Zitting van 24 november 2025

Openbare zitting

Openbare zitting

8. Retributiereglement voor de verhuur van zalen Lokaal Dienstencentrum 't Bruggeske en Lokaal Dienstencentrum 't Erbrandje.  Goedgekeurd.

Feiten en motivering

Doel:

Het lokaal bestuur biedt dienstverlening aan inzake het verhuren van zalen in de lokale dienstencentra. Het verhuurreglement bestaat uit een huishoudelijk reglement dat de afspraken voor het gebruik van deze zalen omvat en een retributiereglement waarin de kostprijs voor het gebruik wordt vastgesteld.

Wijzigingen:

De retributiereglementen met betrekking tot verhuur van Lokaal Dienstencentrum 't Ertbrandje en Lokaal Dienstencentrum ’t Bruggeske werden samengevoegd zodat de tarieven en voorwaarden in lijn liggen met elkaar.

De verhuurreglementen bevatten nu ook een inventarisatie van de beschikbare infrastructuur in de verschillende zalen.

De verschillende categorieën werden geactualiseerd en gelijkgesteld met de andere reglementen met betrekking tot het huren van zalen.

Juridisch kader

●       decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikels 77 en 78 betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn, artikels 286 en 287 betreffende de publicatie en bekendmaking, artikel 288 betreffende de inwerkingtreding van de reglementen en artikel 330 betreffende het algemeen bestuurlijk toezicht

●       Decreet van 9 februari 2018 betreffende het lokaal sociaal beleid

●       Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 15 mei 2023 met betrekking tot het verhuurreglement lokaal dienstencentrum ‘t Bruggeske

Financiële gevolgen

De ontvangsten zijn voorzien in het meerjarenplan 2026-2031, actie AC000069, budgetrekeningen MJP000328 en MJP000329 (MAR 7005/6).

Besluit

STEMMING :

 Eenparig aangenomen.
 

Artikel 1

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het retributiereglement, zoals hieronder integraal bijgevoegd, goed:

  Artikel 1: definities

●       Het huishoudelijk reglement (hierna: “het reglement”) heeft tot doel de goede exploitatie en een optimaal gebruik te regelen van het lokaal dienstencentrum ‘t Ertbrandje, Ertbrandstraat 239, 2950 Kapellen en van de zalen, gelegen in het lokaal dienstencentrum ‘t Bruggeske, Bruggeske 4, 2950 Kapellen.

●       Met “toezichthoudende instantie’ wordt bedoeld het vast bureau van het OCMW. Met “toezichthouder” wordt bedoeld het personeelslid tewerkgesteld in het dienstencentrum  ’t Ertbrandje of dienstencentrum ‘t Bruggeske belast met het dagelijks toezicht en werking van de infrastructuur. 

●       Met “gebruiker” wordt bedoeld de vereniging, het bedrijf of de natuurlijke persoon die gebruik maakt van de infrastructuur of een deel daarvan. 

●       Door het betreden van het gebouw aanvaarden de gebruikers het reglement en de tarieven, zoals bepaald in onderhavig reglement en verbinden zij zich ertoe zich ernaar te gedragen. De gebruiker is gehouden de richtlijnen van de toezichthouder te volgen.

Artikel 2: beschikbare infrastructuur ‘t Ertbrandje

●       Dienstencentrum ’t Ertbrandje wordt enkel verhuurd op weekdagen na 17.30 uur.

●       In het weekeinde en op feestdagen kan 't Ertbrandje gehuurd worden voor volledige dagen.

●       Het dienstencentrum ’t Ertbrandje is voorzien van een aparte ingang, sanitair, toog, koeling en internettoegang op aanvraag. Tijdens de verhuring is het gebouw verwarmd.

Artikel 3: beschikbare infrastructuur ’t Bruggeske

Artikel 4: toegankelijkheid

●       Dienstencentrum ’t Ertbrandje en Dienstencentrum ‘t Bruggeske zijn voor het publiek toegankelijk tijdens de openingsuren en na reservatie van een bepaalde accommodatie .

