Zitting van 24 november 2025

Openbare zitting

Openbare zitting

85. Huishoudelijk reglement Dienst voor Opvanggezinnen.  Goedgekeurd.

Feiten en motivering

Het Huishoudelijk reglement voor de Dienst voor Opvanggezinnen is in voege sinds 1 januari 2024. In overleg met onze onthaalouders verduidelijken we graag een belangrijke alinea. Dit om verschillende interpretaties bij onthaalouders en ouders te vermijden.

Werd gewijzigd:

Oorspronkelijk:

8.1. Afspraken over eten

De opvanglocatie voorziet middageten, tussendoortjes en drank. Dit is in de dagprijs inbegrepen . De kinderbegeleiders zorgen ervoor dat je kindje elke dag gezonde, verse, gevarieerde voeding aangeboden krijgt, aangepast aan de leeftijd van je kind. De bereiding gebeurt met aandacht voor hygiëne.

De opvang informeert je over de maaltijden en over de tijdstippen waarop ze gegeven worden.

Gewijzigde versie

8.1. Afspraken over eten

De opvanglocaties zorgen ervoor dat je kindje elke dag gezonde, verse en gevarieerde voeding aangeboden krijgt, aangepast aan de leeftijd van je kind; dit voor 2 eetmomenten, tussendoortjes en drank.   Het aantal eetmomenten wordt bepaald door je opvangplan en het dagschema van je opvanglocatie. Dit is in de dagprijs inbegrepen. De bereiding van de maaltijden gebeurt met de nodige aandacht voor hygiëne.

De opvang informeert je over de maaltijden en over de tijdstippen waarop ze gegeven worden.

Het reglement zal in voege gaan vanaf 1 januari 2026 en vervangt alle voorgaande.

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om dit huishoudelijk reglement goed te keuren.

Juridisch kader

●       Decreet van 20 april 2012 over de organisatie van kinderopvang van baby's en peuter en wijzigingsdecreten

●       BVR van 22 november 2013 over de vergunningsvoorwaarden en het kwaliteitsbeleid voor gezinsopvang en groepsopvang van baby's en peuters

●       MB van 27 februari 2014 ter uitvoering van artikel 8, 11, 40, 43 en 73 van het Vergunningsbesluit van 22 november 2013 over de kwalificatiebewijzen en attesten

●       Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 43

●       De gemeenteraadsbeslissing van 17 mei 2024 betreffende de goedkeuring wijziging huishoudelijk reglement

Financiële gevolgen

De ontvangst is voorzien in het meerjarenplan 2026-2031, actie AC000016, budgetrekening MJP000339 (MAR 7007).

Besluit

STEMMING :

 Eenparig aangenomen.
 

Artikel 1

De gemeenteraad gaat akkoord met de gewijzigde inhoud van het huishoudelijk reglement voor de Dienst voor Opvanggezinnen zoals integraal opgenomen.

Artikel 2

De gemeenteraad gaat ermee akkoord dat het gewijzigd huishoudelijk reglement van de Dienst voor Opvanggezinnen ingaat vanaf 1 januari 2026 en alle voorgaande vervangt.

Huishoudelijk reglement Dienst voor Opvanggezinnen

Vanaf 1 januari 2026

Onze dienst wordt gedragen door een team van enthousiaste kinderbegeleiders, die elk op hun eigen manier, maar altijd samen met de ouders, een uitdagende leefwereld creëren waarin alle kinderen van 0 tot 3 jaar op een unieke wijze kunnen openbloeien.

1. ALGEMENE INFORMATIE

Het huishoudelijk reglement (HHR):

●       Is een algemeen document dat wordt opgemaakt door de organisator van kinderopvang.

●       Geeft verduidelijking over de werking, de werkwijze en de rechten en plichten van de organisator en het gezin.

●       Geldt voor alle opgevangen kinderen en hun gezin.

Regelingen die verschillen per kind, zoals het afgesproken opvangplan, worden niet vastgelegd in het HHR maar in de schriftelijke overeenkomst tussen de organisator en het gezin.

De persoon die de schriftelijke overeenkomst ondertekent, tekent het HHR voor ‘ontvangst en kennisneming’. Deze persoon is ‘de contracthouder’ en meestal is dat het gezin. Door de ondertekening van het HHR verklaart de contracthouder het reglement ontvangen te hebben en op de hoogte te zijn van de inhoud (dus geen ondertekening voor akkoord zoals bij de schriftelijke overeenkomst).

1.1. Organisator

Het Lokaal Bestuur Kapellen is de organisator van de opvang. Zij ondersteunt via de eigen Dienst voor Opvanggezinnen (hierna ‘dienst’ genoemd):

●       De dagdagelijkse werking van de aangesloten opvanglocaties en onthaalouders (hierna kinderbegeleiders genoemd).

●       De zoektocht van ouders naar opvang via het Lokaal Loket Kinderopvang (LLK).

Het Lokaal Bestuur Kapellen is bereikbaar via 03 670 29 50. Voor de meest actuele informatie en openingsuren vind je op de website https://www.kapellen.be/.

Onze dienst heeft een vergunning van het Agentschap Opgroeien voor alle aangesloten kinderopvanglocaties en voldoet aan de wettelijke voorwaarden.

Naam:    Agentschap Opgroeien - Kind en Gezin

Adres:    Hallepoortlaan 27, 1060 Brussel

Kind en Gezin-lijn:   078 150 100

Contactformulier:                   https://www.kindengezin.be/formulieren/contact.jsp

1.2. Bereikbaarheid bij dringende situaties

●       Tijdens de openingsuren kan je de dienst bereiken op het nummer 03 670 29 50.

●       Dringende situaties buiten deze uren, meld je aan je kinderbegeleider. Deze licht de dienst in.

●       In noodsituaties contacteer je de hulpdiensten op het nummer 112.

●       Belangrijke of dringende informatie kan je steeds melden via gezin@kapellen.be .

1.3. Aangeboden kinderopvang

We bieden gezins- en groepsopvang aan voor baby’s en peuters die nog niet naar school gaan. Bij gezinsopvang zijn maximum 8 kinderen aanwezig, anders spreken we over groepsopvang. De locaties verspreid over de gemeente Kapellen bevinden zich meestal in de privéwoning van de kinderbegeleiders.

De meeste locaties hebben vaste openingsdagen en –uren en een vaste sluitingsdag. Jaarlijks ontvang je van de opvang schriftelijk een overzicht van de sluitingsdagen. We vragen hen om extra sluitingsdagen minstens 1 week op voorhand te melden aan ouders.

Enkele kinderbegeleiders bieden

●       Opvang met flexibele openingstijden:

○       Dit is opvang vóór 6.30 uur en/of na 18.30 uur. In specifieke situaties en in noodgevallen gaan we na of opvang mogelijk is tijdens de nacht en het weekend. Dergelijke situaties bespreek je vooraf met de dienst. We kijken nauw toe op het gebruik van deze opvang zodat de draagkracht van de kinderen en de kinderbegeleider niet overschreden wordt.

●       Opvang met wisselende dagen:

○       Met een minimum van 2 dagen per week.

○       Indien je kan aantonen dat 1 ouder werkt in een uurrooster met wisselende dagen.

○       De opvang is niet verplicht dit aan te bieden - vraag ernaar bij je registratie.

●       Opvang voor schoolgaande kinderen aan tot het einde van de basisschool:

○       Aangezien we voorrang geven aan de kleinsten, verwijzen we schoolgaande kinderen ook door naar onze gemeentelijke buitenschoolse kinderopvang ’t Egeltje.

De ouders kiezen vrij de kinderbegeleider die het meest aan hun verwachtingen voldoet. De kinderbegeleiders hebben de vrije keuze om een kindje al dan niet op te vangen.

Alle kinderen zijn welkom. We staan ook open voor kinderen met een extra of specifieke zorgbehoefte. Zij krijgen zo veel mogelijk gepaste opvang en worden samen met de andere kinderen opgevangen.

Surf voor concrete informatie naar het Lokaal Loket Kinderopvang Kapellen.
 

2. OPVANG AANVRAGEN

2.1. Inschrijving + procedure

Een inschrijving verloopt in 3 stappen:

1. Registratie van je opvangvraag.
2. Match van je opvangvraag aan een vrije plaats: de toewijzing.
3. Inschrijving vervolledigen door het tijdig in orde brengen van alle documenten.

2.1.1. Stap 1 – registratie opvangvraag

Opvang aanvragen doe je altijd door je kindje te registreren op de website www.kinderopvangnoorderkempen.be die een overzicht geeft van opvanginitiatieven in de regio. Zoek locaties in je buurt of maak een overzicht van opvanginitiatieven die op de route naar het werk liggen bv. Je kan filteren op prijs, openingsuren, soort opvang, …

Je kan kinderopvang aanvragen voor één of meerdere locaties aangesloten bij onze dienst.

●       Registreer je op de website (maak een account aan).

●       Vul alle gegevens in die gevraagd worden.

●       Selecteer gemeente Kapellen.

