Zitting van 15 december 2025

Openbare zitting

Openbare zitting

22. Overeenkomst tussen het gemeentebestuur van Kapellen en vzw Zwarte Paula inzake de werking en betoelaging van het jeugdhuis.  Goedgekeurd.

Feiten en motivering

’t Oud-Gemeentehuis, gelegen te Antwerpsesteenweg 2, 2950 Kapellen, krijgt als invulling/functie 'Huis voor jeugd en welzijn'. Het gemeentebestuur stelt binnen dit totaalplaatje de eerste verdieping ter beschikking aan jeugdhuis Zwarte Paula.

Daardoor wordt het convenant aangepast aan de huidige situatie.

In deze overeenkomst worden een aantal voorwaarden opgesomd waaraan het jeugdhuis moet voldoen om recht te hebben op de voorziene toelage.

●       Het gemeentebestuur voorziet een basistoelage (2.500 euro) voor Zwarte Paula vzw.

●       In ruil hiervoor verwacht het gemeentebestuur een uitgebreid recreatief en informatief aanbod, jaarlijks werkingsverslag met informatie over het aanbod, ledenlijst, begroting en de rekening.

●       Verder worden in de convenant voorwaarden, rechten en plichten opgenomen rond openingstijden, geluidsniveau, gebruik van infrastructuur, en het afsluiten van verzekeringen.

●       Het jeugdhuis kan een extra toelage (3.500 euro) krijgen als zij hiervoor een gemotiveerde aanvraag doen bij de jeugd- en cultuurdienst. Deze toelage kan dienen om de kostprijs te drukken bij een groter evenement (bv. duurdere artiest).

In bijlage kan het volledige convenant worden teruggevonden.

Los van het convenant wordt ook nog een afsprakennota met Zwarte Paula vzw opgemaakt omtrent het gebruik van 't Oud-Gemeentehuis.

Juridisch kader

●       decreet Lokaal Bestuur  van 22 december 2017 en latere wijzigingen

●       beslissing gemeenteraad van 17 december 2018 met betrekking tot de convenant tussen jeugdhuis Zwarte Paula en het gemeentebestuur Kapellen

Financiële gevolgen

Volgende budgetpost is voorzien ter ondersteuning van het jeugdhuis:

●       MJP000678 - werkingsbijdrage jeugdhuis - € 6.000,00

Deze omvat de basissubsidie (€ 2.500,00) alsook het maximale projectsubsidiebedrag (€3.500,00).

Besluit

STEMMING :

 Eenparig aangenomen.
 

Artikel 1

De gemeenteraad keurt het convenant, zoals hieronder integraal bijgevoegd, goed:

OVEREENKOMST TUSSEN HET GEMEENTEBESTUUR VAN KAPELLEN EN VZW ZWARTE PAULA INZAKE DE WERKING EN BETOELAGING VAN HET JEUGDHUIS

1.    ONDERGETEKENDEN

1. Het gemeentebestuur van Kapellen met zetel te Kapellen, Bruggeske 1, hier vertegenwoordigd door haar college van burgemeester en schepenen, daartoe gemachtigd door de gemeenteraad in zitting 15 december 2025, voor wie hier tekenen:

●     mevrouw A. Stokmans, burgemeester

●     de heer D. Van Tiggelen, algemeen directeur

partij enerzijds en hierna genoemd “het gemeentebestuur”

en

2. de vereniging zonder winstoogmerk “vzw Zwarte Paula” met zetel te Kapellen, p/a Dorpsstraat 45, 2950 Kapellen, hier vertegenwoordigd door:

●       de heer Jonas Ollevier, bestuurder

●       de heer Senne Van Cleuvenbergen, bestuurder

●       de heer Lars Ollevier, bestuurder

partij anderzijds en hierna genoemd “het jeugdhuis”

komen overeen wat volgt:

2.    UITEENZETTING

Het gemeentebestuur kiest ervoor om vzw Zwarte Paula te betoelagen op basis van een overeenkomst.  In de overeenkomst worden een aantal voorwaarden opgesomd waaraan het jeugdhuis moet voldoen om recht te hebben op de voorziene toelage. Het gemeentebestuur voorziet een basistoelage voor het jeugdhuis die voldoen aan enkele minimale voorwaarden o.a. het uitbouwen van de ontmoetingsfunctie en organiseren van activiteiten. Naast deze basistoelage voorziet het gemeentebestuur ook de (café)infrastructuur en het onderhoud ervan.

