Zitting van 12 januari 2026

Besloten zitting

4. Protocol gegevensuitwisseling Igean.  Goedgekeurd.

Feiten en motivering

De gegevensuitwisseling met betrekking tot de dagelijkse mutatiebestanden die de gemeente doorgeeft aan IGEAN in het kader van afvalbeheer wordt verwerkt door Remmicom als verwerker van gemeente Kapellen en uitgevoerd door INOVIM als verwerker van IGEAN.

Technisch gezien gebeurt de uitwisseling dus tussen Remmicom en INOVIM.

De afvalverwerker handelt echter in opdracht van IGEAN en is dus verwerker van persoonsgegevens voor die intercommunale. Remmicom handelt in opdracht van de gemeente en is dus verwerker van persoonsgegevens van de gemeente Kapellen.

Dit betekent dat de gemeente en de afvalintercommunale elk optreden als verwerkingsverantwoordelijke.

Conform de regelgeving is het aangewezen om een protocol op te stellen tussen beide verwerkingsverantwoordelijken om de uitwisseling van persoonsgegevens correct en transparant te regelen.

IGEAN heeft een machtiging om deze gegevens te verkrijgen. Deze machtiging werd in 2020 onderhandeld door Interafval (VVSG) voor alle afvalintercommunales. IGEAN sloot zich hierbij aan.

Wat betreft de dagelijkse uitwisseling van mutatiebestanden is er vraag vanuit de DPOs van alle gemeenten dat deze binnen korte termijn volledig worden afgebouwd en dat IGEAN de gegevens rechtstreeks bij het Rijksregister opvraagt. 

Er is de laatste maanden veel overlegd door VVSG Interafval met het Rijksregister en het blijkt nu dat de huidige algemene machtiging voldoende is voor de uitwisseling van alle nodige persoonsgegevens. Er zijn echter nog technische issues - de software die intercomunales gebruiken is blijkbaar niet aangepast om gegevens uit het Rijksregister te ontvangen - die nog een lange doorlooptijd dreigen te hebben.

Tot die tijd, om de dagelijkse dienstverlening te kunnen blijven garanderen, zullen we genoodzaakt zijn te blijven werken op de manier waarop we nu doen = de gegevens uit het bevolkingsregister via Remmicom aan INOVIM bezorgen.

Hiervoor bestond nog geen protocol, dat is er nu wel.

Juridisch kader

●       Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR): bepaalt dat verwerking van persoonsgegevens rechtmatig, behoorlijk en transparant moet gebeuren en dat verantwoordelijkheden duidelijk moeten zijn.

●       Decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer (art. 8, §1): verplicht een protocol bij systematische elektronische mededeling van persoonsgegevens tussen Vlaamse instanties.

●       Decreet van 23 december 2011 betreffende het duurzaam beheer van materiaalkringlopen en afvalstoffen: regelt de taken van afvalintercommunales en hun verwerkers

●       algemene machtiging 003/2020 ibz

Financiële gevolgen

Niet van toepassing.

Besluit

Artikel 1

Het college van burgemeester en schepenen beslist:

●       het protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens tussen de gemeente en Igean goed te keuren.

●       de burgemeester en algemeen directeur te machtigen om het protocol namens de gemeente te ondertekenen.

●       het protocol te publiceren op de gemeentelijke website conform de regelgeving inzake openbaarheid van bestuur.

●       de diensten te gelasten dit protocol te implementeren en de nodige opvolging te voorzien.