Zitting van 24 november 2025

Openbare zitting

Openbare zitting

86. Huishoudelijk reglement buitenschoolse kinderopvang- toevoeging UiT-PAS.  Goedgekeurd.

Feiten en motivering

Het huishoudelijk reglement met betrekking tot de dienst buitenschoolse kinderopvang, waarvan het retributiereglement een bijlage is, wordt gewijzigd door de integratie van de UiTPAS tijdens de vakantiewerkingen.

Doel:

Het huishoudelijk reglement omvat de afspraken en het retributiereglement legt de ouderbijdragen vast die worden gehanteerd voor het gebruik van de buitenschoolse kinderopvang.

Wijzigingen:

Het huishoudelijk reglement  met inbegrip van het retributiereglement wordt gewijzigd op volgende vlakken:

●       Introductie van de UiTPAS tijdens de vakantiewerkingen;

●       Verlenging van het reglement tot 30 juni 2031 (de geldigheidsperiode van dit reglement loopt gelijk met een schooljaar in plaats van een kalenderjaar).

Juridisch kader

●       decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, artikels 40 en 41 betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad, artikels 286 en 287 betreffende de publicatie en bekendmaking, artikel 288 betreffende de inwerkingtreding van de reglementen en artikel 330 betreffende het algemeen bestuurlijk toezicht

●       decreet over de organisatie van buitenschoolse opvang en de afstemming tussen buitenschoolse activiteiten van 3 mei 2019

●       gemeenteraadsbeslissing van 19 mei 2025 betreffende het huishoudelijk reglement van de buitenschoolse kinderopvang.

Financiële gevolgen

De ontvangst is voorzien in het meerjarenplan 2026-2031, actie AC000017, budgetrekening MJP000370 (MAR 7007).

Besluit

STEMMING :

 Eenparig aangenomen.
 

Artikel 1

De gemeenteraad keurt het huishoudelijk reglement (waarvan het retributiereglement een bijlage is), zoals hieronder integraal bijgevoegd, goed:

ALGEMENE INFORMATIE

Wat is een buitenschoolse kinderopvang?

Buitenschoolse Kinderopvang (BKO) Kapellen, beter bekend als BKO ’t Egeltje, heeft sinds 1 januari 2022 een kwaliteitslabel voor kleuteropvang.

●       De opvang gebeurt in lokalen die specifiek voor opvang zijn ingericht, voor en na de schooluren, tijdens schoolvrije dagen en tijdens vakantiedagen.

●       Het vervoer van de school naar de BKO of omgekeerd is op een veilige manier geregeld. De BKO is erkend door Kind en Gezin en voldoet aan de wettelijke voorwaarden.
 

Organisator

1.2.1. Lokaal bestuur Kapellen

Lokaal bestuur Kapellen is de organisator van Buitenschoolse Kinderopvang Kapellen. Sinds 1 september 2021 valt de dienst Buitenschoolse Kinderopvang onder de cluster Vrije Tijd & Communicatie. De dagelijkse leiding is in handen van het diensthoofd Buitenschoolse Kinderopvang. Het diensthoofd is verantwoordelijk voor het aanbod van een kwalitatieve opvang, zowel op beleidsmatig als organisatorisch vlak. Je kan het diensthoofd bereiken via de dienst Buitenschoolse Kinderopvang:

dienst Buitenschoolse Kinderopvang

website:  www.kapellen.be/bko

e-mail:  bko@kapellen.be

telefoon:  03 670 29 91

adres:  vrijetijdsloket #uitinkapellen, Bruggeske 3, 2950 Kapellen

ondernemingsnummer: 0207539913

In geval van nood kan je tijdens de openingsuren terecht op het mobiel telefoonnummer van de opvanglocatie. Je vindt alle gegevens in 1.3. ‘Opvanglocaties verbonden aan een school in Kapellen’.

Waar vind je ons?

Sluitingsdagen

1.4.1. Wettelijke feestdagen

1.4.2. Vastgelegde brugdagen van het lokaal bestuur

1.4.3. Collectieve sluiting

■       voorschoolse opvang op de eerste dag van het schooljaar

■       naschoolse opvang op de laatste dag van het schooljaar

■       de laatste week en/of dagen van augustus

■       één week tijdens de kerstvakantie

■       éen week sluiting in juli OF een volledige sluiting tijdens de kerstvakantie

Bovenstaande en eventuele bijkomende sluitingsdagen worden gemeld via de website www.kapellen.be/bko of via de Facebookpagina www.facebook.com/bkokapellen.