3.    OVEREENKOMST

Artikel 1 - Voorwerp

Het gemeentebestuur en het jeugdhuis komen overeen om samen te werken aan de realisatie van een jeugdhuisbeleid. Het jeugdhuis krijgt jaarlijks een toelage van het gemeentebestuur, rekening houdend met het krediet in het budget en de bepalingen van dit reglement. Naast budget krijgt het jeugdhuis ook voordelen in natura zoals onder andere gebruik van de (café)infrastructuur en materialen.

Artikel 2 - Basisprincipes van open jeugdwerk[1]

In open jeugdwerk draait alles om jongeren. Het is een verzamelnaam voor werkingen die door jongeren worden opgezet en geleid, allemaal met als doel het creëren van een plek voor jongeren. Het beste van alles? Iedereen is welkom!

Openheid als sleutel

●       Open lidmaatschap

Je hoeft geen lid te zijn om te kunnen deelnemen aan activiteiten of zelf actie op te zetten.

●       Open activiteitenaanbod

Het aanbod staat niet vast en varieert naargelang de wensen van de organisatoren of   deelnemers.

●       Open jeugdwerk staat open voor alle jongeren

Open jeugdwerk staat open voor iedereen. Deelnemen mag, deelhebben kan, maar is niet verplicht.

●       Open jeugdwerk is open op vlak van thema

Open jeugdwerk legt geen beperkingen op naar inhoud en vertrekt vanuit wat jongeren willen doen en hoe ze dat willen doen.

Artikel 3 - Bouwstenen van open jeugdwerk

●       Jongeren staan centraal

Open jeugdwerk is van, voor en door jongeren. Jongeren staan aan het roer: zij krijgen een duidelijke plaats in de (besluitvormings)processen over de organisatie en haar aanbod.

●       Open ontmoeting

Open jeugdwerk zorgt voor kansen zodat jongeren elkaar ontmoeten. Ontmoeting staat voorop. Daarom is het breed toegankelijk en laagdrempelig: vrije inloop op bereikbare locatie met een democratisch prijzenbeleid...

●       Groeien en leren

Open jeugdwerk is een experimenteerplek waar je kan leren en groeien door te doen en te ervaren. Het biedt ruimte om te experimenteren, voor het kennismaken met een brede waaier aan thema’s en het ontwikkelen van verschillende vaardigheden.

●       Collectief

Open jeugdwerk vertrekt vanuit groepen jongeren. Het is groepswerk en stimuleert netwerkvorming en vriendschappen, ook buiten de al bekende kringen.

●       Gelijkwaardig

Open jeugdwerk is breed toegankelijk, zet in op gelijkwaardigheid en zet diversiteit in als een sterkte. Open jeugdwerk is er voor alle jongeren en is zich bewust van ongelijkheid en aanwezige drempels. Open jeugdwerk streeft ernaar om jeugdwerk zo toegankelijk mogelijk te maken.

●       Democratiserend

Open jeugdwerk is een experimenteerplek voor uitwisseling, democratische besluitvorming en participatie. Het geeft een plaats aan de stem van jongeren in het besturen van organisaties en het organiseren van projecten. Open jeugdwerk heeft aandacht voor minder dominante meningen en stemmen.

●       Buurtgericht

Open jeugdwerk werkt aan open, solidaire en warme buurten. Het neemt een rol op in de buurt en neemt jongeren en bewoners mee als partner. Dit zorgt voor betrokkenheid en begrip naar jeugdwerkingen en omgekeerd.

