Zitting van 8 december 2025

Besloten zitting

5. Protocolovereenkomst met Selab.  Goedgekeurd.

Feiten en motivering

De gemeente/OCMW werkt samen met  Selab vzw in het kader van het Vlaamse e-inclusiebeleid en de uitvoering van de digibankopdracht. Deze samenwerking omvat o.a.:

●       het organiseren van digitale vormingen, infosessies en activiteiten rond e-inclusie;

●       de ondersteuning van inwoners via digipunten;

●       het bereiken van maatschappelijk kwetsbare groepen;

●       het rapporteren aan de Vlaamse overheid over deelnamecijfers en projectbereik;

●       het verwerken en doorgeven van bewijsstukken m.b.t. ingezette personeelsleden voor subsidiëring.

In de praktijk schrijft een inwoner zich voor bepaalde activiteiten in via de gemeente/OCMW (dienstencentrum, bibliotheek of ticketingsysteem). Tijdens de activiteiten wordt de aanwezigheid geregistreerd, vaak door medewerkers van de gemeente/OCMW, waarna deze aanwezigheidslijsten worden terugbezorgd aan de partnerorganisatie voor de verdere verwerking en rapportering.

Om deze samenwerking correct te laten verlopen en de verwerking van persoonsgegevens te reguleren overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het Vlaams e-govdecreet, is een protocol mededeling van persoonsgegevens opgesteld. Het protocol verduidelijkt:

●       welke persoonsgegevens worden uitgewisseld,

●       met welk doel,

●       op basis van welke rechtsgrond,

●       wie in welke fase verwerkingsverantwoordelijke is,

●       hoe de gegevens beveiligd worden,

●       welke bewaartermijnen gelden,

●       en dat het document wordt gepubliceerd zoals vereist door artikel 8, §1 van het Vlaams e-govdecreet.

De Functionaris voor Gegevensbescherming werd geconsulteerd en adviseerde positief, mits opname van verduidelijkingen m.b.t. de aanwezige verantwoordelijkheden in de verschillende verwerkingsfasen, de operationele ondersteuning door gemeentemedewerkers bij aanwezigheidsregistraties en de correcte rechtsgronden voor beide partijen. Deze elementen werden opgenomen in het finale protocol.

Het is daarom aangewezen om het bijgevoegde protocol goed te keuren en de ondertekening door het college toe te staan.

Juridisch kader

●       Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (AVG)

Art. 6.1.e AVG: verwerking noodzakelijk voor een taak van algemeen belang (gemeente/OCMW: organisatie van e-inclusieactiviteiten).

Art. 6.1.b en 6.1.f AVG: verwerking noodzakelijk voor uitvoering van een opdracht van algemeen belang en gerechtvaardigd belang (partnerorganisatie: aanwezigheidsregistratie, rapportering, subsidie-opvolging).

Art. 29 AVG: personen die handelen onder het gezag van de verwerkingsverantwoordelijke mogen gegevens verwerken in opdracht daarvan (gemeentemedewerkers die aanwezigheden registreren namens de partnerorganisatie).

●       Vlaams e-govdecreet van 18 juli 2008, in het bijzonder art. 8, §1

Verplichting tot het opstellen en publiceren van een protocol bij structurele doorgifte van persoonsgegevens tussen overheden en partnerorganisaties.

●       Decreet en subsidiereglementen rond digibanken en digitale inclusiebeleid (Departement Werk en Sociale Economie)

Verplichting tot rapportering van deelnemersbereik en personeelsinzet.

Financiële gevolgen

Niet van toepassing

Besluit

Artikel 1

Het college van burgemeester en schepenen beslist:

●       Het protocol “mededeling van persoonsgegevens” tussen de gemeente/OCMW en Selab goed te keuren, zoals gevoegd bij dit besluit.

●       De algemeen directeur te machtigen om het protocol te ondertekenen.

●       Te bepalen dat dit protocol wordt gepubliceerd op de website van de gemeente/OCMW overeenkomstig artikel 8, §1 van het Vlaams e-govdecreet.

●       De diensten opdracht te geven het protocol in werking te laten treden vanaf de datum van ondertekening en toe te zien op de correcte naleving ervan.