregeld. Indien er een excessief gebruik van water wordt vastgesteld, zal hier een extra betaling voor worden aangerekend.
De toezichthouder kan richtlijnen opleggen op het vlak van ecologie waaraan de gebruiker zich tijdens het gebruik van de infrastructuur dient te houden, bv. over het gebruik van wegwerpbekers, zuinig energieverbruik enz.
Glas, papier en karton, PMD en restafval worden opgeruimd uit de vergaderzalen en gedeponeerd in de voorziene afvalbakken.
Artikel 9
Dienstverlening
Volgende dienstverlening wordt voorzien:
● Gemeubelde, verwarmde en verlichte lokalen
● Mogelijkheid tot projectie via vaste beamer en schermen (indien van toepassing)
● Onthaal en doorverwijzing van gebruikers tijdens de openingsuren van het dienstencentrum Bruggeske
● Gebruik van uitgeruste sanitaire ruimtes
● Op aanvraag kan er tijdens de kantooruren gebruik gemaakt worden van bureautica zoals een kopieerapparaat, printer.
De toezichthoudende instantie zorgt voor de schoonmaak en het algemeen onderhoud van de infrastructuur. De kostprijs ervan is inbegrepen in de retributie.
De gebruiker verbindt er zich toe de door hem gebruikte ruimte(s) steeds in behoorlijke staat achter te laten. De gebruiker ruimt de infrastructuur na gebruik op en plaatst alle meubilair en materiaal terug naar zijn oorspronkelijke positie.
De toezichthoudende instantie stelt de nodige toestellen, materialen en uitrusting (zoals voorzien per locatie) ter beschikking aan de gebruiker. De gebruiker mag zonder voorafgaande en uitdrukkelijke toestemming van de toezichthouder geen toestellenmaterialen of uitrusting meebrengen. De gebruiker moet zorgen voor de noodzakelijke keuringen en controles van de materialen die hij, mits toestemming, meebrengt. De ter beschikking gestelde materialen worden vermeld in de technische fiche van de zaal in kwestie.
Voor alle zalen is er geen ICT ondersteuning voorzien. Defecten of problemen met de computers dienen steeds gemeld te worden aan de toezichthouder, tijdens de kantooruren.
Artikel 10
Dranken en catering:
Er is in de vergaderzalen geen mogelijkheid om maaltijden te gebruiken.
Er is mogelijkheid in alle zalen om standaard drankenaanbod voor vergaderingen aan te vragen.
Artikel 11
Toegang
De badge haal je af in het Dienstencentrum ’t Bruggeske, Bruggeske 4, 2950 Kapellen, tijdens de kantooruren (zie website). Het ophalen van de badge kan maximum 1 dag op voorhand. Na je activiteit, of de eerste werkdag nadien, voor 10.00u bezorg je de badge terug.
Artikel 12
Decoratie – decor - apparatuur
Versieringen kunnen enkel aangebracht worden na overleg met de toezichthouder. Het is verboden om enig hechtingsmiddel aan te brengen aan wanden, plafond, vloer of meubilair. Alle aangebrachte en/of meegebrachte materialen moeten na afloop verwijderd worden zonder beschadiging van de infrastructuur.
Artikel 13
Gebruik meubilair
De tafelopstelling in de vergaderzalen moet na gebruik terug op de oorspronkelijk wijze worden teruggeplaatst.
Artikel 14
Openbare orde
●De toezichthouder heeft te allen tijde het recht toezicht uit te oefenen in alle ruimtes van de infrastructuur, uiteraard mits het in acht nemen van de nodige discretie.
●Dieren worden niet tot het gebouw toegelaten, met uitzondering van assistentiehonden of na voorafgaande toestemming van de toezichthoudende instantie. Eigenaars zijn aansprakelijk voor alle schade door hun dier veroorzaakt.
●De gebruiker zorgt ervoor dat hijzelf of de leden van zijn organisatie of vereniging, gasten en genodigden zich tijdens hun aanwezigheid in de infrastructuur steeds correct en beleefd gedragen.
●Bij onaangepast gedrag dienen in eerste instantie maatregelen te worden genomen door de gebruiker. Indien maatregelen niet efficiënt blijken te zijn, dient de toezichthouder te worden verwittigd. Desgevallend kan de toezichthouder de politie oproepen. Dit kan gebeuren bij elke vorm van weerspannigheid, slagen,
verwondingen, vandalisme, diefstal en zedenfeiten.
●De toezichthoudende instantie behoudt zich te allen tijde het recht voor om op gemotiveerde wijze personen de toegang tot de infrastructuur te ontzeggen indien zij van mening is dat die personen de goede orde kunnen verstoren.
Zo kan onder meer de toegang worden geweigerd aan personen in staat van dronkenschap of enige vorm van intoxicatie, personen die de orde verstoren, personen die dit reglement niet naleven of de aanwijzingen van de toezichthouder niet opvolgen, personen in onzindelijke toestand, personen die daden stellen die niet stroken met de welvoeglijkheid of met de goede zeden of de veiligheid van zichzelf of anderen in gevaar brengen.