●       Politiserend

Open jeugdwerk maakt jongeren betrokken, versterkt hen en geeft hen een stem, zodat ze meer impact kunnen hebben op de samenleving. Het brengt onrecht onder de aandacht en fungeert als spreekbuis voor de jongeren.

Artikel 4 - Openingstijden en sluitingsuren

Het jeugdhuis bezorgt elke twee maanden een overzicht van geplande activiteiten. Het gemeentebestuur wordt minstens twee weken op voorhand per e-mail op de hoogte gebracht van een extra openingsavond. Het overzicht verzenden ze naar jeugd@kapellen.be.

Grotere evenementen / activiteiten geeft het jeugdhuis ten laatste twee maanden op voorhand door aan het gemeentebestuur. Bij grote activiteiten kan het jeugdhuis gratis gebruik maken van de gemeentelijke fuifzaal Eskapade en BIZ als deze beschikbaar zijn. Dit toetst het bestuur van het jeugdhuis minstens 2 maanden op voorhand af bij het gemeentebestuur.

Bij voornoemde openingstijden moet steeds het sluitingsuur gerespecteerd worden. Tot 02.00 uur tijdens weekdagen en op zondagavond en tot 03.00 uur tijdens het weekend (vrijdag- en zaterdagavond).

Het jeugdhuis mag altijd bijkomende activiteiten organiseren waarbij het jeugdhuis niet gebruikt wordt: een jeugdhuizentocht, een uitstap naar een pretpark, een quiz op andere locatie enzovoort.

Artikel 5 - voorwaarden voor toelage

1. Voorwaarden voor basistoelage

Het jeugdhuis krijgt een basistoelage van € 2.500 (80% bij aanvang van het werkingsjaar: voor 30 januari, 20% bij goedkeuring werkingsverslag). In ruil hiervoor verwacht het gemeentebestuur een uitgebreid recreatief en informatief aanbod, jaarlijks werkingsverslag met informatie over het aanbod, ledenlijst, begroting en de rekening.

Het jeugdhuis houdt ook rekening met de afspraken over volgende onderdelen:

Accommodatie:

●       De ruimte waarin de werking zich ontplooit, dient tijdens de openingsuren exclusief ter beschikking te staan van het jeugdhuis.

●       De ontmoetingsruimte dient in een degelijke staat te verkeren, veilig te zijn en goed onderhouden te worden.

●       Na openingsdagen, activiteiten en evenementen zorgt het bestuur van het jeugdhuis ervoor dat de ruimte vrij is van alle afval en rommel (lege blikjes, flesjes, slingers, attributen, …). Als de planning het toelaat, voorziet het gemeentebestuur dat de ruimte gepoetst wordt.

Structuur en inspraak in de werking:

●       Het jeugdhuis neemt de vorm aan van een vereniging zonder winstoogmerk (vzw) met maatschappelijke zetel binnen de gemeente.

●       De raad van bestuur vergadert minstens 1 keer per jaar.

Administratie:

●       Het jeugdhuis bezorgt de jeugd- en cultuurdienst minstens 2 maanden op voorhand (tenzij anders afgesproken met de jeugd- en cultuurdienst) een overzicht van de activiteiten/openingsdagen.

●       Het jeugdhuis sluit volgende verzekeringen zelf af en bezorgt jaarlijks een bewijs aan de jeugd- en cultuurdienst:

●       Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid tegenover derden;

●       Verzekering lichamelijke ongevallen voor de leden en medewerkers;

●       Verzekering objectieve aansprakelijkheid voor het gebouw en indien nodig voor bepaalde activiteiten.

●       Verzekering brand en ontploffingsschade voor de eigen inboedel.

●       Het jeugdhuis beschikt over een ledenlijst, verslagen van alle vergaderingen en gegevens m.b.t. het financieel beleid (budget en rekening).