●       De toezichthoudende instantie behoudt zich het recht voor om de infrastructuur geheel of gedeeltelijk te sluiten en de reservaties te annuleren voor zolang als nodig en zonder enig recht op schadevergoeding, om reden van openbaar nut of veiligheid of in geval van uitzonderlijke gebeurtenissen, overmacht en werken, waaronder onder meer kan begrepen worden: herstellingswerken, aanpassingswerken, onderhoudswerken, technische werken, die het geheel of gedeeltelijk sluiten van het gebouw vereisen. 

●       De zalen zijn bij avond- of dagverhuring maximaal toegankelijk tot 24 uur. Op besluit van de toezichthouder zijn afwijkende afsluituren mogelijk gespecifieerd per zaal.  

Artikel 5: aanvraag gebruik 

●       De vergaderruimtes en spreekruimtes mogen niet gebruikt worden voor feesten, eetfestijnen of recepties maar zijn bedoeld voor vergaderingen, lezingen, voordrachten, opleidingen …en overlegmomenten.

●       Voor elk gebruik van de infrastructuur moet de gebruiker, een meerderjarig persoon, een aanvraag doen aan de toezichthouder. Aan de hand van deze aanvraag informeert de gebruiker de toezichthouder over de activiteiten die hij zal uitoefenen in de gebouwen. 

●       Het geplande gebruik is pas toegestaan als de toezichthouder de aanvraag heeft bevestigd. In geval van twijfel oordeelt de toezichthoudende instantie. 

●       Zonder overeenkomst of bij vaststelling van een andere bestemming dan vermeld, verleent de toezichthouder geen toestemming tot gebruik van de accommodatie. 

●       Onderverhuring is verboden. Er mogen geen sleutels aan derde worden doorgegeven.

●       Gebruikers kunnen tijdens de kantooruren de zalen reserveren via een het reservatiesysteem. Hieraan zijn geen tijdsblokken of voorrangsregels gebonden. Zaalreservatie aanvragen buiten de kantooruren zijn onderworpen aan dezelfde aanvraagtermijnen en voorrangsregels als bij externe gebruikers. 

●       Buiten de kantooruren kunnen alle zalen worden aangevraagd in dagdelen per halve dag, avond of hele dag. Tijdens de kantooruren zijn afwijkende uurregelingen mogelijk, maar blijven de dagdeeltarieven van toepassing

●       De friteuse of oven kunnen op aanvraag gebruikt worden. Deze worden in zijn oorspronkelijke staat achter gelaten. Het gebruik van frituurvet zal worden aangerekend aan het tarief van onze maaltijdleverancier. (enkel voor dienstencentrum ’t Erbrandje)

Artikel 6: Prijszetting:

●       Voor interne gebruikers is het gebruik van een gelimiteerd aantal uren gebruik van de vergaderruimtes voorzien in de dienstverleningsovereenkomst.

●       De tarieven, inclusief btw, worden bepaald volgens de categorie van gebruiker:

●       Cat. A: erkende Kapelse verenigingen, Kapelse scholen, Kapelse politieke partijen, Politiezone Noord, Brandweer Zone Rand, Fedasil, gebruikers met een dienstverleningsovereenkomst, organisaties en instellingen die samenwerken met het sociaal huis

●       Cat. B: overige verenigingen, niet-Kapelse scholen en particulieren

●       Cat C: bedrijven en commerciële activiteiten

○       Voor interne gebruikers is het gebruik van een gelimiteerd aantal uren gebruik van de vergaderruimtes voorzien in de dienstverleningsovereenkomst.

○       Voor interne gebruikers is het gebruik van een gelimiteerd aantal uren gebruik van de vergaderruimtes voorzien in de dienstverleningsovereenkomst.

De tarieven zijn terug te vinden in het retributieregelement.

Dienstencentrum ‘t Ertbrandje

Dienstencentrum ’t Bruggeske

Artikel 7: gebruik cafetaria ‘t Erbrandje modaliteiten

●       Bij de verhuur van de cafetaria van het dienstencentrum kan er gebruik worden gemaakt van het drankenaanbod, hiervoor worden de gangbare prijzen voorzien. De prijslijst kan worden opgevraagd in het lokaal dienstencentrum.

●       Tijdens de openingsuren kunnen er dranken besteld worden via het bestelformulier.