Artikel 15
Veiligheid:
Alle deuren moeten, zowel aan de binnen- als aan de buitenzijde, te allen tijde worden vrijgehouden. Geen enkel materiaal mag de doorgang naar de nooduitgangen verhinderen. Deze mogen ook niet onbruikbaar worden gemaakt. De nooduitgangen mogen uitsluitend worden gebruikt in geval van nood. De zelfsluitende branddeuren mogen noch in open, noch in gesloten toestand met enig mechanisme of materiaal worden geblokkeerd. Brandblusapparatuur mag nooit door aangebrachte materialen of meubilair worden ingesloten of aan het zicht onttrokken. De noodverlichting mag nooit uitgeschakeld worden.
Het overschrijden van het maximum aantal toegelaten personen, zoals vermeld in artikel 2 is verboden.
Het is verboden zekeringkasten uit te schakelen. Alle aansluitingen moeten gebeuren in de bestaande voorzieningen met stekkers en kabels die voldoen aan de geldende veiligheidsvoorschriften. De voorziene stroomsterkte mag niet worden overschreden.
Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de toezichthouder is het verboden:
●vuur (bv. kaarsen), rook- of ontploffingsmechanismen, flessengas te gebruiken;
●eigen materialen en/of (elektrische) toestellen in de lokalen op te slaan of op te bergen;
●toestellen of meubilair voor andere dan hun oorspronkelijke doeleinden te gebruiken;
●om het even welke gevaarlijke of hinderlijke voorwerpen binnen te brengen;
●bijkomende verwarmingsinstallaties te plaatsen;
●wijzigingen aan te brengen aan de nutsvoorzieningen;
Roken binnen de gebouwen, hierin begrepen alle inkomsassen, inkomhallen, lokalen en sanitair, is verboden. De gebruiker verbindt zich ertoe erover te waken dat het rookverbod wordt nageleefd.
Het EHBO-materiaal voorhandig in de infrastructuur mag gebruikt worden. Bij ernstige kwetsuren, ongevallen of ander lichamelijke of psychische aandoeningen moet de gebruiker zelf de hulpdiensten oproepen.
De gebruiker is verantwoordelijk voor het goede verloop van de activiteit. Hij is verantwoordelijk voor de evacuatie van het lokaal bij brandalarm.
De gebruiker waarborgt de orde in de onmiddellijke omgeving van het gebouw. De activiteit mag ook geen last berokkenen aan gebruikers van andere delen van het gebouw.
De gebruiker dient te allen tijde de door de toezichthoudende instantie opgelegde veiligheidsvoorschriften na te leven. De gebruiker dient te allen tijde de aanwijzingen van de toezichthouder nauwkeurig op te volgen.
Het niet naleven van deze veiligheidsvoorschriften kan de stopzetting van de activiteit tot gevolg hebben.
Artikel 16
Aansprakelijkheid voor schade:
De gebruiker meldt bij aanvang van de gebruiksperiode onmiddellijk beschadigingen of vaststellingen van diefstal aan infrastructuur, meubilair of installaties aan de toezichthouder. Bij ontstentenis van deze aangifte wordt de gebruiker geacht de infrastructuur met meubilair en installaties in goede staat te hebben ontvangen.
De toezichthoudende instantie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor om het even welke schade van lichamelijke of stoffelijke aard naar aanleiding van het toegestane gebruik van lokalen of materialen, alsook voor diefstal, verlies of beschadiging van persoonlijke bezittingen
De gebruiker is, overeenkomstig het burgerlijk wetboek, aansprakelijk voor alle schade (hierin begrepen diefstal) aan de gebruikte accommodatie en het materiaal die door hemzelf of zijn leden werd veroorzaakt. De gebruiker is tevens aansprakelijk voor de schade toegebracht door zijn aangestelden en genodigden. De aangebrachte schade dient onmiddellijk aan de toezichthouder gemeld te worden. De herstellings- of vervangingskosten zullen op eerste verzoek vereffend moeten worden.
Artikel 17
Verzekeringen:
Ter dekking van de burgerlijke aansprakelijkheid bij het gebruik van de infrastructuur, kan de gebruiker een verzekeringspolis afsluiten.
Ingeval van gebruik van eigen materialen is de gebruiker ertoe gehouden hiervoor zelf de nodige verzekeringen af te sluiten.
Bij een tentoonstelling staat de gebruiker in voor de verzekering van de tentoongestelde voorwerpen voor alle risico’s van brand, diefstal en beschadiging.
De toezichthoudende instantie sluit voor de contractuele aansprakelijkheid in het kader van de dekking brand en aanverwante gevaren van de gebruikers een eigen contract af met afstand van verhaal naar de gebruikers toe.
Artikel 18
Schulden:
De gebruiker is persoonlijk aansprakelijk voor schulden tegenover derden.
Alle mogelijke verschuldigde taksen, belastingen, wettelijke financiële retributies (bv. SABAM-rechten) zijn ten laste van de gebruiker, met uitzondering van deze waarvoor de toezichthoudende instantie overeenkomsten heeft afgesloten.
Artikel 19
Sancties:
Bij niet of niet-tijdige betaling door de gebruiker van door hem verschuldigde bedragen vermeld in het tariefreglement, krijgt de gebruiker hiervoor een aanmaning.
Indien hier geen gevolg gegeven wordt, kan dit leiden tot het ontzeggen van het gebruik van de infrastructuur voor een bepaalde periode of definitief.
In elk geval blijven de vergoedingen ingevolge de met de toezichthoudende instantie afgesloten overeenkomst te betalen, te verhogen met de wettelijke verwijlintresten en een administratiekost van 25 euro.