Zitting van 24 november 2025

Openbare zitting

Openbare zitting

61. Retributiereglement voor de opzoeking in de bevolkingsregisters en registers burgerlijke stand.  Goedgekeurd.

Feiten en motivering

Het retributiereglement met betrekking tot de opzoekingen in de bevolkingsregister en de registers van de burgerlijke stand moet opnieuw worden vastgelegd. 

Doel:

De registers van de burgerlijke stand en de bevolkingsregisters kunnen geraadpleegd worden voor onder andere genealogisch onderzoek. Deze informatie is echter vertrouwelijk en onderworpen aan de wet op de privacy en de bevolkingswetgeving. Daarom is er voor overlijdensakten jonger dan 50 jaar, huwelijksakten jonger dan 75 jaar en geboorteakten jonger dan 100 jaar een schriftelijke toestemming nodig van de voorzitter van de Rechtbank van Eerste Aanleg. Documenten ouder dan bovenstaande termijnen, kunnen aangevraagd worden door het voorleggen van de identiteitskaart.    

Voor het verrichten van dergelijke opzoekingen met het oog op het samenstellen van een stamboom of het opsporen van mogelijke erfgenamen van overledenen wordt vaak de medewerking van de dienst burgerzaken gevraagd. Stamboomonderzoek is echter een hobbyactiviteit, die niet behoort tot het takenpakket van de gemeente maar die wel een tijdrovende activiteit impliceert voor de medewerkers van de dient burgerzaken. De eigenlijke onderzoekers zijn vaak ook geen inwoners van de gemeente Kapellen. De link ligt in het gegeven dat de gemeente in het bezit is van deze registers. 

Door de invoering van de Databank Akten van de Burgerlijke Stand (DABS) zijn burgers in de mogelijkheid om hun aanvraag in elke gemeente of stad neer te leggen, en niet enkel bij de gemeente die in het bezit is van deze registers. In DABS zijn geboorte-, huwelijks-, en overlijdensakten vanaf 1950 digitaal beschikbaar.  

Akten van voor 1950 dienen eerst opgezocht te worden in de papieren archieven, waarna een adhoc migratie volgt in DABS. Deze opzoekingen vereisen meer werk, wat een hogere kostprijs tot gevolg heeft.   

Wijzigingen:

●       Wettelijke opzoekingen zoals erfgenamen voorzien via geijkte procedure waarvoor goedkeuring van het college is vereist  (alsook genealogie en wetenschappelijk onderzoek) = gratis

●       Andere persoonlijke / privé vragen (die openbaar zijn) = betalend

●       30 euro per begonnen uur

De hoogte van de retributie werd hierdoor aangepast, mede omdat de opzoekingen in het kader van persoonlijke vragen arbeidsintensief zijn, wat een hogere kostprijs tot gevolg heeft.

Juridisch kader

●       decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikels 40 en 41 betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad, artikels 286 en 287 betreffende de publicatie en bekendmaking, artikel 288 betreffende de inwerkingtreding van de reglementen en artikel 330 betreffende het algemeen bestuurlijk toezicht

●       gemeenteraadsbeslissing van 18 november 2019 met betrekking tot het retributiereglement voor de opzoeking in de bevolkingsregisters en registers burgerlijke stand 

Financiële gevolgen

De ontvangst is voorzien in het meerjarenplan 2026-2031, actie AC000066, budgetrekening MJP000324 (MAR 7000).

Besluit

STEMMING :

 Eenparig aangenomen.
 

Artikel 1

De gemeenteraad keurt het retributiereglement, zoals hieronder integraal bijgevoegd, goed:

Artikel 1:  definities

Openbare akten

Overlijdensakten ouder dan 75 jaar of opgemaakt na 31 maart 2019, huwelijksakten ouder dan 75 jaar, geboorteakten en andere akten ouder dan 100 jaar oud.

Niet-openbare akten

Akten jonger dan of gelijk aan bovenstaande termijnen openbare akten.

Openbare uittreksels bevolkingsregister

Uittreksels uit de bevolkingsregisters die meer dan 120 jaar geleden afgesloten werden.

Niet openbare uittreksels bevolkingsregister

Uittreksels uit de bevolkingsregisters die jonger zijn dan 120 jaar.

Artikel 2: voorwaarden

De registers van de burgerlijke stand en de bevolkingsregisters kunnen geraadpleegd worden onder strikte voorwaarden. Deze informatie is vertrouwelijk en onderworpen aan wettelijke bepalingen.

Openbare akten en uittreksels

Deze kunnen door eenieder opgevraagd worden mits voorlegging van een geldig identiteitsdocument.

Niet-openbare akten

Deze kunnen opgevraagd worden door:

●       de persoon van wie de akte de staat van de persoon vaststelt of wijzigt (= de betrokkene)

●       de wettelijke vertegenwoordiger van de betrokkene

●       de echtgenoot/echtgenote, wettelijk samenwonende, bloedverwanten in opgaande en nederdalende lijn in de eerste graad en erfgenamen mits bewijs van een gerechtvaardigd belang (limitatieve lijst en bewijsstuk noodzakelijk)

Akten betreffende de aanpassing registratie geslacht kunnen enkel aangevraagd worden door:

●       de persoon van wie de akte de staat van de persoon vaststelt of wijzigt (= de betrokkene)

●       de wettelijke vertegenwoordiger van de betrokkene

Niet-openbare uittreksels bevolkingsregister

Deze kunnen door eenieder opgevraagd worden voor zichzelf door voorlegging een geldig identiteitsdocument of mits toestemming van:

●       De betrokken persoon zelf

●       De langstlevende echtgeno(o)t(e) of wettelijk samenwonende partner indien de betrokken persoon overleden of niet meer gezond van geest is. Voor minderjarigen wordt de toestemming gegeven door de ouders of voogd.