●       Selecteer vervolgens ‘Dienst voor opvanggezinnen Kapellen’ of duid één of meerdere kinderbegeleiders aan als voorkeur.

●       Verzend je aanvraag onmiddellijk digitaal naar de organisator(en).

We kunnen jouw registratie enkel verwerken wanneer je invult:

●       Welke dagen van de week je opvang nodig hebt.

○       In het belang van het kind werken we met een minimum van 2 hele dagen /week.

●       Op welk uur je je kindje brengt en afhaalt.

●       Wanneer je wenst dat de opvang start en stopt.

Een registratie

●       Kan je volledig zelf online doen of je kan het lokaal loket vragen om je te helpen.

○       Maak hiervoor een afspraak bij de welzijnsbalie.

○       Spreek je onvoldoende Nederlands, breng dan iemand mee die je kan helpen bij dit gesprek.

●       Geeft geen garantie op een plaatsje in onze opvang.

●       Die je via een opvanglocatie maakt, is niet bindend voor onze dienst.

●       Is mogelijk vanaf het moment dat je zwanger bent.

●       Is vrijblijvend en kosteloos tot je een opvangvoorstel vanuit de dienst aanvaardt.

●       Kan je nog aanpassen indien nodig.

2.1.2. Stap 2 – Toewijzing

We ontvangen jouw aanvraag rechtstreeks via mail. Het verdere toewijzingsproces verloopt via het platform www.kinderopvangnoorderkempen.be en/of via mail.

Door het e-mailadres gezin@kapellen.be toe te voegen aan je contacten, gaan de voorstellen niet verloren in je spam.

2.1.2.1. Er is een plaats beschikbaar in onze opvang

Je ontvangt een mail vanuit onze dienst met een opvangvoorstel.
Dit voorstel kan volledig of deels matchen met je aanvraag. Je kan dit voorstel weigeren of aanvaarden.

●       Contacteer zelf de opvang en maak een afspraak om kennis te maken.

●       Deze kennismakingsvragen helpen je alvast op weg.

●       Laat onze dienst binnen de aangegeven periode weten of je de plaats wel of niet wenst te nemen.

●       Doe dit bij voorkeur via de website of schriftelijk per mail naar gezin@kapellen.be.

2.1.2.2. Je aanvaardt het voorstel 

We wijzen je plaats pas definitief toe na akkoord van de betrokken opvang.

Je ontvangt de schriftelijke overeenkomst in je mailbox. Binnen de 14 kalenderdagen verwachten we het document ondertekend terug via het e-loket. Als we het niet tijdig ontvangen vervalt je reservering. Je kan hiervoor ook een afspraak maken bij de welzijnsbalie.

Het document is bindend voor beide partijen.

Tot maximum 2 maanden vóór de afgesproken startdatum kan je schriftelijk vragen om zaken te wijzigen in de schriftelijke overeenkomst of het opvangplan. We bekijken in functie van de opvanglocatie of de gevraagde wijziging mogelijk is. Als de dienst niet akkoord gaat met de gevraagde wijziging, dan blijven de gemaakte afspraken gelden of kan je de schriftelijke overeenkomst annuleren.

2.1.2.3. Je weigert het voorstel

We annuleren het voorstel en stellen de plaats opnieuw open. Je aanvraag voor opvang blijft behouden. Per aanvraag bieden we maximaal 3 voorstellen aan.

2.1.2.4. Je reageert niet (tijdig)

Lukt het door omstandigheden niet om tijdig te gaan kennismaken, neem dan contact op met de dienst zodat we de mogelijkheden kunnen bespreken. Ontvangen we geen reactie, dan annuleren we het voorstel.

2.1.2.5. Er is geen plaats beschikbaar in onze opvang

Wanneer voor een bepaalde periode alle vrije plaatsen ingevuld zijn, zullen de gezinnen op de registratielijst het bericht krijgen dat er op de gevraagde startdatum geen opvang mogelijk is.

Je kan ervoor kiezen om je aanvraag te behouden of te annuleren

2.1.3. Stap 3 - Inschrijving – 2 maanden voor de start

Vanaf 2 maanden vóór de startdatum staan we geen wijzigingen meer toe en zijn de afspraken vermeld in de schriftelijke overeenkomst bindend. Wijzigingen hebben namelijk een impact op het inkomen van de kinderbegeleiders én op de te behalen bezetting, we gaan hier dus bewust mee om.

Wegens een ziekenhuisopname van een ouder of van het kind kan de start uitzonderlijk na deze periode uitgesteld worden zonder financiële gevolgen.

Vervolledig je dossier ten laatste 2 maanden vóór de start van de opvang met een:

●       Verplicht attest inkomenstarief voor elk kind dat start in de opvang.

Beslis je minder dan 2 maand vóór de afgesproken startdatum om een gereserveerde opvangplaats te annuleren, dan rekenen we een opzegvergoeding van 1 maand aan. Het bedrag berekenen we volgens jouw opvangplan en dit aan het geldige inkomenstarief. Bij gebrek hieraan rekenen we het maximumtarief aan. We annuleren vervolgens automatisch je volledige aanvraag en reservering voor onze dienst.

Je kind kan pas starten in de opvang als alle documenten in orde zijn. Zijn de documenten niet (volledig) in orde dan behouden we de officiële startdatum en betaal je de kost van de oorspronkelijke opvang volgens je attest inkomenstarief of bij gebrek hieraan het maximumtarief.

2.2. Voorrangsregels

Wettelijke voorrangsregels IKT/TRAP2 voor aanmeldingen vanaf 1 april 2024

De opvang geeft voorrang aan gezinnen waarvoor kinderopvang noodzakelijk is om te werken of om een opleiding met het oog op werk te volgen.

Er gaat absolute voorrang naar:

●       gezinnen die in totaliteit gemiddeld 4/5de werken

○       gezinnen die een 4/5de dagopleiding met het oog op werk volgen

○       gezinnen die een 4/5de combinatie van werken en een dagopleiding met het oog op werk realiseren

○       Een dagopleiding is een intens traject naar werk, een inburgeringstraject of een opleiding die leidt tot een onderwijskwalificatie

●       broer(s)/zus(sen) die op hetzelfde moment gebruik maken van dezelfde kinderopvang

●       pleegkinderen

Hiervoor vraagt de opvang info over je gezinssituatie en de reden van je opvangvraag op het moment van de aanvraag via een verklaring van de ouder op erewoord. Deze verklaring volstaat als bewijs voor de opvang. De bewijslast ligt bij jou. Opgroeien kan dit controleren.

Je houdt zelf bewijsstukken bij die aantonen dat de situatie overeenkomt met de verklaring. Volgende attesten komen hiervoor in aanmerking:

●       een attest van de werkgever of een uittreksel uit de kruispuntbank voor ondernemingen;

●       een attest van een arbeidsbemiddelingsdienst of opleidingsinstantie;

●       een inburgeringscontract

●       een attest van gezinssamenstelling;

●       een attest van de pleegzorgorganisatie;

Wij kunnen afwijken van de voorrangsregels

●       in het belang van het kind

●       omwille van gezondheids- of welzijnssituatie van het gezin

Hiervoor hebben we een attest/advies nodig van een instantie die werkt met kinderen

2.3. Aanvullende voorrangsregels

Als de wettelijke voorrangsregels geen uitsluitsel geven, passen wij volgende voorrangsregels toe: voorrang voor inwoners van Kapellen.

3. OPVANGPLAN

3.1. Principe opvang reserveren is opvang betalen

Alle dagen waarvoor je opvang nodig hebt, reserveer je in je opvangplan. Je betaalt voor deze dagen én voor extra gepresteerde dagen.

Je opvangplan is bindend en vermeldt altijd:

●       de startdatum en de vermoedelijke einddatum

●       de gereserveerde opvangdagen

●       de gereserveerde opvanguren

○       Het begin- en einduur dat je samen noteert, zijn de gereserveerde uren voor jouw kind.

○       Je brengt je kindje dus op deze uren en niet willekeurig tussen de openingsuren van de opvang.

3.2. Opvangplan wijzigen

Het opvangplan wijzigen kan enkel na goedkeuring door de dienst en op voorwaarde dat er plaats is in de opvang:

●       Wijzigingen omwille van persoonlijke redenen kan je maximum 1 keer per jaar vragen.

●       Als je kan aantonen dat de wijziging het rechtstreekse gevolg is van een gewijzigde werksituatie, dan kan de dienst dit niet weigeren als het om een vermindering van dagen gaat.

●       Wijzigingen in functie van (jaarlijks) verlof staan we niet toe.

Een wijziging gaat in na een officiële schoolvakantie. Je kan voor alle wijzigingen ook terecht bij de welzijnsbalie.

3.2.1. Werkwijze voor alle wijzigingen van een opvangplan

●       Minstens 1 maand vóór de start van de gevraagde wijziging doe je een aanvraag via het e-loket.

●       Voeg de juiste documenten toe aan je aanvraag indien nodig bv. een gewijzigde werksituatie.

