Meeting.burger Kapellen

Zitting van 2 maart 2026

Openbare zitting

13. Dorpsdagreglement 2026-2031. Goedgekeurd.

Feiten en motivering

Het Dorpsdagreglement 2026–2031 (zie bijlage) vervangt het reglement dat tot en met 2025 van kracht was (zie bijlage). Een herwerking is noodzakelijk om het reglement juridisch sterker, beleidsmatig consistenter en organisatorisch flexibeler te maken.

Bij de opmaak van het nieuwe reglement werd er rekening gehouden met de opmerkingen uit de evaluatie van de voorgaande editie(s) en de adviezen van de lokale politie Noord, de DPO en de duurzaamheidsambtenaar.

Wat verandert er?

● Het nieuwe reglement is opgevat als een kaderreglement voor zes jaar. Operationele en editiegebonden details (zoals parcours, timing en praktische richtlijnen) worden niet langer vast verankerd in het reglement, maar kunnen per editie worden vastgelegd. Dit vermijdt frequente reglementswijzigingen en verhoogt de wendbaarheid van de organisatie.

● De retributies zijn volledig losgekoppeld van het Dorpsdagreglement en ondergebracht in een afzonderlijk, door de gemeenteraad goedgekeurd retributiereglement (dd. 23 november 2025). Het Dorpsdagreglement verwijst hier enkel nog naar, zonder bedragen op te nemen.

● Daarnaast is duurzaamheid structureel verankerd. Verplicht herbruikbaar cateringmateriaal, selectieve afvalinzameling, afvalpreventie en handhaving via het GAS-reglement zijn expliciet opgenomen in het reglement. Duurzaamheidsafspraken zijn hierdoor niet langer louter operationeel, maar juridisch afdwingbaar.

● Ook op vlak van privacy is het reglement geactualiseerd: de verwerking van persoonsgegevens gebeurt conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), met een duidelijke en transparante verwijzing naar de gemeentelijke privacyverklaring van het Lokaal bestuur Kapellen.

vergelijking oud versus nieuw Dorpsdagreglement

thema	oud (tot 2025)	nieuw (2026-2031)
geldigheidsduur	jaarlijks verlengd, laatste keer bijgewerkt in 2025	vastgelegd voor 6 jaar
structuur	zeer gedetailleerd en editiegebonden	een kader gemaakt dat editie-overstijgend is
parcours	straten expliciet opgesomd	flexibel parcours, jaarlijks herzienbaar (bv. cfr. werven)
retributie	deelnameprijzen vermeld	verwijzing naar retributiereglement
inschrijving	concrete data, rekeningnummers en deadlines	algemeen gedefinieerd, praktische info wordt per editie meegegeven bij de inschrijvingsbevestiging en staat online
standplaatstoewijzing	sterk gedetailleerd	vereenvoudigd, focus op toewijzing per editie
rol Dorpsdagcomité	uitvoerend, operationeel	nadruk meer op beslissingsbevoegdheid
veiligheid	zeer uitgebreid en verouderde info	algemene beschrijving, de deelnemer ontvangt bv. de brandveiligheidsfiche samen met de inschrijvingsbevestiging
duurzaamheid - visie	niet expliciet benoemd	duurzaamheid op evenementen zoals bedoeld volgens Vlaamse wetgeving
duurzaamheid - catering	afspraken buiten reglement	afspraken mee opgenomen
duurzaamheid - afval	beperkt en versnipperd	gebundeld en verduidelijkt
duurzaamheid - handhaving	informeel (afspraken, sensibilisering)	koppeling met GAS-reglement
muziek en geluid	gedetailleerd verbod met uitzonderingen	toelating enkel na akkoord van Dorpsdagcomité
dierenwelzijn	wet van 2 september 2005	aangevuld met Vlaamse Codex Dierenwelzijn van 17 mei 2024
aansprakelijkheid	zeer uitgebreid	gebundeld
overmacht/afgelasting	zeer uitgebreid	vereenvoudigd
GDPR	gegevensverwerking ontbreekt	gegevensverwerking mee opgenomen
sancties	verspreid over meerdere artikels	gebundeld