●       Het jeugdhuis werkt i.s.m. Formaat een privacyverklaring uit.

●       Het jeugdhuis is lid van een overkoepelend orgaan (vb. Formaat).

●       Het jeugdhuis blijft aansprakelijk tegenover derden, en tegenover om het even welk gezagsorgaan, bestuur of instantie; bijvoorbeeld voor het betalen van auteursrechten (SABAM), billijke vergoeding, verzekeringen, enz.

Doelgroep:

●       De werking van het jeugdhuis is voornamelijk gericht op 16 - tot 30-jarigen.

Activiteitenaanbod:

●       Zie de basisprincipes zoals beschreven in artikel 2.

●       Zie de functies zoals beschreven in artikel 3.

●       Minstens 4 keer per jaar wordt een sportieve of recreatieve (ontspannings)activiteit georganiseerd: tafelvoetbal- of dartstornooi, gezelschapsspelenavond, speciale muziek of een thema-avond, optreden, TV-uitzending op groot scherm, een sportactiviteit, een quiz, een uitstap, …

●       Het jeugdhuis gaat minstens 2 keer per jaar een samenwerkingsverband aan met de jeugd- en cultuurdienst (of een andere dienst) voor de organisatie van of een deelname aan een gemeentelijke activiteit (vb. Pulptuur, dorpsdag, Kamp Noord, …)

Informatie en communicatie:

●       Via minstens één informatiebron krijgen jongeren informatie over de werking en de structuur van het jeugdhuis, de activiteiten en de mogelijkheden tot participatie.  Deze informatie wordt ook aan de gemeentelijke jeugd- en cultuurdienst bezorgd.

●       Er is regelmatig overleg tussen het jeugdhuis en de gemeentelijke jeugddienst om de werking van het jeugdhuis op te volgen.

●       Het jeugdhuis voert gerichte promoacties via posters, flyers, sociale media en/of website om de doelgroep te bereiken.

●       Het jeugdhuis staat zelf in voor de communicatie met de politiediensten. Het tweemaandelijks overzicht wordt ook rechtstreeks naar hen gemaild (pz.noord.hhoo@police.belgium.eu). Het gemeentebestuur wordt altijd op de hoogte gebracht van de communicatie met de politiediensten.

Afspraken over (sterke)drank:

●       Aanbieden van sterke drank is verboden.

Uitzonderingen moeten goedgekeurd worden door het college van burgemeester en schepenen. Sterke drank mag niet verkocht, geschonken of aangeboden worden aan min-achttienjarigen.

●       Het is verboden om alcohol te verkopen, te schenken of aan te bieden aan wie jonger is dan zestien jaar. Met alcohol bedoelt men alle alcoholhoudende dranken van meer dan 0.5% vol., onder andere bier, wijn, ...

●       Van elke persoon die alcohol wil kopen, mag gevraagd worden zijn leeftijd aan te tonen.

●       Het jeugdhuis voorziet een ruim assortiment een alcoholvrije dranken, bv. alcoholvrije bieren en frisdranken.

●       Het jeugdhuis voorziet gratis kraanwater voor haar bezoekers.

2. Voorwaarden voor extra toelage

Het jeugdhuis kan een extra toelage krijgen als zij hiervoor een gemotiveerde aanvraag doen bij de jeugd- en cultuurdienst. Deze toelage kan dienen om de kostprijs te drukken bij een groter evenement (vb. duurdere artiest, …).

Deze toelage kan enkel rekening houdend met het voorziene krediet in het budget.

Artikel 6 - Vermindering van het subsidiebedrag

Het college van burgemeester en schepenen kan het subsidiebedrag van de basistoelage verminderen als daar voldoende redelijke argumenten voor zijn. Het subsidiebedrag kan ook ingehouden worden in geval van vernieling / defecten aan de accommodatie en gemeentelijk materiaal, behalve als het door normale slijtage komt.