●       De dienst laat je weten of:

○       De wijziging is goedgekeurd: je ontvangt een nieuw opvangplan ter ondertekening.

○       De wijziging niet is goedgekeurd: het oude opvangplan blijft gelden.

3.2.2. Meer of minder opvangdagen

De dienst beslist in overleg met je opvang of de wijziging kan ingaan en vanaf welke datum, rekening houdend met:

●       De wettelijke bepalingen inzake maximumaantal aanwezige kinderen.

●       De bezettingsgraad in de opvanglocatie en nieuw geplande kindjes.

●       Reeds afgesproken opvangplannen in de opvanglocatie.

●       Draagkracht van de kinderbegeleider.

Let erop: indien je minder opvangdagen wenst, komen deze dagen vrij voor andere ouders waardoor je op een later tijdstip misschien geen extra dagen meer kan bijvragen.

3.2.3. Occasioneel een extra dag opvang

Je kan aan de opvang vragen om je kind een extra dag te brengen, bovenop je vast geplande opvangdagen. Hiervoor maak je geen nieuw opvangplan op. Schriftelijk doorgeven aan de kinderbegeleider is voldoende.

Let erop: Het is niet mogelijk om een vaste dag te wisselen met een occasionele opvangdag.

3.2.4. Einddatum verlengen

Je kan ervoor kiezen om je kind langer in de opvang te houden wanneer je kind niet klaar is om (voltijds) naar de kleuterschool te gaan.

Dit doe je:

●       Via het e-loket, minstens 6 maanden vóór de oorspronkelijke einddatum. 

●       In onderling overleg met je kinderbegeleider.

●       Rekening houdend met de beschikbare plaatsen bij je kinderbegeleider.

3.2.5. Wijziging van vaste dagopvang naar buitenschoolse opvang

Gaat je kindje volledig naar school en wens je opvang op schoolvrije dagen of schoolvakanties? Dit kan tot de leeftijd van 12 jaar en tot 1 maand vóór de start van de opvang. Bespreek met je kinderbegeleider of ze deze opvang aanbiedt en of er plaats is.
 

Let op:

●       Kinderen die nog niet naar school gaan, hebben voorrang

●       Je betaalt je inkomenstarief voor alle gereserveerde opvangdagen

●       Kindjes die minder dan 3u aanwezig zijn in de opvang, betalen voor 1/3 dag

Als je kind bij een opvanglocatie terecht kan voor buitenschoolse opvang:

●       Contacteer je de kinderbegeleider:

○       Bespreek je de opvangdagen en –uren.

○       Doe een aanvraag via http://www.kinderopvangnoorderkempen.be/ of zie Hoofdstuk 2: OPVANG AANVRAGEN

○       Noteer in je aanvraag de dagen en uren die je wenst.

○       De dienst bezorgt je een opvangplan om te tekenen samen met de kinderbegeleider.

●       Bezorg je ons via het e-loket een infofiche en een geldig attest inkomenstarief voor de hele periode.

○       Maak je tijdig een nieuw attest inkomenstarief aan als je attest niet meer geldig is (via mijn.kindengezin.be).

○       Bij gebrek aan een geldig attest inkomenstarief rekenen we het maximumtarief aan.

●       Bezorg je ons deze documenten, minstens 1 maand vóór de start van de opvang.

3.2.6. Vakantieopvang – vervangende opvang

Indien je zelf geen oplossing hebt voor je kind tijdens de afwezigheid van je kinderbegeleider, kan je via de dienst vragen om na te gaan of er opvang mogelijk is bij andere aangesloten kinderbegeleiders. Je betaalt je inkomenstarief voor alle gereserveerde opvangdagen.

Dit is geen basisopdracht. Toch helpen we ouders waar mogelijk. We kunnen geen opvang garanderen.

3.2.6.1. Vakantieopvang

Wanneer je kinderbegeleider minstens 1 week verlof heeft, doe je dit:

●       Door via het Lokaal Loket een nieuwe aanvraag voor opvang in te dienen met de opmerking dat je vakantieopvang wenst.

●       Minstens 2 maanden vóór de start van de opvang.

Als je kind bij een opvanglocatie terecht kan voor vakantieopvang:

●       Contacteer je de kinderbegeleider voor een kennismakingsgesprek.

●       Je aanvaardt het voorstel:

○       Je ontvangt een opvangplan in je mailbox. Binnen de 14 kalenderdagen verwachten we het document ondertekend terug via het e-loket. Als we het niet tijdig ontvangen vervalt je reservering.

○       Het opvangplan is bindend.

3.2.6.2. Vervangende opvang

Wanneer je kinderbegeleider ziek is, doe je dit:

●       Door de dienst in te lichten.

●       Zo snel mogelijk nadat je de ziektemelding kreeg.

Als je kind bij een opvanglocatie terecht kan voor vervangende opvang:

●       Contacteer je de kinderbegeleider:

○       Bespreek je de opvangdagen en –uren.

○       Noteer je samen in het opvangplan de dagen en uren opvang die je reserveert.

○       Onderteken je beiden het opvangplan en je bezorgt het via het e-loket aan de dienst.

○       Het opvangplan is bindend.

3.2.7. Andere redenen om een opvangplan te wijzigen

De dienst en de opvang kunnen het opvangplan eenzijdig wijzigen als je je opvangplan niet naleeft of bij overmacht.

3.3. Afwijken van het afgesproken opvangplan

3.3.1. Vroeger of later brengen

Verwittig je opvang ten laatste de dag voordien vóór sluitingstijd.

3.3.2. Vroeger of later afhalen

●       Verwittig je opvang bij het brengmoment of minstens 2 uur voor het afgesproken afhaaluur.

●       De opvang zal de noodcontacten uit het dossier aanspreken wanneer een kindje niet is afgehaald vóór sluitingstijd en wanneer er geen contact is met de ouders.

○       Zijn ook deze mensen niet bereikbaar dan contacteren ze de politiediensten. De mogelijkheid bestaat dat je kindje opgevangen zal worden in een noodopvang (bv. CKG).

3.3.3. Occasioneel een (halve) dag niet naar de opvang

●       Verwittig je opvang ten laatste de dag voordien vóór sluitingstijd.

●       Onverwachte afwezigheden verwittig je vóór het startuur op je opvangplan.

3.3.4. Occasioneel een (halve) dag extra naar de opvang

●       Je opvang of dienst kan dit weigeren.

○       Bv. als er geen plaats meer is, door overmacht, omwille van draagkracht.

●       Deze extra (halve) dag beschouwen we als een gereserveerde dag.

○       Je betaalt hiervoor je gewone dagtarief – bij afwezigheid rekenen we een respijtdag.

●       Je oorspronkelijke opvangplan blijft behouden.

3.4. Werkwijze om de dagen en uren waarop je kind aanwezig is te bevestigen.

De meeste opvanglocaties werken met een elektronisch aanwezigheidsregister. Je ontvangt het dagverloop dagelijks via mail. Hierin registreert je kinderbegeleider:

●       Bij het brengen onmiddellijk tot op de minuut het exacte uur waarop je je kind afzet in de opvang.

●       Bij het afhalen onmiddellijk tot op de minuut het exacte uur waarop je je kind ophaalt.

●       Een reden van afwezigheid op dagen dat je opvang reserveerde, maar je kind toch niet aanwezig was.

Werkt jouw kinderbegeleider nog met een aanwezigheidsregister dan bevestig je schriftelijk met een handtekening elke aan- of afwezigheid van je kind op dit aanwezigheidsregister. Zowel ouders als personen die het kind mogen afhalen, kunnen de aanwezigheden schriftelijk bevestigen. Deze gegevens vormen de basis voor de maandelijkse facturatie. 

Op basis van deze doorgegeven prestaties, maken we maandelijks een factuur op.

3.4.1. Onregelmatigheden

Geef onregelmatigheden in de registratie schriftelijk door aan de dienst ten laatste op de 1ste werkdag van de volgende maand. Bij betaling van je factuur, verklaar je je akkoord met de aanwezigheden.

Foutief genoteerde aan- of afwezigheden, met als doel het omzeilen van de regelgeving, kunnen leiden tot onmiddellijke stopzetting van de opvang. De dienst kan hiervoor controles en steekproeven uitvoeren bij ouders en opvanglocaties.

4. BELANGRIJKE AFSPRAKEN EN RECHTEN VAN HET GEZIN

4.1. Als organisator

●       Zorgen wij voor een veilige en gezonde opvang.

●       Bewaken we de draagkracht van medewerkers. Zij handelen kwaliteitsvol en integer.

●       Hebben we respect voor de fysieke en psychische integriteit van kinderen. Grensoverschrijdend gedrag (GOG- kind dreigt tijdens de opvang slachtoffer te worden van onterende handelingen, bedreigingen of geweld) wordt niet getolereerd. Hiervoor voeren wij een preventief beleid.

●       Gaan we steeds met ouders in gesprek en samen op zoek naar gepaste ondersteuning wanneer wij ons zorgen maken over de mentale en/of fysieke gezondheid van kinderen in hun thuissituatie.