Juridisch kader

● Koninklijk Besluit van 3 april 1995 (ambulante handel)

● decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, artikels 40 en 41 betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad, artikels 286 en 287 betreffende publicatie en bekendmaking, artikel 288 betreffende de inwerkingtreding van de reglementen en artikel 330 betreffende het algemeen bestuurlijk toezicht

● beslissing gemeenteraad van 23 november 2025 betreffende het retributiereglement voor standplaatsen Dorpsdag

Financiële gevolgen

Niet van toepassing.

Besluit

STEMMING :

16 stemmen voor: An Stokmans (Anders), Luc Janssens (Anders), Evelyne Haud'Huyze (Anders), Lotte Van Mechelen (Anders), Pieter Buysse (Groen), Tom Namurois (Vooruit), Marc De Smet (Anders), Leo Mees (Anders), Koen Helsen (Anders), Tayfun Genç (Anders), Inge Cornelissen (Anders), Laila Rylant (Anders), Ria Van Oncen (Anders), Marie Adriaensen (Vooruit), Ingrid Hoendervangers (Anders) en Jan De Block (Anders).
8 onthoudingen: Luc Devriese (N-VA), Vital Lambert (N-VA), Nancy Van Huffelen (N-VA), Chris Marynissen (Vlaams Belang), Ludo De Bruyn (Vlaams Belang), Sophie Dieltiens (N-VA), Brenda Lioris (Vlaams Belang) en Rudy Bastiaenssens (Vlaams Belang).

Artikel 1

De gemeenteraad keurt het Dorpsdagreglement 2026-2031 zoals hieronder integraal bijgevoegd, goed:

Artikel 1 – Doel en organisatie

Het Lokaal bestuur Kapellen organiseert jaarlijks in Kapellen-centrum het evenement Dorpsdag, met als doel het bevorderen van het gemeenschapsleven en de lokale economie.

De Dorpsdag wordt georganiseerd door het lokaal bestuur in samenwerking met het Dorpsdagcomité.

Het Dorpsdagcomité is tijdens de voorbereidingsperiode bereikbaar via het vrijetijdsloket van het Lokaal bestuur Kapellen. Tijdens de Dorpsdag zelf wordt een secretariaat ingericht op het parcours. De contactgegevens van het Dorpsdagsecretariaat dat tijdens de Dorpsdag bereikbaar is tussen 7.00 en 18.00 uur, worden meegedeeld aan de deelnemer na inschrijving en de ontvangst van een standplaatsbevestiging.

Artikel 2 – Begrippen

2.1. Dorpsdag / parcours
Het parcours omvat de door het lokaal bestuur vastgelegde straten en pleinen in Kapellen-centrum die tijdens de Dorpsdag geheel of gedeeltelijk autovrij worden gemaakt. Het exacte parcours kan per editie worden aangepast en wordt tijdig gecommuniceerd aan de deelnemers.

2.2. Dorpsdagcomité
Het Dorpsdagcomité bestaat uit vertegenwoordigers van het lokaal bestuur, adviesraden en lokale handelaars. Het comité staat in voor de praktische organisatie, de toewijzing van standplaatsen en het toezicht op de naleving van dit reglement.

2.3. Standplaats
De standplaats is de afgebakende ruimte langs het parcours die aan een deelnemer wordt toegewezen. De afmetingen worden uitgedrukt in lopende meters en/of gevelbreedte. De diepte wordt bepaald door veiligheidsvoorschriften en de concrete situatie ter plaatse.

2.4. Deelnemer
Elke handelaar, onderneming, organisatie, beoefenaar van een vrij beroep of vereniging die door het Dorpsdagcomité wordt aanvaard.

2.5. Vereniging
Een niet-commerciële en niet-politieke organisatie met leden, bij voorkeur met rechtspersoonlijkheid en bij voorkeur met een maatschappelijke zetel of een actieve werking in Kapellen.