●       Ten minste één van de afstammelingen in eerste graad indien de betrokken persoon overleden is en geen langstlevende echtgeno(o)t(e) of wettelijk samenwonende partner heeft nagelaten of deze laatste niet meer gezond van geest is.

Zijn er geen afstammelingen in eerste graad, of deze zijn niet gezond van geest of overleden, dan beslist het college van burgemeester en schepenen. De aanvraag gebeurt via een gemotiveerd verzoekschrift aan het college van burgemeester en schepenen. Het verzoekschrift omvat tevens de verbintenis van de aanvrager dat hij de verkregen informatie enkel gebruikt voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden met vermelding van eventuele publicaties. Het college van burgemeester en schepenen kan steeds om bijkomende inlichtingen vragen ter staving van de aanvraag.

Artikel 3: procedure opsporing erfgenamen

De procedure voor het raadplegen van de bevolkingsregisters, uitsluitend om erfgenamen op te sporen, is de volgende:

●       Het verzoek tot het bekomen van informatie uit de afgesloten registers in het kader van erfrechtelijke genealogie, dient te worden gericht aan de ambtenaar van de burgerlijke stand, aan de hand van een gemotiveerd verzoekschrift.

●       Het verzoekschrift dient op straffe van niet-ontvankelijkheid ingediend te worden door de instantie die door de wet belast is met de wettelijke opdracht waarvoor het erfrechtelijk genealogisch onderzoek noodzakelijk is (vb. een notaris of een advocaat), dan wel door diens verwerker, mits deze een duidelijk en welomschreven bijzondere lastgeving toevoegt aan het verzoekschrift. Wanneer de notaris of de advocaat (verwerkingsverantwoordelijke) een mandaathouder (verwerker), bijvoorbeeld een genealoog, aanwijst om een erfgenaam op te sporen, moet dat mandaat bovendien bij de aanvraag bijgevoegd worden. Aangezien dat mandaat nauwkeuring moet zijn, moet het de verwerkingsverantwoordelijke duidelijk vermelden.

●       Het verzoekschrift vermeldt duidelijk de toepasselijke wetgeving waaruit de wettelijke opdracht en de daarvoor noodzakelijke gegevens blijken, alsook de essentiële elementen van de gegevensverwerking.

●       Voor zover deze instantie toegang heeft tot het Rijksregister, dient deze, aan te tonen dat de gevraagde informatie niet beschikbaar is in het rijksregister. Het is pas daarna, als de relevante gegevens niet beschikbaar zijn, dat ze zich tot de ambtenaar van de burgerlijke stand mogen richten. De mededeling van gegevens dient alleszins strikt beperkt te worden tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de wettelijke opdracht.

●       De ambtenaar van burgerlijke stand kan, bij een met redenen omklede beslissing, toestaan dat de aanvrager zelf de fysieke bevolkingsregisters kan raadplegen. In voorkomend geval dient de raadpleging plaats te vinden onder toezicht en verantwoordelijkheid van de ambtenaar van burgerlijke stand of diens afgevaardigde. De ambtenaar van de burgerlijke stand kan de raadpleging ook zelf uitvoeren en binnen een redelijke termijn een uittreksel afgeven.

●       In geval van weigering, kan de aanvrager tegen deze beslissing van weigering van de ambtenaar van de burgerlijke stand in beroep gaan. De aanvrager kan beroep aantekenen bij de FOD Binnenlandse Zaken, Algemene Directie Identiteit en Burgerzaken, Dienst Toegang Rijksregister, Park Atrium, Koloniënstraat te 1000 Brussel via e-mail: CallCenterRRN@rrn.fgov.be.

●       De gemeente kan eveneens ter controle in een raadplegingsregister bijhouden wie de bevolkingsregisters geraadpleegd heeft, met vermelding van de opdrachtgever, een kopie van het mandaat en het dossier waarop de raadpleging betrekking heeft, met inachtneming van de wetgeving inzake gegevensbescherming.

Artikel 3:Tarieven

De retributie voor opzoekingen in de bevolkingsregisters en de registers van de burgerlijke stand voor akten vóór 1950 bedraagt 30,00 euro per begonnen uur.

De retributie is verschuldigd door de aanvrager en dient betaald te worden bij de aanvraag van de opzoekingen.

Opzoekingen die worden gevraagd, maar die niet tot een resultaat leiden (bijvoorbeeld indien de gemeente niet in het bezit is van het gevraagde), geven eveneens aanleiding tot het betalen van de vergoeding.

Vrijstelling tot het betalen van retributie kan worden verleend bij wetenschappelijk onderzoek, na een gemotiveerd verzoek aan de burgemeester of de gemachtigde beambte van de burgerlijke stand en een gunstige beslissing van het college van burgemeester en schepenen of in het kader van de procedure opsporing van erfgenamen zoals vermeld in artikel 3.

Artikel 2

Dit retributiereglement geldt vanaf 1 januari 2026 tot en met 31 december 2031 en vervangt alle voorgaande reglementen.