●       Zorgen we ervoor dat onze medewerkers accuraat kunnen handelen bij een crisis, bij grensoverschrijdend gedrag of bij verontrusting. We zijn verplicht een crisis en grensoverschrijdend gedrag zo snel mogelijk te melden aan Kind en Gezin.

4.2. In de opvanglocatie

●       Volgen de kinderbegeleiders steeds de meest recente richtlijnen van het Agentschap Opgroeien en we verwachten dit ook van de ouders.

●       Dragen kinderen geen juwelen.

●       Zorgt iedereen voor een veilige toegang. Niemand kan de lokalen en buitenruimte van de opvang ongemerkt binnenkomen. Sluit als ouder ook altijd zelf de deur als je binnenkomt en weggaat.

●       Zijn huisdieren toegelaten, maar enkel onder permanent toezicht van de kinderbegeleider. Bij de kennismaking licht de kinderbegeleider je in over welke huisdieren binnenshuis en/of buitenshuis gehouden worden en of ze in contact komen met de kinderen.

●       Houden kinderbegeleiders te allen tijde actief toezicht op de kinderen, zowel auditief als visueel, ook tijdens de slaapmomenten.

●       Is er steeds een telefoontoestel aanwezig.

●       Volgt men de basisregels over brandveiligheid, voedselveiligheid, veilige speeltoestellen en speelterreinen, …

●       Schat men met een risicoanalyse risico’s in en zorgt men voor een omgeving die zo veilig is als nodig.

4.3. Verplaatsingen

●       Zoals van en naar school, speeltuin, activiteit, … gebeuren op een veilige manier en onder begeleiding van de kinderbegeleider.

●       Na overleg met je kinderbegeleider geef je hiervoor al dan niet toestemming via de infofiche.

●       Opvanglocaties gelegen aan de grens, kunnen vragen om de identiteitskaart mee te geven.

4.4. Verzekeringen

Als organisator sluiten we verplicht volgende verzekeringen af in het kader van de aansprakelijkheid die voortvloeit vanuit de beroepsactiviteit van een kinderbegeleider, meer bepaald voor alle activiteiten die plaatsvinden tijdens en naar aanleiding van kinderopvang:

●       Burgerlijke aansprakelijkheid van de aangesloten kinderbegeleiders en alle personen die rechtstreeks of onrechtstreeks in contact komen met de opgevangen kinderen én verantwoordelijk zijn voor het toezicht van deze opgevangen kinderen.

●       Lichamelijke ongevallen:

○       Van de opgevangen kinderen onder het toezicht van de opvang.

○       Van de aangesloten kinderbegeleiders.

4.5. Recht van het gezin

Als ouder ben je de eerste opvoeder. We respecteren je waarden, wensen en verwachtingen. Kinderopvang helpt in de opvoeding van jonge kinderen. We vinden openheid belangrijk. Daarom geven we:

●       Info over hoe we werken (huishoudelijk reglement, website, enz.).

●       De communicatie van de vergunningsbeslissing.

Met elke ouder maken wij een schriftelijke overeenkomst over de opvang. De infofiche vermeldt informatie over de gezondheid en veiligheid van je kind.

Wij informeren je graag over de opvang van jouw kind:

●       Het volgboekje waarmee wij je informeren over het verloop van de opvang.

●       Dagelijkse korte gesprekken bij het brengen en halen.

●       De kans om te praten met kinderbegeleiders en de dienst voor overleg.

We gaan individueel en collectief in dialoog over de opvang van je kind: de pedagogische aanpak, de omgang en op momenten dat er problemen zouden zijn.

We gaan in dialoog over de werking: we volgen eventuele klachten en crisissen nauwgezet op en verbeteren de werking o.b.v. de evaluatie door ouders. We willen weten of ouders tevreden zijn over de aangeboden opvang. Daarom vragen we om een vragenlijst in te vullen. Als we jouw verwachtingen, opmerkingen en voorstellen kennen, kunnen wij onze werking verbeteren.

4.5.1. Je kind mag wennen

We vinden het belangrijk dat de overgang van het thuismilieu van je kind naar de opvang geleidelijk verloopt. Daarom geven we ieder gezin de kans om te wennen in de opvang. Belangrijke momenten zijn kort vóór de eigenlijke start van de opvang en na een lange afwezigheid.

Hoe kan je kind wennen?

●       Vergezeld door een volwassene:

○       Heb je de mogelijkheid om praktische informatie uit te wisselen met je kinderbegeleider(s) over het dagritme, gewoontes van je kind en de werking van de opvang.

○       Duurt een wenmoment gemiddeld een half uur tot een uur.

○       Vindt het best plaats maximaal 2 weken voor de start van de opvang.

○       Is het gratis.

●       Niet vergezeld door een volwassene:

○       Duurt een wenmoment maximum een halve dag en bevat liefst een eet- en/of slaapmoment.

○       Kan je indien nodig uitbreiden naar een wenperiode waarin de duur opbouwt.

○       Vindt het best plaats maximaal 2 weken voor de start van de opvang.

○       Rekenen we aan op je factuur.

○       Staan we enkel toe als alle papieren en een geldig attest inkomenstarief aanwezig is.

○       De eerste wendag is de officiële startdatum van het opvangplan.

4.5.2. Toegang tot ruimtes

Tijdens de openingsuren heb je als ouder toegang tot alle ruimtes waar een kinderbegeleider kinderen opvangt. Maak hierover afspraken met je kinderbegeleider.

De slaapruimte is toegankelijk na afspraak met de kinderbegeleider. Terwijl de kinderen slapen, is deze ruimte niet toegankelijk voor ouders.

5. MELDINGEN en KLACHTEN

Bedenkingen, opmerkingen of suggesties bespreek je in de eerste plaats met je kinderbegeleider. Heel vaak ligt de oplossing in een open en eerlijke communicatie, met duidelijke verwachtingen en afspraken.

Blijkt dit onvoldoende? Dan kan je een gesprek aanvragen via de dienst.  Als neutrale bemiddelaar kunnen wij mee nadenken over een mogelijke oplossing.

5.1. Bij de dienst

Als ook dit gesprek niet volstaat, kan je een klacht indienen bij de dienst. Dit doe je schriftelijk en met vermelding van je naam. We registreren, behandelen en beantwoorden elke klacht binnen een termijn van vier weken.

5.2. Bij Kind en Gezin

Als je niet tevreden bent over de afhandeling van je klacht door de kinderbegeleider en door de dienst, dan kan je je wenden tot het Agentschap Opgroeien – Kind en Gezin.

6. PRIVACY EN TRANSPARANTIE

De opvang heeft verschillende persoonsgegevens van je kind en je gezin nodig.

6.1. Doel van de verwerking van de persoonsgegevens

De persoonsgegevens van je kind en je gezin worden verwerkt in het kader van:

●       klantenadministratie

●       facturatie

●       ontwikkelen van een kinderopvangbeleid van de organisator

●       opstellen en versturen van fiscale attesten naar belcotax-on-web

●       naleving van de vergunnings- en subsidievoorwaarden voor kinderopvang

6.2. Categorieën van verzamelde persoonsgegevens

In het kader van onze werking verzamelen wij verschillende persoonsgegevens: contactgegevens, niet-gevoelige persoonsgegevens zoals leeftijd, slaap- en eetgewoontes van kinderen, en gevoelige persoonsgegevens zoals medische gegevens van kinderen, rijksregisternummer van de kinderen en ouders.

6.3. Foto’s, filmpjes, beeldmateriaal 

Kinderopvang is een dienstverlening aan gezinnen. Het is onze taak om de privacy van elk kind te beschermen. We vragen je om voorzichtig te zijn met het delen van foto’s van de kinderen in de opvang op sociale media.

In de opvang worden er foto’s en filmpjes gemaakt van de kinderen. Wij vragen jouw expliciete toestemming om deze beelden te gebruiken Je kan ook weigeren of je toestemming terug intrekken.

6.4. Rechtsgrond

Deze verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust, namelijk artikel 24 van het decreet van 20 april 2012 houdende de organisatie van kinderopvang van baby’s en peuters. Daarnaast zijn verwerkingen noodzakelijk voor de uitvoering van de schriftelijke overeenkomst, voor de bescherming van vitale belangen van de kinderen en voor de vervulling van een taak van algemeen belang.

Voor het verwerken van andere gegevens vragen we je toestemming. Deze toestemming kan je op elk moment intrekken of wijzigen.

6.5. Inzagerecht

Als betrokkene heb je recht op informatie en toegang tot deze gegevens. Je kan vragen om de gegevens in te kijken en er iets aan te verbeteren door een mail te sturen naar gezin@kapellen.be. Je kan ons ook vragen om een kopie van je persoonsgegevens te bezorgen.

6.6. Bewaarperiode

We vernietigen je gegevens als de wettelijke bewaartermijn voorbij is. Gegevens waarvoor geen wettelijke termijnen vastliggen, bewaren we niet langer dan nodig.