2.6. Retributie
Voor deelname aan de Dorpsdag is een retributie verschuldigd voor de standplaats en de eventuele voorziening van elektriciteit. De voorwaarden en tarieven zijn vastgelegd in het afzonderlijk door de gemeenteraad goedgekeurde retributiereglement standplaatsen op het openbaar domein, van toepassing tijdens de geldigheidsperiode van dit Dorpsdagreglement.

Artikel 3 – Geldigheidsduur

Dit Dorpsdagreglement treedt in werking op 3 maart 2026 en is van toepassing tot en met 31 december 2031, tenzij het eerder wordt gewijzigd of opgeheven door het bevoegde bestuursorgaan.

Artikel 4 – Datum en openingsuren

De Dorpsdag vindt in principe plaats op de laatste zondag van mei. Indien deze samenvalt met Pinksteren of indien organisatorische of veiligheidsredenen dit vereisen, kan het college van burgemeester en schepenen een andere datum vastleggen.

De Dorpsdag is voor het publiek toegankelijk tussen 10.00 uur en 18.00 uur, tenzij anders beslist.

Artikel 5 – Voorwaarden voor deelname

5.1. Iedere kandidaat-deelnemer die dit reglement onvoorwaardelijk aanvaardt en wordt goedgekeurd door het Dorpsdagcomité, kan deelnemen aan de Dorpsdag.

5.2. Lokale handelaars, ondernemingen, organisaties en verenigingen met een vestiging of maatschappelijke zetel in Kapellen genieten voorrang bij de toewijzing van standplaatsen.

5.3. Ondernemingen moeten ingeschreven zijn in de Kruispuntbank van Ondernemingen. Deze verplichting geldt niet voor alle verenigingen.

5.4. Het Dorpsdagcomité kan een deelnemer uitsluiten of verwijderen om redenen van openbare orde, veiligheid, niet-naleving van dit reglement of op gemotiveerd advies van hulp- en veiligheidsdiensten.

Artikel 6 – Inschrijving en toewijzing van standplaatsen

6.1. Deelname is enkel mogelijk na tijdige en volledige digitale inschrijving via de gemeentelijke website. De uiterste inschrijvingsdatum wordt jaarlijks vastgelegd op 1 maand voor aanvang van de Dorpsdag.

6.2. Een inschrijving is pas definitief na:

● correcte indiening van het inschrijvingsformulier

● betaling van de verschuldigde retributies conform het geldende retributiereglement

● expliciete aanvaarding door het Dorpsdagcomité.

6.3. De toewijzing van standplaatsen gebeurt per editie en geeft geen enkel recht op een vaste of toekomstige standplaats, met uitzondering van handelaars voor hun eigen gevel.

6.4. Het Dorpsdagcomité kan toegewezen standplaatsen wijzigen indien dit noodzakelijk is om veiligheids- of organisatorische redenen.

Artikel 7 – Activiteiten op de standplaats

7.1. De deelnemer vermeldt bij inschrijving duidelijk alle geplande activiteiten en eventuele verkoop van producten, dranken of voedingswaren. Enkel deze activiteiten zijn toegelaten.

7.2. De verkoop of het schenken van dranken en voeding moet gebeuren in overeenstemming met de geldende wetgeving inzake voedselveiligheid en alcoholgebruik.

7.3. De Dorpsdag wordt georganiseerd door het lokaal bestuur en valt daardoor onder de Vlaamse regelgeving voor overheidsorganisaties. Ook de gemeentelijke duurzaamheidsmaatregelen voor evenementen zijn bijgevolg van kracht. Het gebruik van herbruikbaar cateringmateriaal is verplicht. Wegwerpverpakkingen, wegwerpbekers, wegwerpservies zoals plastic bestek en eenmalige bordjes of zakjes, zijn daarom niet toegelaten. De deelnemer maakt uitsluitend gebruik van herbruikbaar cateringmateriaal en past een doeltreffend waarborg- of retoursysteem toe dat toelaat een inzamelpercentage van minimaal 90 % te behalen. De deelnemer werkt mee aan de controle en opvolging hiervan door de organisator.