●       Buiten de openingsuren kan de drankstock van het lokaal dienstencentrum gebruikt worden, dit dient te worden aangegeven bij aanvraag. De verbruikte dranken worden genoteerd op het drankenformulier. Bestellingen worden minimaal twee weken op voorhand geplaatst.

●       De drankstock zal voorafgaand aan de verhuring worden geteld door de toezichthouder.

○       Verhuring door de week: dranktelling gebeurd om 16u30 de dag van de verhuring

○       Verhuring in het weekend of feestdag: de dranktelling gebeurd de laatste werkdag om 16u30

○       De eerste werkdag na de verhuring zal de stock geteld worden om 9 uur.

●       De huurder heeft het recht om bij de stocktelling aanwezig te zijn. Bij afwezigheid wordt de huurder geacht de stocktelling uitgevoerd door de toezichthouder onvoorwaardelijk te aanvaarden en kunnen deze niet meer betwist worden.

●       De huurder mag eigen drank voorzien. De koeling kan gebruikt worden en wordt na verhuring opnieuw ingeladen door de huurder.

Artikel 8: aanvraagtermijnen en voorrangsregels 

●       Het gebruikersrooster wordt op basis van de chronologische volgorde van de aanvragen vastgesteld. Eventuele wijzigingen gebeuren enkel door de toezichthouder. 

●       De volgende voorrangsregeling is van toepassing: 

○       Activiteiten van de gemeente Kapellen in het gebouw hebben altijd voorrang. 

○       Activiteiten van de overige gebruikers met een dienstverleningsovereenkomst

○       Cat. A: verenigingen aangesloten bij een Kapelse adviesraad en Kapelse scholen, Politiezone Noord, Brandweerzone Rand en Fedasil

○       Cat. B: overige verenigingen, niet-Kapelse scholen en particulieren

○       Cat. C: bedrijven en commerciële activiteiten

Artikel 9. Annulatie van gebruik

●       De annulatie wordt via email of schriftelijk ingediend bij de toezichthouder.

●       De vergoeding die verschuldigd is bij annulatie is afhankelijk van het tijdstip van deze annulatie: 

○       Meer dan 3 maanden voor de datum van het gereserveerde gebruik: kosteloze annulatie  

○       Tussen 3 maand en 1 maand voor de datum van het gereserveerde gebruik: 1/2 van de contractueel bepaalde prijs te betalen 

○       Minder dan 1 maand tot en met de dag voor de datum van het gereserveerde gebruik: de volledige contractueel prijs bepaalde prijs te betalen 

○       Bij annulatie op de dag zelf, of wanneer geen annulatie werd gemeld, is 150% van de contractueel bepaalde prijs te betalen 

○       De vergoeding is niet verschuldigd in uitzonderlijke gevallen van overmacht. Deze gevallen worden beoordeeld door de toezichthoudende instantie op advies van de toezichthouder. Annulaties van activiteiten wegens te weinig deelnemers wordt niet erkend als overmacht. 

●       De vergoeding is eveneens niet verschuldigd als de gebruiker, na voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de toezichthouder, een plaatsvervanger aanduidt, die op basis van het ingevulde aanvraagformulier gebruik kan maken van de vrijgekomen uren. In alle andere gevallen is het de gebruiker verboden zijn gebruiksrechten over te dragen aan anderen. 

Artikel 10: Nutsvoorzieningen en afvalbeheer

●       Water, elektriciteit en verwarming worden steeds door de toezichthoudende instantie ter beschikking gesteld. De verwarming wordt automatisch geregeld, er is airconditioning  aanwezig. Indien er een excessief gebruik van water wordt vastgesteld, zal hier een extra betaling voor worden aangerekend. 

●       De toezichthouder kan richtlijnen opleggen op het vlak van ecologie waaraan de gebruiker zich tijdens het gebruik van de infrastructuur dient te houden, bvb. over het gebruik van wegwerpbekers, zuinig energieverbruik enz.  

●       Glas, papier en karton, PMD en restafval worden opgeruimd uit de vergaderzalen en gedeponeerd in de voorziene afvalbakken. 