6.7. Overmaken aan derden

De organisator van de kinderopvang waarborgt de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van het gebruik van de gegevens, zowel door de medewerkers van de opvang als door mogelijke onderaannemers.  Deze verwerking gebeurt conform de Europese privacywetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 25 mei 2018.

Indien noodzakelijk, geven we je persoonsgegevens door aan het Agentschap Opgroeien of Zorginspectie.

6.8. Functionaris voor de gegevensbescherming - DPO

De verwerking van de persoonsgegevens gebeurt onder toezicht van onze Data Protection Officer (DPO).

Indien je opmerkingen of vragen hebt over de informatie in deze verklaring of over andere kwesties met betrekking tot de verwerking van je persoonsgegevens door de gemeente Kapellen, neem dan contact op.

Een klacht indienen kan bij onze DPO of bij de Vlaamse toezichtcommissie.

https://overheid.vlaanderen.be/vlaamse-toezichtcommissie

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen 

e-mail: contact@apd-gba.be

6.9. TRANSPARANTIE over inspecties en maatregelen van het Agentschap Opgroeien

Al onze opvanglocaties voldoen aan alle voorwaarden over veiligheid, gezondheid, aantal kinderen, omgang met kinderen ouders, medewerkers en klachten. Wij zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van de kinderopvang. Zorginspectie is een onafhankelijke organisatie die ter plaatse controleert of wij aan alle voorwaarden voldoen. Kind en Gezin volgt dit verder op.

Wij zijn hier transparant over en informeren je over:

●       inspectie

●       eventuele aanmaningen of bestuurlijke maatregelen van het agentschap

●       de aanpak naar aanleiding van de inspecties, aanmaningen en bestuurlijke maatregelen 

Informatie over de organisator delen we via de nieuwsbrieven aan ouders, specifieke informatie over een opvanglocatie delen we met de betrokken ouders.

De inspectierapporten van Zorginspectie kan je online bekijken via: de kinderopvangzoeker. De rapporten zijn een beknopte versie van de inspectieverslagen, in heldere taal en zonder privacygevoelige informatie. Het rapport gaat in op de pedagogische kwaliteit van de opvang en andere inspectieresultaten en formuleert een advies aan Opgroeien over wel of niet starten of verderzetten van handhaving.

Je kan (oudere) inspectieverslagen van je opvang aanvragen per mail aan of via de website van Zorginspectie.
 

7. PRIJS

7.1. Attest Inkomenstarief

Je betaalt in onze opvang een dagprijs die afhankelijk is van je inkomen en het aantal dagen en uren dat je kind in opvang is. Hiervoor heb je een attest inkomenstarief nodig dat je zelf aanmaakt. Zonder dit attest kan je geen gebruik maken van de opvang. Je kan hiervoor ook terecht bij de welzijnsbalie.

Je betaalt je inkomenstarief voor alle:

●       Gereserveerde opvangdagen in het opvangplan.

●       Extra opvangdagen, occasioneel overeengekomen met je kinderbegeleider.

●       Dagen waarop je kind aanwezig moest zijn maar niet aanwezig was.

●       Uitzonderingen waarvoor je niet betaald:

○       Sluitingsdagen van je opvanglocatie

■       Dit zijn dagen dat je niet in de opvang terecht kan, ongeacht de reden (tenzij je vervangopvang hebt).

○       Dagen waarop je kindje uitzonderlijk thuisblijft op vraag van je kinderbegeleider.

○       De resterende uren van een gereserveerde dag als je je kindje op vraag van je kinderbegeleider afhaalt omwille van ziekte.

○       Ziekte met een doktersattest op naam van het kind bezorgd aan de dienst via het e-loket en dit ten laatste 3 kalenderdagen na de start van de ziekte.

○       Respijtdagen.

Wil je vooraf weten hoeveel je ongeveer zal betalen? Doe een simulatie op https://mijn.kindengezin.be/. Klik op ‘inkomenstarief aanvragen of simuleren’.

Je bent zelf verantwoordelijk om voor elk kind dat in opvang is:

●       Op tijd een attest aan te maken.

●       Op tijd je attest (verplicht) te vernieuwen.

●       Op tijd je attest te bezorgen aan de dienst.

●       Bewijsstukken 5 jaar te bewaren omdat het agentschap opgroeien ze kan opvragen bij controle.

Je eerste attest inkomenstarief kan je ten vroegste 2 maanden vóór de start van de opvang aanmaken. De prijs geldt zolang je kind naar de opvang gaat tot het 3,5 jaar wordt, tenzij een nieuwe berekening nodig is.

Als je niet tijdig een geldig attest inkomenstarief binnenbrengt:

●       Betaal je het maximumtarief voor minstens 1 maand.

○       De dienst maakt zelf een attest met maximumtarief aan en factureert voor de periode waarvoor geen geldig attest aanwezig was.

●       Kan de dienst na 1 maand opvang zonder geldig attest, de opvang schorsen met onmiddellijke ingang.

○       Opgroeien verwittigt je per mail

■       2 maanden voordat je attest vervalt.

■       de meeste attesten eindigen op 31 december. Je krijgt dan automatisch een nieuw geïndexeerd attest voor het nieuwe jaar. Deze aanpassing hoef je enkel door te geven als de dienst je dit vraagt.

○       Je herberekent zelf je attest binnen de 2 maanden vóór het einde van de geldigheidsdatum als

■       Er een nieuw kindje in je gezin komt. Je ontvangt een korting de 1ste dag van de maand na de herberekening.

■       Je gezinssamenstelling of domicilie wijzigt door huwelijk, samenwoonst, echtscheiding…

■       Je kind 3.5 jaar, 6 en 9 jaar wordt.

■       Je denkt recht te hebben op een individueel verminderd tarief.

■       Je individueel verminderd tarief vervalt.

■       Het attest vervalt en je kind nog naar de opvang gaat.

●       Je ontvangt dus een vermindering als je meerdere kinderen ten laste hebt en dit tot het jaar waarin een kind ten laste 12 jaar wordt:

○       per kind, vanaf het 2de kind

○       als je 1 of meer meerlingen ten laste hebt

De meest recente informatie (bedragen, voorwaarden, controle) vind je terug via https://mijn.kindengezin.be. Je kan er ook je attest ophalen nadat het is aangemaakt of aangepast.

7.2. Prijs voor opvang

Verblijfstijden van een kind gespreid over verschillende tijdstippen op 1 dag worden per opvanglocatie samengevoegd.

7.3. Individueel verminderd tarief

In bepaalde omstandigheden heb je recht op een individueel verminderd tarief. Dit tarief is 12 maanden geldig tenzij je tussentijds een nieuwe berekening nodig hebt (bv. je kind wordt 3.5 jaar).

Je kan dit op elk moment aanvragen. Bij het aanvragen van je attest inkomenstarief vink je in het systeem aan welke situaties je recht geven op verminderd tarief. Je krijgt dan automatisch een verminderd tarief.

Kijk na welke tarieven er zijn en of je hiervoor in aanmerking komt: https://mijn.kindengezin.be.

7.4. OCMW tarief

Kan je het (individueel verminderd) tarief niet betalen? Wend je tot het OCMW/sociale dienst van je woonplaats en bezorg hen je attest inkomenstarief en de nodige bewijzen.

Het OCMW/sociale dienst:

●       Beslist of je recht hebt op het OCMW tarief.

●       Bepaalt het bedrag en de periode van de vermindering.

●       Bepaalt vanaf wanneer je de vermindering krijgt – eventueel met terugwerkende kracht.

Ontvang je een OCMW tarief, dan bezorg je je nieuwe attest inkomenstarief aan de dienst.

7.5. Extra kosten

Als ouder betaal je in onze opvang bovenop je dagprijs een bijkomende kost voor

De kosten die je als ouder betaalt –met uitzondering van de inningskosten- vind je altijd terug op de factuur die de dienst maandelijks opmaakt. Een opvanglocatie mag op geen enkele manier zelf kosten aanrekenen aan ouders.

7.5.1.  Zelf meebrengen

Sommige zaken zijn niet inbegrepen in de prijs en breng je zelf mee:

●       melkpoeder

●       luiers

●       verzorgingsdoekjes

●       reservekledij

●       verzorgingsproducten (zalf, zonnecrème, …)

●       medicatie (koortswerend middel, …)

●       persoonlijke spulletjes (tutje, knuffel, …)

●       slaapzak

●       speciale voeding (dieet, geloof, …)

7.6. Prijswijzigingen

Bovenstaande bedragen kunnen jaarlijks geïndexeerd worden. Het gaat voornamelijk over:

●       minimum- en maximumtarief

●       kinder- en meerlingenkorting

●       inkomen als kenmerk voor kwetsbaar gezin

●       laag inkomen om in aanmerking te komen voor een specifiek individueel tarief

●       maximumtarief voor luiers - afvalverwerking - administratie- en facturatiekosten - warme maaltijd

Prijswijzigingen in je nadeel -met uitzondering van indexering- ontvang je 2 maanden op voorhand per brief. Die teken je als bewijs dat je op de hoogte bent van de wijziging en bezorg je aan de dienst. Bij grote prijswijzigingen bv. het beleid verandert van inkomensgerelateerde opvang naar opvang met vrije prijs, voorziet de dienst een redelijke overgangstermijn voor de gezinnen.