Artikel 7 - Werkingsverslag

Het jeugdhuis dient jaarlijks een subsidieaanvraag met werkingsverslag in bij de gemeentelijke jeugd- en cultuurdienst. De subsidieaanvraag met werkingsverslag dient elk jaar uiterlijk tegen 1 maart aan de gemeentelijke jeugd- en cultuurdienst (jeugd@kapellen.be) te worden bezorgd. Bij goedkeuring van dit verslag heeft het jeugdhuis recht op de overige 20% van hun basistoelage.

Het college van burgemeester en schepenen brengt het jeugdhuis elk jaar uiterlijk tegen 31 maart op de hoogte van de toegekende toelage. De toelage wordt daarna zo snel mogelijk op de bankrekening van het jeugdhuis gestort.

Het werkingsverslag bestaat uit volgende onderdelen:

●       Overzicht activiteiten met info over aantal, gevarieerd aanbod, soort activiteiten, bereik aantal personen en doelgroep

●       Financieel overzicht: budget en rekening weergeven per activiteit, gewone caféavonden mogen gecombineerd worden

●       Aantal (nieuwe) leden: specifiek rapporteren (leeftijden, geslacht, …)

●       Plan voor komend werkingsjaar

○       Activiteiten

○       Ledenwerving / doelgroep

○       Budgetplanning

Artikel 8 - Subsidies binnen het reguliere subsidiereglement

Het jeugdhuis kan niet gesubsidieerd worden binnen het bestaande subsidiereglement voor verenigingen. Met uitzondering van kadervorming- en projectsubsidies.

Artikel 9 - Gebruik infrastructuur Oud-Gemeentehuis Kapellen, Antwerpsesteenweg 2, 2950 Kapellen

’t Oud-Gemeentehuis, gelegen te Antwerpsesteenweg 2, 2950 Kapellen, kreeg als invulling/functie 'Huis voor jeugd en welzijn'. Het gemeentebestuur stelt de eerste verdieping ter beschikking voor jeugdhuis Zwarte Paula.

Het jeugdhuis volgt de richtlijnen van de rookwetgeving en de wetgeving omtrent het maximale geluidsniveau.

Het jeugdhuis is verantwoordelijk voor het dagelijks onderhoud en het zorgen voor een ordelijke en schone staat van de ruimtes tijdens en na gebruik. Na activiteiten kijkt het jeugdhuis ook alles aan de buitenkant goed na: geen lege flesjes, los glas, afval, … op de stoep en/of straat, dit wordt opgeruimd en binnengezet.

Het jeugdhuis beschikt over een EHBO-koffer die door het gemeentebestuur werd aangeleverd.

Artikel 10 - Verhuringen van de infrastructuur aan derden

Het jeugdhuis mag de gebruikte infrastructuur niet onderverhuren aan derden.

Het jeugdhuis is wel vrij om afspraken te maken met andere verenigingen om in samenwerkingsverband met vzw Zwarte Paula activiteiten te organiseren in de ter beschikking gestelde infrastructuur. Vzw Zwarte Paula blijft hierbij altijd de eindverantwoordelijke en volgt na elke activiteit op.

Artikel 11 - Duur van de overeenkomst

Deze overeenkomst loopt vanaf 1 januari 2026 tot en met 31 december 2026, tenzij de jaarlijkse evaluatievergadering met het gemeentebestuur en het jeugdhuis uitwijst dat er aanpassingen nodig zijn. In dat geval wordt een nieuwe overeenkomst opgemaakt en voorgelegd aan de gemeenteraad.

Huidige overeenkomst wordt tussen de partijen ter goeder trouw opgesteld in drie getekende exemplaren, waarvan één exemplaar bestemd is voor het jeugdhuis en twee voor het gemeentebestuur die elk erkennen dit te hebben ontvangen.

Opgemaakt te Kapellen op 18/11/2025,

[1] Bron: website Formaat.