Artikel 11: Dienstverlening

●       Volgende dienstverlening wordt voorzien: 

○       Gemeubelde, verwarmde en verlichte lokalen 

○       Mogelijkheid tot projectie via beamer bij aanvraag

○       Mogelijkheid gebruik whiteboard 

○       Gebruik van uitgeruste sanitaire ruimtes 

○       Gebruik van keuken (bij verhuur mogelijk)

○       Op aanvraag kan er tijdens de kantooruren gebruik gemaakt worden van kantoormateriaal zoals een kopieerapparaat, printer.

○       Klaarzetten en schoonmaak van de lokalen 

●       De toezichthoudende instantie zorgt voor de schoonmaak en het algemeen onderhoud van de infrastructuur. De kostprijs ervan is inbegrepen in de retributie. 

●       De gebruiker verbindt er zich toe de door hem gebruikte ruimte(s) steeds in behoorlijke staat achter te laten. De gebruiker ruimt de infrastructuur na gebruik op en plaatst alle meubilair en materiaal terug naar zijn oorspronkelijke positie. 

●       De toezichthoudende instantie stelt de nodige toestellen, materialen en uitrusting (zoals voorzien per locatie) ter beschikking aan de gebruiker. De gebruiker mag zonder voorafgaande en uitdrukkelijke toestemming van de toezichthouder geen toestellenmaterialen of uitrusting meebrengen. De gebruiker moet zorgen voor de noodzakelijke keuringen en controles van de materialen die hij, mits toestemming, meebrengt. De ter beschikking gestelde materialen worden vermeld in de technische fiche van de zaal in kwestie. 

●       Voor geen enkele zael is er ICT ondersteuning voorzien. Defecten of problemen met de computers dienen steeds gemeld te worden aan de toezichthouder. 

●       Er kan levering worden gevraagd van materialen uit de gemeentelijke uitleendienst, tegen de daarvoor geldende tarieven, voorzien in het uitleenreglement feestmaterialen. 

Artikel 12: Toegang

Ertbrandje:

De sleutel voor de verhuring wordt minimaal één dag op voorhand van de verhuring opgehaald bij de centrumleider of verantwoordelijke dienstencentra tijdens de openingsuren. De dag na de verhuring wordt deze terug overhandigd. Tenzij de verhuring in het weekend is, kan de sleutel op vrijdag worden opgehaald en op maandag worden teruggebracht.

Bruggeske:

De badge haal je af in het Dienstencentrum ’t Bruggeske, Bruggeske 4, 2950 Kapellen, tijdens de kantooruren (zie website). Het ophalen van de badge kan maximum 1 dag op voorhand. Na je activiteit of de eerste werkdag nadien voor 10.00u, bezorg je de badge terug.

Artikel 13: Decoratie – decor - apparatuur

Versieringen kunnen enkel aangebracht worden na overleg met de toezichthouder. Het is verboden om enig hechtingsmiddel aan te brengen aan wanden, plafond, vloer of meubilair. Alle aangebrachte en/of meegebrachte materialen moeten na afloop verwijderd worden zonder beschadiging van de infrastructuur.

Artikel 14: Gebruik meubilair en materiaal 

●       De tafelopstelling in de vergaderzalen en cafetaria moet na gebruik terug op de oorspronkelijk wijze worden teruggeplaatst.

●       Alle eet en drankgerief dient afgewassen en afgedroogd te worden.

●       Alle materiaal inclusief servies, bestek, glaswerk worden op de juist plaats terug gelegd.

●       Alle aangebrachte decoraties worden verwijderd.

●       De toog, keuken, tafels en stoelen worden netjes achtergelaten en gepoetst.

●       De zaal en inkomhal moeten minimaal geveegd worden.

●       Glas, PMD, papier en karton worden terug meegenomen om reden dat er geen selectieve verzameling van dit afval is voorzien in het dienstencentrum.

●       Alle elektrische toestellen worden na gebruik uitgezet.

●       Alle ramen en deuren dienen gesloten te worden.

 Artikel 15: Openbare orde

●       De toezichthouder heeft te allen tijde het recht toezicht uit te oefenen in alle ruimtes van de infrastructuur, uiteraard mits het in acht nemen van de nodige discretie. 

●       Dieren worden niet tot het gebouw toegelaten, met uitzondering van assistentiehonden of na voorafgaande toestemming van de toezichthoudende instantie. Eigenaars zijn aansprakelijk voor alle schade die door hun dier veroorzaakt. 