Ga je niet akkoord? Dan mag je de overeenkomst opzeggen zonder kosten en zonder opzegvoorwaarden als je dit doet binnen de twee maanden nadat je op de hoogte werd gebracht.

Zie ook 9.2 Gelijkwaardige opzegmodaliteiten voor de schriftelijke overeenkomst.

7.7. Hoe betaal je? 

7.7.1. Je factuur 

Je ontvangt elke maand per mail een factuur met volgende vermeldingen:

●       Aantal dagdelen waarop je kind in de opvanglocatie opgevangen werd.

●       Aantal dagdelen waarop je kind gerechtvaardigd en ongerechtvaardigd afwezig was.

●       Inkomenstarief van het gezin.

●       Tarief voor ongerechtvaardigde afwezigheidsdagen.

●       Alle bijkomende tarieven met vermelding van aard, aantal en het bedrag.

Fouten in je factuur meld je schriftelijk aan de dienst binnen de 30 dagen, dus vóór de vervaldatum. De dienst zal je factuur corrigeren als er inderdaad een fout vastgesteld werd.

Wanneer de dienst zelf een foute berekening maakte, corrigeren we je factuur ook nog na deze periode.

7.7.2. Betaalmodaliteiten

Je betaalt iedere factuur via domiciliëring of overschrijving binnen 30 kalenderdagen na de factuurdatum. Let erop dat je altijd de juiste referentie noteert bij ‘mededeling’ als je een betaling uitvoert.

Als je niet tijdig betaalt, ontvang je een herinnering. Blijft de factuur onbetaald ondanks deze herinnering, dan ontvang je een aangetekende brief. De kosten die hieraan verbonden zijn, rekenen we aan bij de volgende factuur.

Als ook dán je factuur onbetaald blijft, maakt men je dossier over aan de gerechtelijke diensten die een dwangbevel kunnen uitschrijven.

7.7.3. Openstaande facturen – gevolgen

Wanneer er:

●       1 factuur (gedeeltelijk) onbetaald is gebleven gedurende een periode van 3 maanden

●       3 of meer facturen (gedeeltelijk) onbetaald zijn gebleven

kan de dienst beslissen om de opvang stop te zetten of niet te laten starten en dit voor:

●       alle leden van het gezin

●       alle gemeentelijke activiteiten

7.7.4. Fiscaal attest

De kosten voor kinderopvang tot 14 jaar zijn fiscaal aftrekbaar. De dienst bezorgt je jaarlijks in maart of april een fiscaal attest voor de betaalde opvangkosten. Het bedrag op het attest kan je fiscaal aftrekken, extra kosten (zoals boetes, inningskosten, enz, …) niet.

Een fiscaal attest loopt steeds over de periode van 1 december tot en met 30 november omdat deze facturen betaald werden in het betreffende jaar.

7.8. Regeling afwezigheden

7.8.1. Respijtdagen

Respijtdagen

●       zijn dagen die je vrij mag opnemen, ongeacht de reden.

○       Je neemt een snipperdag, je kindje gaat een dag naar de grootouder, … Je verwittigt je opvang, ten laatste op het moment dat je kind die dag zou opgevangen worden

●       Berekenen we aan het begin van de opvang en bij de start van elk nieuw kalenderjaar. Je hebt recht op 25 respijtdagen per jaar wanneer je kindje 5 volle dagen per week én een volledig kalenderjaar in opvang is/blijft

●       Verminderen verhoudingsgewijs als je kindje geen volledig jaar of minder dan 5 dagen per week in opvang is

●       Herberekenen we bij verandering van het aantal opvangdagen en bij (vervroegde) stopzetting

●       Kan je niet overdragen naar een volgend kalenderjaar

●       Neem je op in halve of hele dagen, aansluitend of los van elkaar

●       Nemen we niet over van een andere organisator kinderopvang

7.8.2. Ongerechtvaardigde afwezigheden

Dit zijn dagen waarop je kind had moeten aanwezig zijn in de opvang op basis van het opvangplan. Als je respijtdagen op zijn, betaal je hiervoor je inkomenstarief.

7.8.3. Ziekte

Is je kind ziek en bezorg je een doktersattest op naam van het kind via het e-loket binnen de 3 kalenderdagen na de start van de ziekte, dan betaal je niet voor deze gewettigde dagen.
 

8. PEDAGOGISCH BELEID

Elk kind is welkom. Het krijgt alle kansen om zich te ontplooien en zijn/haar talenten te ontwikkelen. We willen elk kind met aandacht, liefde, warmte en geborgenheid omringen zodat het zich thuis voelt in de opvang.

Onze kinderbegeleiders hebben een kindvriendelijke infrastructuur en bieden een veilige en gezonde omgeving. Ze bieden structuur, hebben oog voor taalstimulering, groepsgrootte, spel, buiten spelen en beweging. Op die manier stimuleren ze de ontwikkeling van de kinderen op lichamelijk, cognitief, sociaal-emotioneel, communicatief, creatief en moreel vlak waardoor ze zowel het welbevinden als de betrokkenheid van de kinderen verhogen. 

We vinden het belangrijk dat ouders én kinderen zich goed voelen en betrokken zijn bij de opvang. De eigenheid en de draagkracht van elk kind wordt gerespecteerd. We houden rekening met wat elk kind nodig heeft. Hierbij streven we naar een open en duidelijke communicatie tussen alle betrokkenen.

Om kinderen te stimuleren in hun ontwikkeling hebben we verschillende uitgangspunten:

●       Mogelijkheid om te wennen.

●       Regelmaat in de dagindeling.

●       Aandacht voor verzorging.

●       Een zo groot mogelijke continuïteit in de begeleiding en opvang van kinderen, met het oog op een veilige hechting.

●       Oog voor het welbevinden van de kinderen.

●       Actief visueel en auditief toezicht, ook tijdens slaapmomenten.

●       Een permanente begeleiding van de kinderen.

●       Gevarieerd aanbod van spelmateriaal, bewegings- en andere activiteiten, zowel binnen als buiten.

●       Zelfredzaamheid stimuleren.

●       Bevorderen van de Nederlandse taal tijdens de opvang, met respect voor de thuistaal.

●       Onderlinge respectvolle houding bevorderen.

Als organisator zorgen wij zelf voor pedagogische ondersteuning en doen we een beroep op externen.

8.1. Afspraken over eten

De opvanglocaties zorgen ervoor dat je kindje elke dag gezonde, verse en gevarieerde voeding aangeboden krijgt, aangepast aan de leeftijd van je kind; dit voor 2 eetmomenten, tussendoortjes en drank.   Het aantal eetmomenten wordt bepaald door je opvangplan en het dagschema van je opvanglocatie. Dit is in de dagprijs inbegrepen. De bereiding van de maaltijden gebeurt met de nodige aandacht voor hygiëne.

De opvang informeert je over de maaltijden en over de tijdstippen waarop ze gegeven worden.

8.1.1. Ontbijt

Kinderen ontbijten thuis. Ook de eerste flesvoeding geef je thuis. Na afspraak met je kinderbegeleider kan je uitzonderlijk het ontbijt meebrengen - bv. bij vroege flexibele opvang

8.1.2. Flesvoeding

Baby‘s krijgen flesvoeding zoals ze dat thuis gewoon zijn.

Flesvoeding voor je baby breng je zelf mee. Zorg voor voldoende propere flessen met de gepaste hoeveelheid water. Het melkpoeder breng je mee in de juiste dosis in een zuivere verpakking. De kinderbegeleider maakt de flesvoeding klaar net voor deze aangeboden wordt aan je baby.

8.1.3. Borstvoeding

Geef je borstvoeding? Maak hierover concrete afspraken met je kinderbegeleider.

Breng je afgekolfde melk mee? Doe dit gekoeld of ingevroren in een gesloten potje of fles.

●       Daarop schrijf je:

●       de naam van je kind

●       datum en uur van afkolven

●       datum van invriezen

8.1.4. Dieetvoeding of aangepaste voeding

Heeft je kindje dieetvoeding of aangepaste voeding (geloofsovertuiging, vegetarisme, …) nodig? Maak hierover duidelijke afspraken met de kinderbegeleider en noteer ze op de (actualisatie van de) infofiche.

Breng je zelf eten mee?

●       Bezorg deze afgedekt en gekoeld.

●       Een etiket op de verpakking bevat volgende gegevens:

○       De naam van je kind.

○       Welke voeding erin zit.

○       Datum waarop je de maaltijd bereid hebt.

8.1.5. Zelf eten meebrengen voor gelegenheden

Bij een verjaardag mag je trakteren met eten. Breng dit afgedekt (en gekoeld) mee. Kleef een etiket op de verpakking met:

●       je contactgegevens

●       welke voeding/allergenen erin zitten

●       datum: wanneer heb je de maaltijd/de snack bereid?

