Zitting van 24 november 2025
Openbare zitting
Openbare zitting
1. Intekenen op de raamovereenkomst voor de operationele leasing van fietsen, afgesloten door van IGEAN milieu & veiligheid die optreedt als aankoopcentrale. Goedkeuring. Goedgekeurd.
Feiten en motivering
Voor de fietslease van 2022 tot en met 2025 tekenden we in bij IGEAN die via o2o de fietslease verzorgde. Voor de periode van 2026 tot en met 2029 gunt IGEAN deze opdracht aan Cyclis.
Als bestuur is er de keuze om via een andere aankoopcentrale de dienstverlening van O2O af te nemen of in te tekenen bij Cyclis via IGEAN.
De HR-dienst heeft de verschillen naast elkaar gelegd en IGEAN (met Cyclis) volgen is de interessantste keuze voor de medewerker.
algemeen
Op de buitengewone algemene vergadering van IGEAN cv van 8.11.2003 werd de oprichtingsakte van de opdrachthoudende vereniging IGEAN milieu & veiligheid verleden.
Op 19.12.2003 verscheen de publicatie van de oprichtingsakte en de statuten van IGEAN milieu & veiligheid in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.
Sindsdien werden de statuten meermaals gewijzigd en bevestigd door de bevoegde Vlaamse minister.
Het bestuur is lid bij IGEAN milieu & veiligheid.
aankoopcentrale
In toepassing van artikel 2, 6°a) en 7°b) van de wet van 17.06.2016 betreffende de overheidsopdrachten treedt IGEAN milieu & veiligheid op als aankoopcentrale, in die zin dat ze een raamovereenkomst plaatst voor leveringen die bestemd zijn voor IGEAN dienstverlening en de deelnemers van IGEAN milieu & veiligheid en/of IGEAN dienstverlening. Ook personeelsleden van het stedelijk en het gemeentelijk onderwijs kunnen beroep doen op deze raamovereenkomst. (Lokale) besturen die geen deelnemer zijn van IGEAN milieu & veiligheid en/of IGEAN dienstverlening kunnen eveneens gebruik maken van de aankoopcentrale wanneer ze cumulatief voldoen aan volgende voorwaarden:
De activiteit van aankoopcentrale zal evenwel beperkt blijven tot het plaatsen van de overheidsopdracht en het sluiten van de raamovereenkomst. Zowel IGEAN dienstverlening als elk ander bestuur dat voldoet aan de voorwaarden en beroep wenst te doen op de aankoopcentrale, zal zelf rechtstreeks instaan voor het plaatsen van de bestellingen, het opvolgen van de leveringen, de opvolging van de individuele contracten en de betalingen.
Als een lokaal bestuur beroep doet op een aankoopcentrale is ze overeenkomstig artikel 47§2 van de wet van 17.06.2016 vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren.
bevoegdheid
Artikel 40§2 van het decreet lokaal bestuur van 22.12.2017 stelt dat de gemeenteraad het beleid van de gemeente bepaalt en dat ze daarvoor algemene regels kan vaststellen. Het behoort dus tot de bevoegdheid van de gemeenteraad om beroep te doen op een aankoopcentrale.
In uitvoering van artikel 56§3,6° van voormeld decreet kan de gemeenteraad echter bepaalde, nominatief omschreven opdrachten delegeren aan het college van burgemeester en schepenen, in welk geval het college van burgemeester en schepenen bevoegd is om beroep te doen op de aankoopcentrale.
fietsmobiliteit - fietslease
Fietsmobiliteit aanmoedigen past in het actieplan van de Vlaamse Regering tegen de files en voor een groenere mobiliteit en economie. Het geeft eveneens uitvoering aan de klimaatdoelstellingen die op de diverse niveaus vooropgesteld zijn. Tenslotte zorgt het voor een veiligere en gezondere leefomgeving en kan het een troef zijn bij het aantrekken van personeel.
Ook lokale besturen willen hun steentje bijdragen en inzetten op fietsmobiliteit.
De raamovereenkomst van IGEAN milieu & veiligheid
IGEAN heeft een overheidsopdracht georganiseerd met als doel een raamovereenkomst af te sluiten voor de operationele leasing van fietsen voor het personeel van de (lokale) besturen die voldoen aan de voorwaarden.
Overeenkomstig het verslag van nazicht van de biedingen van 31.07.2025 heeft Cyclis Bike Lease de economisch meest voordelige offerte ingediend rekening houdend met de beste prijs-kwaliteit verhouding. De raad van bestuur van IGEAN milieu & veiligheid heeft in zitting van 7.08.2025 de opdracht gegund aan Cyclis Bike Lease.
De raamovereenkomst voorziet verschillende types van fietsen en omvat naast de huurprijs voor de fiets eveneens een onderhoudscontract, een pechbijstand en een verzekering tegen schade en diefstal. Het leasecontract geldt voor een periode van 36 of 48 maanden en steunt op de lokale fietshandelaars die maximaal kunnen ingezet worden.
De looptijd van de raamovereenkomst zelf bedraagt 4 jaar en neemt een aanvang op 1.01.2026.
Het is aangewezen dat het bestuur gebruik maakt van de raamovereenkomst van IGEAN milieu & veiligheid om volgende redenen:
● vanwege het grote volume dat IGEAN milieu & veiligheid in de markt zet, zijn de voorwaarden gunstiger,
● het bestuur moet zelf geen gunningsprocedure voeren,
● de raamovereenkomst van IGEAN voorziet een uitgebreide dienstverlening en een maximale ontzorging van de besturen.
rechtspositieregeling lokale besturen
Het nieuwe rechtspositiebesluit voor de Vlaamse lokale besturen van 20.01.2023 is op 18.03.2023 in werking getreden en geeft de lokale besturen meer vrijheid om een HR-beleid op maat te ontwikkelen. Lokale besturen kunnen voortaan hun eigen regels uitwerken over de werving en selectie, salarissen, toelagen en vergoedingen.