●       De gebruiker zorgt ervoor dat hijzelf of de leden van zijn organisatie of vereniging, gasten en genodigden zich tijdens hun aanwezigheid in de infrastructuur steeds correct en beleefd gedragen.

●       De toezichthouder is verantwoordelijk en aansprakelijk voor de beteugeling van dronkenschap, het naleven van de reglementering betreffende geluidhinder volgens de politie en gemeentelijke wetgeving, bekomen van een tapvergunning (indien nodig).

●       Bij onaangepast gedrag dienen in eerste instantie maatregelen te worden genomen door de gebruiker. Indien maatregelen niet efficiënt blijken te zijn, dient de toezichthouder te worden verwittigd. Desgevallend kan de toezichthouder de politie oproepen. Dit kan gebeuren bij elke vorm van weerspannigheid, slagen,
verwondingen, vandalisme, diefstal en zedenfeiten. 

●       De toezichthoudende instantie behoudt zich te allen tijde het recht voor om op gemotiveerde wijze personen de toegang tot de infrastructuur te ontzeggen indien zij van mening is dat die personen de goede orde kunnen verstoren. 

●       Zo kan onder meer de toegang worden geweigerd aan personen in staat van dronkenschap of enige vorm van intoxicatie, personen die de orde verstoren, personen die dit reglement niet naleven of de aanwijzingen van de toezichthouder niet opvolgen, personen in onzindelijke toestand, personen die daden stellen die niet stroken met de welvoeglijkheid of met de goede zeden of de veiligheid van zichzelf of anderen in gevaar brengen. 

Artikel 16: Veiligheid 

●       Alle deuren moeten, zowel aan de binnen- als aan de buitenzijde, te allen tijde worden vrijgehouden. Geen enkel materiaal mag de doorgang naar de nooduitgangen verhinderen. Deze mogen ook niet onbruikbaar worden gemaakt. De nooduitgangen mogen uitsluitend worden gebruikt in geval van nood. De zelfsluitende branddeuren mogen noch in open, noch in gesloten toestand met enig mechanisme of materiaal worden geblokkeerd. Brandblusapparatuur mag nooit door aangebrachte materialen of meubilair worden ingesloten of aan het zicht onttrokken. De noodverlichting mag nooit uitgeschakeld worden. 

●       Het is verboden om zich op het terras te begeven tenzij voor het gebruik van de noodtrap bij brand.

●       Het is verboden zekeringkasten uit te schakelen. Alle aansluitingen moeten gebeuren in de bestaande voorzieningen met stekkers en kabels die voldoen aan de geldende veiligheidsvoorschriften. De voorziene stroomsterkte mag niet worden overschreden. 

●       Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de toezichthouder is het verboden

○       vuur (bv. kaarsen), rook- of ontploffingsmechanismen, flessengas te gebruiken; 

○       eigen materialen en/of (elektrische) toestellen in de lokalen op te slaan of op te bergen; 

○       toestellen of meubilair voor andere dan hun oorspronkelijke doeleinden te gebruiken; 

○       om het even welke gevaarlijke of hinderlijke voorwerpen binnen te brengen; 

○       bijkomende verwarmingsinstallaties te plaatsen; 

○       wijzigingen aan te brengen aan de nutsvoorzieningen; 

●       Roken binnen de gebouwen, hierin begrepen alle inkomsassen, inkomhallen, lokalen en sanitair, is verboden. De gebruiker verbindt zich ertoe erover te waken dat het rookverbod wordt nageleefd. 

●       Het EHBO-materiaal voorhandig in de infrastructuur mag gebruikt worden. Bij ernstige kwetsuren, ongevallen of ander lichamelijke of psychische aandoeningen moet de gebruiker zelf de hulpdiensten oproepen. 

●       De maximumcapaciteit vastgelegd door de brandweer inzake brandveiligheid is vermeld per zaal. De huurder ziet er op toe dat dit maximum aantal niet overschreden wordt.

●       De gebruiker is verantwoordelijk voor het goede verloop van de activiteit. Hij is verantwoordelijk voor de evacuatie van het lokaal bij brandalarm.  Het lokaal dienstencentrum en de achter- of bovengelegen appartementen moeten altijd bereikbaar zijn voor de brandweer en andere hulpdiensten. Alle toegangswegen dienen verkeer en obstakel te zijn zodat materieel en de voertuigen van de brandweer en hulpdiensten veilig kunnen rijden en werken.