8.2. Afspraken over verzorging

●       Je zorgt ervoor dat:

●       Je kind gewassen, verschoond en aangekleed naar de opvang komt.

●       Er steeds voldoende luiers in voorraad zijn bij de kinderbegeleider.

●       De nodige verzorgingsproducten aanwezig zijn.

●       Je zonnecrème meebrengt bij zonnig weer.

●       Je je kind in aangepaste kledij naar de opvanglocatie brengt.

○       De kledij én reservekledij:

○       Is voldoende aanwezig in de opvang.

○       Is aangepast aan de leeftijd van het kind (onder- en bovenkleding, kousjes, schoentjes) en aan het seizoen.

○       Houdt rekening met zindelijkheidstraining en met de activiteiten van de kinderbegeleider (buiten spelen, wandeling, knutselen, …).

○       Is altijd voorzien van de naam van je kindje.

○       Die je even uitleent van de opvanglocatie bezorg je gewassen terug.

●       Het tutje niet aan een lint of koord hangt.

8.3. Afspraken over brengen en halen van je kind  

Je brengt en haalt je kind op de uren en dagen die afgesproken zijn in jouw opvangplan. Voorzie steeds de mogelijkheid dat iemand anders je kind afhaalt. De kinderbegeleider mag vragen om geen kindjes op te halen tijdens de middagrust.

Elke wijziging overleg je op voorhand met je kinderbegeleider. Indien dit meermaals anders gebeurt, zoeken we samen naar een andere oplossing. We kunnen je opvangplan indien nodig eenzijdig aanpassen of de opvang stopzetten.

Je betaalt een extra kost bovenop je dagbedrag voor:

●       Opvang voor of na de afgesproken uren in je opvangplan.

●       Het niet (tijdig) verwittigen van je kinderbegeleider.

8.3.1. Wie kan je kind afhalen 

Enkel personen vermeld op de infofiche, mogen je kind in de opvang ophalen.

Uitzonderlijk kan een andere persoon je kind afhalen mits je je opvang hiervan schriftelijk op de hoogte brengt. Je vermeldt de naam van deze persoon en het tijdstip van afhalen. Kinderbegeleiders mogen aan deze personen vragen om zich te legitimeren.

Verandert het ouderlijk gezag, het verblijfsrecht of het bezoekrecht? Bezorg de documenten die dit aantonen zo snel mogelijk aan de dienst. De dienst past de infofiche van je kind aan. Indien nodig passen we ook de schriftelijke overeenkomst aan.

8.4. Afspraken bij ziekte of ongeval van je kind

Voor een correcte opvolging is het belangrijk om open te communiceren over de gezondheid van je kind.

Onze kinderbegeleiders zijn geen dokters en volgen bij (een vermoeden van) ziekte steeds de meest recente richtlijnen van Kind en Gezin. Deze richtlijnen kan je als ouder ook zelf raadplegen op de website van Opgroeien. In geval van een epidemie of andere medische noodzaak kan het ziektebeleid eenzijdig wijzigen.

Heeft je kind aangetoonde gezondheidsproblemen, een chronische ziekte of moet het vaak opgenomen worden in het ziekenhuis? Bespreek deze uitzonderlijke situatie op voorhand met de dienst.

8.4.1. Is je kind ziek?

Een ziek kind hoort niet thuis in de kinderopvang en verzorg je best thuis in een rustige en vertrouwde omgeving. Als we kinderen in het begin van een ziekte niet toelaten, vermijden we dat de andere kinderen en begeleiders besmet en ziek worden.

Voorzie zelf iemand die opvang kan bieden als je kind onverwacht ziek is.

8.4.2. Wanneer kan je kind naar de opvang? Wanneer blijft het beter thuis?

Wij volgen de richtlijnen uit de folder van Kind en Gezin.

We kunnen je kind niet opvangen als het:

●       Te ziek is om mee te doen met de normale activiteiten van de opvang.

●       Te veel zorg vraagt zodat men in de opvang onvoldoende aandacht aan de andere kinderen kan geven.

●       Koorts heeft (38°C of meer rectaal gemeten).

●       Bij één of meer van de volgende symptomen:

○       plots optredende hoest en/of ademhalingsmoeilijkheden

○       plotse verandering van stoelgangspatroon

○       herhaaldelijk braken of braken met bloed

○       plotse huiduitslag of blaasjes

Met deze milde symptomen kan je kind wel naar de opvang komen:

●       snotneusje

●       lichte hoest

●       lichte verkoudheid : neusloop en hoestje zonder koorts

●       gekende chronische hoest (bij hyper-reactieve luchtwegen)

●       chronisch lossere stoelgang of éénmalig waterige stoelgang

●       gulpje teruggeven, braken als gevolg van gekende reflux

8.4.3. Wanneer kan je kind terugkeren na ziekte?

Je kind kan opnieuw naar de opvang komen als het geen symptomen meer heeft en als het minstens 24 uur geen koorts (≥38°C) maakt.

Uitzondering hierop is koorts dat het gevolg is van een vaccinatie en dit tot 48u na de vaccinatie.

8.4.4. Heeft je kind medische problemen?

Meld alle medische problemen van je kind die we niet kunnen zien. Zeker als we extra moeten opletten of er een gevaar kan zijn voor anderen.

Heeft je kind om medische redenen een monitor nodig? Dan maak je daarover afspraken met de kinderbegeleider.

8.4.5. Is er een besmettelijke ziekte in de opvang?

Dan verwittigt de opvang jou. Om de privacy van de ouders en het kind te beschermen, zijn deze waarschuwingen anoniem. Kindjes die besmet of besmettelijk zijn, blijven thuis.

Als er luizen of neten worden vastgesteld in de opvang, verwittigt de kinderbegeleider de ouders. Kinderen die luizen of neten hebben, haal je onmiddellijk op. Ze kunnen na behandeling opnieuw naar de opvang. Zorg er bij je kind voor dat ook de kledij vrij zijn van luizen of neten. Behandel je omgeving en eventueel besmette huisgenoten. Stel je zelf vast dat je kind luizen of neten heeft, verwittig dan steeds je opvang.

Een opvanglocatie kan uitzonderlijk gesloten worden om een uitbraak onder controle te krijgen.

8.4.6. Wordt je kind ziek in de opvang? Krijgt je kind koorts?

De zorg en de aandacht die een ziek kind nodig heeft, is niet altijd haalbaar voor de opvang. 

Krijgt je kindje koorts (≥38°C) terwijl het in opvang is, dan spreek je af wanneer je je kindje gaat ophalen.

●       Kinderen jonger dan 3 maanden haal je zo snel mogelijk op en je contacteert best dezelfde dag een arts.

●       Kinderen ouder dan 3 maanden haal je zo snel mogelijk op als het veel zorg nodig heeft of als de opvang ongerust is.

○       In alle andere gevallen mag je kinderbegeleider één dosis paracetamol geven op voorwaarde dat dit schriftelijk zo is afgesproken. De kinderbegeleider brengt je op de hoogte van het uur en de gegeven dosis. Je spreekt samen af om je kind op te halen binnen de periode dat het koortswerend middel werkzaam is.

Je brengt zelf koortswerende medicatie mee. Noteer de naam van je kind op de medicatie en kijk regelmatig na of het product niet vervallen is.

Noteer op de infofiche van je kind welke afspraken jullie maken en wie we contacteren bij koorts.

8.4.7. Ben je niet bereikbaar?

De kinderbegeleider belt de opgegeven noodcontacten op of (uitzonderlijk) de opgegeven arts.

8.4.8. Is je kind in nood? Vertoont je kind alarmsignalen?

De kinderbegeleider belt onmiddellijk de hulpdiensten en brengt je zo snel mogelijk op de hoogte. De opvang past de crisisprocedure toe indien nodig. Medische kosten worden in rekening gebracht.

8.4.9. Procedure aangifte lichamelijk ongeval

●       Maximum één werkdag na een ongeval meld je dit bij de dienst.

●       De dienst brengt de verzekeringsmaatschappij op de hoogte.

●       Een aantal vakken van het standaard aangifteformulier vul je zelf in. De overige vakken laat je invullen door een arts en de kinderbegeleider waar je kind in opvang was.

●       Het volledig ingevulde en getekende document, bezorg je zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de 5 werkdagen aan de dienst of aan de verzekeringsmaatschappij.

8.5. Afspraken over medicatie

Als je kind specifieke medische opvolging nodig heeft, dan vragen we om dit op voorhand te bespreken met de dienst en de opvanglocatie. Vraag bij voorkeur aan je arts schriftelijke instructies zodat we over de juiste informatie beschikken.

Meld altijd aan je kinderbegeleider dat je kind medicatie krijgt, ook al dien je het enkel thuis toe.  Kinderen reageren soms anders omwille van de genomen medicatie (suf, slaperig, …).  

8.5.1. Medicatie thuis

Geef medicatie zoveel mogelijk thuis. Vraag je arts om medicatie voor te schrijven die je zelf ‘s morgens en ’s avonds kan toedienen.