7.4. Het lokaal bestuur organiseert de Dorpsdag afvalarm. De deelnemer staat in voor het correct en selectief inzamelen van de afvalfracties die voortkomen uit de eigen activiteit (minstens gft, papier en karton, pmd en glas), conform de richtlijnen van de organisator. Zwerfvuil op of rond de standplaats is verboden. De deelnemer neemt het eigen afval na afloop van de Dorpsdag zelf mee of levert het aan volgens de afspraken met de organisator.

7.5. Politieke propaganda is op het volledige parcours verboden.

7.6. Het gebruik van muziek of andere geluidsbronnen is enkel toegestaan na voorafgaande toestemming van het Dorpsdagcomité en zonder hinder voor andere deelnemers, bezoekers of omwonenden.

7.7. Tijdens de Dorpsdag is het verboden om wilde dieren die in gevangenschap worden gehouden tentoon te stellen of deze op eender welke wijze in te zetten of te betrekken bij activiteiten. De voorwaarden waaraan men inzake dierenwelzijn moet voldoen, staan beschreven in het Koninklijk Besluit van 2 september 2005. Daarnaast geldt ook de Vlaamse codex Dierenwelzijn van 17 mei 2024.

Artikel 8 – Wettelijke verplichtingen

Elke deelnemer staat zelf in voor het naleven van alle toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen, onder meer brandveiligheid, hygiëne, handelswetgeving, sociale wetgeving, afvalbeheer en milieuvoorschriften.

Artikel 9 – Verkeer en rollend materieel

9.1. Voertuigen, inclusief aanhangwagens, mogen uitsluitend op het parcours rijden in de periodes 7.00-9.30 uur en 18.00-20.00 uur en alleen mits het bezit van de kaart ‘VRIJE DOORGANG’.
Deelnemers die een dergelijke kaart nodig hebben, moeten dit bij inschrijving vermelden. Bij de inschrijving dienen tevens de nummerplaat van alle betrokken voertuigen en het gsm-nummer van de contactpersoon worden opgegeven.

9.2. Deelnemers en standhouders zijn verplicht om de volgende regels strikt na te leven:

● Nadarbarelen mogen niet worden verplaatst.

● De kaart ‘VRIJE DOORGANG’ moet zichtbaar en volledig ingevuld achter de voorruit van het voertuig worden geplaatst.

● De doorgang voor veiligheidsdiensten moet te allen tijde gegarandeerd blijven.

● Belanghebbenden zijn verplicht onmiddellijk gevolg te geven aan opmerkingen of aanbevelingen van de lokale politie met betrekking tot situaties die niet in overeenstemming zijn met de beslissingen van de bevoegde overheid.

9.3. Alle voertuigen moeten uiterlijk om 9.30 uur van het volledige parcours zijn verwijderd, behoudens uitzondering bepaald in artikel 10.3.

Artikel 10 – Opbouw, afbraak en afval

10.1. De deelnemer moet ten laatste om 9.00 uur aanwezig zijn op de toegewezen standplaats, zodat de opbouw tijdig en veilig kan worden afgerond vóór de Dorpsdag opent voor het publiek.

10.2. Opbouw van de standplaatsen is enkel toegestaan op de dag van de Dorpsdag vanaf het door de organisatie vastgelegde tijdstip. Afbraak mag pas starten na het officiële einde van de Dorpsdag en moet binnen de vastgelegde termijn voltooid zijn.
De standplaats moet uiterlijk om 20.00 uur volledig ontruimd zijn.

10.3. Het gebruik van stilstaand rollend materieel (bv. aanhangwagens, auto’s, vrachtwagens, …) op het parcours tussen 9.30 en 18.00 uur, wordt uitsluitend toegestaan wanneer dit materieel absoluut nuttig en noodzakelijk is voor de uitbating van de standplaats. Niet-toegelaten rollend materieel kan op bevel van de politie worden weggesleept, op kosten van de overtreder.