●       De gebruiker waarborgt de orde in de onmiddellijke omgeving van het gebouw. De activiteit mag ook geen last berokkenen aan gebruikers van andere delen van het gebouw.

●       De gebruiker dient te allen tijde de door de toezichthoudende instantie opgelegde veiligheidsvoorschriften na te leven. De gebruiker dient te allen tijde de aanwijzingen van de toezichthouder nauwkeurig op te volgen. 

●       Het niet naleven van deze veiligheidsvoorschriften kan de stopzetting van de activiteit tot gevolg hebben. 

●       De huurder geeft iedere bevoegde ambtenaar altijd toegang tot de gehuurde zaal.

Artikel 17: Aansprakelijkheid voor schade 

●       De gebruiker meldt bij aanvang van de gebruiksperiode onmiddellijk beschadigingen of vaststellingen van diefstal aan infrastructuur, meubilair of installaties aan de toezichthouder. Bij ontstentenis van deze aangifte wordt de gebruiker geacht de infrastructuur met meubilair en installaties in goede staat te hebben ontvangen. 

●       De toezichthoudende instantie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor om het even welke schade van lichamelijke of stoffelijke aard naar aanleiding van het toegestane gebruik van lokalen of materialen, alsook voor diefstal, verlies of beschadiging van persoonlijke bezittingen 

●       De gebruiker is, overeenkomstig het burgerlijk wetboek, aansprakelijk voor alle schade (hierin begrepen diefstal) aan de gebruikte accommodatie en het materiaal die door hemzelf of zijn leden werd veroorzaakt. De gebruiker is tevens aansprakelijk voor de schade toegebracht door zijn aangestelde en genodigden. De aangebrachte schade dient onmiddellijk aan de toezichthouder gemeld te worden. De herstellings- of vervangingskosten zullen op eerste verzoek vereffend moeten worden. 

Artikel 18: Verzekeringen 

●       Ter dekking van de burgerlijke aansprakelijkheid bij het gebruik van de infrastructuur, kan de gebruiker een verzekeringspolis afsluiten. 

●       Ingeval van gebruik van eigen materialen is de gebruiker ertoe gehouden hiervoor zelf de nodige verzekeringen af te sluiten. 

●       Bij een tentoonstelling staat de gebruiker in voor de verzekering van de tentoongestelde voorwerpen voor alle risico’s van brand, diefstal en beschadiging. 

●       De toezichthoudende instantie sluit voor de contractuele aansprakelijkheid in het kader van de dekking brand en aanverwante gevaren van de gebruikers een eigen contract af met afstand van verhaal naar de gebruikers toe. 

Artikel 19: Schulden 

●       De gebruiker is persoonlijk aansprakelijk voor schulden tegenover derden. 

●       Alle mogelijke verschuldigde taksen, belastingen, wettelijke financiële retributies (bv. UNISONO-rechten) zijn ten laste van de gebruiker, met uitzondering van deze waarvoor de toezichthoudende instantie overeenkomsten heeft afgesloten. 

Artikel 20: Sancties  

●       Bij niet of niet-tijdige betaling door de gebruiker van door hem verschuldigde bedragen vermeld in het dit reglement, krijgt de gebruiker hiervoor een aanmaning.

●       Indien hier geen gevolg gegeven wordt, kan dit leiden tot het ontzeggen van het gebruik van de infrastructuur voor een bepaalde periode of definitief. 

●       In elk geval blijven de vergoedingen ingevolge de met de toezichthoudende instantie afgesloten overeenkomst te betalen, te verhogen met de wettelijke verwijlinteresten en een administratiekost van 25 euro. 

Artikel 21: Facturatie  

●       De huurder ontvangt een factuur met de afrekening van de gehuurde modaliteiten alsook van de verbruikte drank.

●       De retributie is verschuldigd door de persoon die de gebruiksaanvraag indient.

Artikel 2

Dit retributiereglement geldt vanaf 1 januari 2026 tot en met 31 december 2031 en vervangt alle voorgaande reglementen.