8.5.2. Medicatie in de opvang

De opvang geeft enkel medicatie als de behandeling het vereist en als het haalbaar is. Hierbij denken we vooral aan de terugkeer na een ziekte of bij een chronische aandoening. Wij volgen de flowchart geneesmiddelen in de opvang. Medicatie toedienen kan enkel op voorschrift van een arts of apotheker en als volgende gegevens op het etiket van de apotheker op de verpakking staan:

●       naam van het kind

●       naam van de arts die het geneesmiddel voorschrijft

●       wijze van toediening

●       duur van de behandeling of einddatum

●       dosis en frequentie

Als de nodige gegevens niet op het etiket van de apotheker op de verpakking staan, geven we het geneesmiddel niet, uitgezonderd:

●       fysiologische zoutoplossing

●       verzorgende luierzalf

Dit zijn geen geneesmiddelen en ze kunnen op vraag van ouders toegediend worden voor maximaal 5 opeenvolgende dagen

Bij koorts volgen we de stroomdiagram koorts. Is je kind ouder dan 3 maanden en zijn er geen alarmsignalen? Dan kan je kind één dosis paracetamol krijgen, als je hiermee akkoord gaat. De opvang belt je op om hierover afspraken te maken. Ze brengen je op de hoogte van het uur, de dosis.

8.6. Afspraken over veilig slapen

●       We volgen de richtlijnen van Opgroeien en nemen maatregelen om wiegendood te voorkomen. Daarom

●       Voldoen alle bedjes en materialen aan de veiligheidsvoorschriften.

●       Is er voldoende ventilatieruimte voorzien rond de bedjes.

●       Is er regelmatig rechtstreeks actief visueel en auditief contact tijdens het slaapmoment.

●       Leggen de kinderbegeleiders kinderen tot 1 jaar te slapen op de rug.

●       Zorgen de kinderbegeleiders voor een goede temperatuur in de slaapruimte.

●       Is roken in de opvang verboden.

●       Zijn kinderbegeleiders extra alert na een langere afwezigheid van een kindje.

●       Slapen kindjes:

○       minstens tot de leeftijd van 6 maanden in de leefruimte en dit zonder knuffel

○       die ouder zijn dan 6 maanden eventueel met een kleine knuffel

○       zonder een koordje aan hun tut

○       zonder kussen

○       met een passende slaapzak - niet onder een donsdeken

In de opvang mogen kindjes vanaf 18 maanden slapen op een veldbed in plaats van in een bed met spijlen.

8.7. Afspraken over communicatie

In de opvanglocatie spreekt men Nederlands.

De communicatie verloopt via een digitaal heen- en weerschriftje. Hierin noteert je kinderbegeleider (in de toekomst mogelijks ook ouders) informatie die belangrijk en/of nuttig is voor de dagelijkse opvolging.

Benut ook het breng- en haalmoment om informatie uit te wisselen. Een uitgebreider gesprek plan je best op een rustig moment in.

Je bent zelf verantwoordelijk voor het doorgeven van wijzigingen tijdens de periode dat een kind in opvang is. In het begin van het jaar vragen we vanuit de dienst om je dossier na te kijken en te actualiseren. Je stuurt de verkregen informatie aangepast, gehandtekend en gedateerd terug.

9. WIJZIGINGEN en STOPZETTING

9.1. Wijzigingen van het huishoudelijk reglement

Je tekent het reglement voor ontvangst en kennisneming, ten laatste op het moment dat je de schriftelijke overeenkomst tekent. Voor de verplicht toe te passen bepalingen of aanpassingen is jouw akkoord niet nodig.

Bijvoorbeeld:

●       Het opnemen van de rubrieken die bepaald zijn in het Vergunningsbesluit

●       Het opnemen van de regelingen die bepaald zijn in het Subsidiebesluit. 

Elke wijziging in jouw nadeel, zoals bijvoorbeeld een aanpassing van het prijsbeleid, laten we je minstens 2 maanden voor de wijziging ingaat, schriftelijk weten. In dit geval heb je het recht om de schriftelijke overeenkomst zonder enige schade- of opzeggingsvergoeding op te zeggen, op voorwaarde dat je dit doet binnen de 2 maanden nadat je op de hoogte bent gebracht.

9.2. Gelijkwaardige opzegmodaliteiten voor de schriftelijke overeenkomst

9.2.1. Opzegmodaliteiten voor het gezin

9.2.1.1. Einddatum vervroegen

Je contract eindigt automatisch op de afgesproken einddatum die genoteerd staat op je opvangplan.

Je kan de opvang vroeger stoppen als je een opzegperiode van één maand respecteert.

Dit doe je:

●       Via het e-loket, minstens 1 maand vóór je de opvang wenst stop te zeggen.

●       De opzegperiode start vanaf de datum van aanvraag via het e-loket op voorwaarde dat de datum bekrachtigd is door de dienst via mail.

9.2.1.2. Opzegvergoeding

Zeg je de opvang niet (tijdig) op zoals hierboven beschreven? Dan betaal je een opzegvergoeding ten bedrage van één maand opvang volgens jouw opvangplan en volgens jouw inkomenstarief. Bij gebrek aan een geldig inkomenstarief, betaal je het maximumtarief.

9.2.1.3. Zware fout

De bepaling over opzegtermijn en opzegvergoeding kan/dienst niet gerespecteerd te worden 

●       Als de organisator of opvang een zware fout heeft begaan en je kan die bewijzen.

●       Als er een beslissing is van Kind en Gezin - agentschap Opgroeien tot opheffing van de vergunning.

9.2.1.4.Overmacht

Wanneer de opvang niet kan starten of doorgaan in geval van overmacht, neem je contact op met de dienst. In geval van overmacht moet je de opzegvergoeding niet betalen en kan je afwijken van de regels voor opzegtermijn.
Overmacht: overlijden kind, kind wordt geboren met zware afwijkingen, plotse verhuis wegens brand, …

9.2.2. Opzegmodaliteiten voor de organisator

De organisator kan de overeenkomst opzeggen en de opvang stopzetten, mits het respecteren van een opzegtermijn van één maand, als:

9.2.2.1. Niet naleven huishoudelijk reglement en/of andere contractuele bepalingen

●       Het brengen of afhalen voor de derde keer, zonder overleg, afwijkt van de afspraken op het opvangplan.

●       Je één of meerdere facturen niet (tijdig en/volledig) betaalt.

●       Je je afbetalingsplan niet (correct) volgt.

●       Je de noodzakelijke documenten niet bezorgt aan de dienst.

●       Je gedurende vier weken geen gevolg geeft aan de mondelinge en/of schriftelijke vragen of verwittigingen van de organisator.

●       Na 1 maand opvang zonder geldig attest inkomenstarief kan de dienst de opvang schorsen met onmiddellijke ingang.

Als je kind plots afwezig is en niet meer naar de opvang komt, factureert de dienst als opzegvergoeding 1 maand opvang volgens het opvangplan. Bij gebrek aan een geldig attest inkomenstarief, rekenen we het maximumtarief aan.

Als de organisator beslist om de overeenkomst op te zeggen:

●       Ontvang je schriftelijk de reden en de einddatum van de stopzetting.

●       Gaat de opzegtermijn van één maand in op de datum van verzending.

Als de organisator de opzegtermijn niet respecteert, zal er een opzegvergoeding ten bedrage van één maand opvang worden terugbetaald aan de ouders.

9.2.2.2. Zware fout

De bepaling over opzegtermijn en opzegvergoeding kan/dient niet gerespecteerd worden als de ouder een zware fout heeft begaan en de organisator deze kan aantonen.

Voorbeeld van een zware fout van een ouder: Grensoverschrijdend gedrag, ….

9.2.2.3. Overmacht

De opzegvergoeding en de opzegtermijn kan/dient niet gerespecteerd te worden in volgende gevallen van overmacht:

●       Overmacht door (gedeeltelijke) sluiting omwille van:

○       brand, overstroming, …

○       epidemie

○       plotse medische ongeschiktheid van de kinderbegeleider (psychisch of fysiek)

○       tekort aan personeel / kinderbegeleiders

●       Een beslissing van kind en gezin en/of organisator tot schorsing van de opvang of opheffing van de vergunning.

●       Wanneer de kinderbegeleider aangeeft dat de opvang van je kind niet haalbaar is omwille van eigen draagkracht of omwille van het welzijn van je kind.

●       Wanneer gezinnen eisen stellen die de mogelijkheden van de opvang overstijgen.

Een schadevergoeding staat steeds in verhouding tot de geleden schade.  Een schadevergoeding kan niet gevraagd worden in geval van overmacht bij een van beide partijen.

10. TOT SLOT

Dit huishoudelijk reglement is goedgekeurd door de gemeenteraad op 27 mei 2024 volgens de op dat moment geldende regelgeving en richtlijnen van Kind en Gezin – Agentschap Opgroeien. Alle regels over kinderopvang vind je op www.kindengezin.be.

Heb je vragen of opmerkingen bij dit reglement of bij de werking van de Dienst voor Opvanggezinnen Kapellen. Neem dan zeker contact op.