Op basis hiervan kunnen lokale besturen eveneens inzetten op fietsmobiliteit, o.m. door het leasen van fietsen aan te bieden aan hun medewerkers.
Het lokaal bestuur heeft van deze mogelijkheid gebruik gemaakt en de rechtspositieregeling aangepast, welke met een apart besluit goedgekeurd werd door de gemeenteraad.
verdere timing
Nadat het bestuur heeft laten weten beroep te zullen doen op IGEAN milieu & veiligheid die optreedt als aankoopcentrale voor de operationele leasing van fietsen, zal IGEAN deze beslissing aan Cyclis Bike Lease bezorgen, die als opdrachtnemer instaat voor de verdere uitvoering van de opdracht en het maken van concrete afspraken met het bestuur.
● Beslissing van de raad van bestuur van IGEAN milieu & veiligheid van 23.04.2025 waarmee het bestek goedgekeurd wordt voor het sluiten van een raamovereenkomst voor de operationele leasing van fietsen volgens een openbare procedure.
● Publicatie van de opdracht op het e-Procurement op 6.05.2025 in het kader van de openbare procedure.
● Opening van de biedingen op 4.06.2025, waarna IGEAN een verslag van nazicht van de biedingen opgemaakt heeft.
● Beslissing van de raad van bestuur van IGEAN milieu & veiligheid van 25.06.2025 waarmee het verslag van nazicht van de biedingen goedgekeurd wordt en de opdracht gegund wordt aan Cyclobility bv.
● Kennisgeving van de beslissing van de raad van bestuur aan alle inschrijvers met respect van de wachttermijn.
Naar aanleiding van deze kennisgeving heeft IGEAN milieu & veiligheid een schrijven ontvangen vanwege de gekozen inschrijver, zijnde Cyclobility bv, waarin deze laatste IGEAN verzoekt om een materiële vergissing in diens offerte recht te zetten omdat zij de door IGEAN opgegeven catalogusprijzen voor de fietsen verkeerdelijk hebben gezien als prijzen inclusief btw daar waar het om prijzen exclusief btw ging. Door deze misvatting zijn de prijzen structureel lager ingevuld in de inventaris van Cyclobility bv.
Uit het juridisch advies dat IGEAN hierover ingewonnen heeft, blijkt dat er geen sprake is van een rekenfout of een zuiver materiële fout in de zin van artikel 34, §2 van het koninklijk besluit van 18.04.2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren. De fouten die Cyclobility bv bij de berekening van diens prijzen gemaakt heeft, leiden tot een substantieel onregelmatig offerte, welke de offerte op grond van artikel 76, §3 van het koninklijk besluit van 18.04.2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren nietig verklaard moet worden en dus geweerd moet worden.
● IGEAN heeft op 31.07.2025 een nieuw verslag van nazicht van de biedingen opgemaakt.
● Beslissing van de raad van bestuur van IGEAN milieu & veiligheid van 7.08.2025 waarmee de beslissing van de raad van bestuur van 25.06.2025 ingetrokken wordt en het nieuwe verslag van nazicht van de biedingen van 31.07.2025 goedgekeurd wordt en de opdracht gegund wordt aan Cyclis Bike Lease nv.
● Kennisgeving van de beslissing van de raad van bestuur aan alle inschrijvers met respect van de wachttermijn.
● Schrijven van IGEAN milieu & veiligheid aan Cyclis Bike Lease voor het sluiten van de raamovereenkomst.
● Mail van 4.08.2025 aan de besturen met een overzicht van de voorwaarden en afspraken van de nieuwe samenwerking met Cyclis Bike Lease.
● Digitale infosessie van 11.09.2025 met IGEAN en Cyclis Bike Lease.
● Mail aan de besturen met alle relevante documenten om in te tekenen op de raamovereenkomst voor de operationele leasing van fietsen.
Juridisch kader
● besluit van de Vlaamse Regering van 20.01.2023 in het kader van de rechtspositieregeling voor de lokale besturen
● decreet lokaal bestuur van 22.12.2017
● statuten IGEAN milieu & veiligheid
● wetgeving overheidsopdrachten
Financiële gevolgen
De betalingen lopen rechtstreeks tussen Cyclis Bike Lease en het betrokken bestuur.
De kosten voor de lease worden vanuit de eindejaarspremies gerecupereerd.
De overheadkosten zijn gelijkaardig, waardoor, bij gelijk aantal geleasede fietsen, voldoende budget beschikbaar is.
Besluit
STEMMING :
Eenparig aangenomen.
STEMMING :
Eenparig aangenomen.
Artikel 1
Het bestuur zal beroep doen op IGEAN milieu & veiligheid die optreedt als aankoopcentrale voor de operationele leasing van fietsen, voor de leaseperiode 2026 - 2029.
Artikel 2
Een exemplaar van deze beslissing zal aan IGEAN milieu & veiligheid worden bezorgd.
Register der bekendmakingen
Deze webpagina vormt het openbare register van gemeentelijke reglementen en verordeningen, in overeenstemming met het besluit van de Vlaamse regering van 28 april 2023 betreffende de bekendmakingen en raadpleegbaarheid van besluiten en documenten van het lokale bestuur met betrekking tot de manier waarop ze moeten worden bijgehouden.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, zal er een expliciete "bundel" van het document worden opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker.
Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie heeft plaatsgevonden.
Al deze gegevens staan in een aparte publicatie omgeving die beveiligd en toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.