10.4. Het Dorpsdagcomité kan, in toepassing van het geldende GAS-reglement, sancties opleggen bij het achterlaten van afval of het niet naleven van de duurzaamheidsafspraken. Ernstige of herhaalde inbreuken kunnen aanleiding geven tot uitsluiting van een volgende editie.

Artikel 11 – Veiligheid

11.1. De deelnemer moet alle veiligheidsvoorschriften naleven en zorgen voor stabiele en veilige constructies.

11.2. Brandbare installaties, gas en elektriciteit moeten voldoen aan de geldende normen en kunnen voorafgaand of tijdens de Dorpsdag worden gecontroleerd door de bevoegde diensten.

11.3. De doorgang voor hulp- en veiligheidsdiensten moet te allen tijde gegarandeerd blijven.

Artikel 12 – Aansprakelijkheid en verzekeringen

12.1. Deelname aan de Dorpsdag gebeurt volledig op eigen risico. Het Dorpsdagcomité en het lokaal bestuur kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor schade, verlies of diefstal.

12.2. De deelnemer vrijwaart het Dorpsdagcomité en het lokaal bestuur voor alle aanspraken van derden die voortvloeien uit de deelname, inclusief schade of hinder veroorzaakt door afval, verkeerd gebruik van materialen of het niet naleven van duurzaamheidsverplichtingen.

Artikel 13 – Verwerking van persoonsgegevens

In het kader van de organisatie van de Dorpsdag verwerkt het Lokaal bestuur Kapellen persoonsgegevens van handelaars, ondernemingen, verenigingen, beoefenaars van een vrij beroep en andere deelnemers die zich inschrijven voor het evenement.

De verwerking heeft hoofdzakelijk betrekking op professionele gegevens (zoals de naam van de onderneming of vereniging en bijhorende contactgegevens), evenals op persoonsgegevens van de aangeduide contactpersonen (zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer).

Deze persoonsgegevens worden verwerkt met het oog op:

● het registreren en beheren van de inschrijvingen

● de praktische en logistieke organisatie van de Dorpsdag

● de communicatie met deelnemers in het kader van het evenement.

De verwerking van de persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van de inschrijving en voor de organisatie van de Dorpsdag.

De persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt door de gemeentelijke diensten die betrokken zijn bij de organisatie van de Dorpsdag. Ze worden niet meegedeeld aan derden, met uitzondering wanneer dit wettelijk verplicht is of noodzakelijk in het kader van veiligheid en openbare orde.

De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de organisatie en administratieve opvolging van het evenement, met een maximale bewaartermijn van 150 dagen na inschrijving.

De betrokkenen beschikken over de rechten zoals voorzien in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waaronder het recht op inzage, verbetering, beperking en wissen van hun persoonsgegevens. Deze rechten kunnen worden uitgeoefend door contact op te nemen met de functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van het Lokaal bestuur Kapellen via privacy@kapellen.be.

Meer uitgebreide informatie over de verwerking van persoonsgegevens, de rechten van betrokkenen en de genomen beveiligingsmaatregelen is te vinden in de privacyverklaring van het Lokaal bestuur Kapellen via www.kapellen.be.

Artikel 14 – Sancties en slotbepalingen

14.1. Bij niet-naleving van dit reglement kan het Dorpsdagcomité passende maatregelen nemen, waaronder het onmiddellijk verwijderen van de deelnemer van het parcours of uitsluiting voor een volgende editie.

14.2. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het Dorpsdagcomité.

14.3. Bij betwistingen zijn uitsluitend de rechtbanken van Antwerpen bevoegd.

14.4. Deelname aan de Dorpsdag impliceert de volledige en onvoorwaardelijke aanvaarding van dit reglement, van het toepasselijke retributiereglement en van de gemeentelijke privacy- en duurzaamheidsrichtlijnen.

Artikel 2

Dit Dorpsdagreglement treedt in werking vanaf 3 maart 2026 tot en met 31 december 2031 en vervangt alle voorgaande reglementen.