Kind en gezin

Het lokaal bestuur Kapellen voldoet aan de wettelijke voorwaarden.

●       naam: Kind en Gezin

adres: Hallepoortlaan 27, 1060 Brussel
telefoonnummer: 078 150 100
e-mailadres: info@kindengezin.be
website: www.kindengezin.be

●       via contactformulier op de website van Kind en Gezin
www.kindengezin.be/formulieren/contact.jsp 

Verzekering

Alle ingeschreven kinderen zijn verzekerd tegen lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid door verzekeringsmaatschappij Ethias, Prins Bisschopssingel 73, 3500 Hasselt. De verzekeringspolis kan op vraag worden ingekeken op het secretariaat van het lokaal bestuur.

Vanaf het moment dat je je kind afhaalt, neem je het toezicht over en is de dienst BKO niet meer aansprakelijk voor ongevallen. Ongevallen van en naar de woonplaats vallen niet onder deze polis. Ongevallen die gebeuren tussen de opvanglocatie en de school onder toezicht van een begeleid(st)er vallen wel onder deze voorwaarden.

HET BELEID

Aangeboden kinderopvang

Tijdens het schooljaar worden schoolgaande kinderen opgevangen

●       die naar school gaan in Kapellen en/of wonen in Kapellen

●       waarvan de ouders werken of een opleiding volgen

●       en dit tot het einde van de lagere school.

Niemand wordt gediscrimineerd op basis van cultuur, nationaliteit, geslacht, geloof of levensovertuiging.

Ieder kind is uniek en daarom

●       wordt elke vraag van een ouder afzonderlijk bekeken

●       wordt indien mogelijk een oplossing op maat aangeboden

●       wordt in gesprek gegaan indien je opvang wenst voor je kind dat een licht mentale en/of fysieke beperking heeft.

Als je kind extra zorg nodig heeft of als er aanpassingen nodig zijn, wordt gevraagd om contact op te nemen met het diensthoofd vóór de inschrijving. Samen wordt bekeken of de opvang de juiste zorg en omkadering kan bieden. Kinderen met een licht mentale en/of fysieke beperking zijn welkom voor zover er geen individuele/medische een-op-eenbegeleiding nodig is.
 

Tijdens schoolvakanties worden schoolgaande kinderen opgevangen van 2,5 tot en met 6 jaar of tot het einde van de lagere school, afhankelijk van het aanbod van de speelpleinen in een bepaalde periode. 

2.1.1. Pedagogisch beleid

Een pedagogisch coach zorgt ervoor dat de werking verloopt op een pedagogisch onderbouwde manier. De pedagogisch coach fungeert als anker voor begeleiders, kinderen én ouders. Als ouder ga je akkoord met deze benadering gedurende het verblijf op de opvanglocatie.

Een vast team van gediplomeerde begeleiders bouwt dagelijks een vertrouwensband op met de kinderen. Het welbevinden en de betrokkenheid van de kinderen zijn de uitgangspunten in het contact met hen. Kinderen moeten zich veilig en geborgen voelen in de opvang.

Bij nieuwe kinderen is er extra aandacht voor een warm welkom. Ouders kunnen op voorhand de opvanglocatie bezoeken door een afspraak te maken via bko@Kapellen.be. Op de eerste opvangdag gaat er extra aandacht naar het kind zodat het zich welkom kan voelen in de nieuwe omgeving.

De begeleiders zien eveneens voortdurend toe op de veiligheid en de hygiëne.

Er wordt rekening gehouden met de draagkracht van het kind en er wordt voor gekozen om kinderen tijdens de zomervakanties maximum 30 dagen in te schrijven.

De begeleiders bieden een gevarieerd spelaanbod en activiteiten aan die de ontwikkeling van de kinderen stimuleren. Er is spelmateriaal aanwezig aangepast aan elke leeftijd en ontwikkelingsfase.

De opvang wil optimale kansen bieden aan elk kind zonder onderscheid in ras, geslacht of geloof. Het is ook belangrijk dat kinderen met specifieke noden de juiste zorg en aandacht krijgen. Kinderen met een licht mentale en/of fysieke beperking zijn welkom voor zover er geen individuele/medische
een-op-eenbegeleiding nodig is.

Kinderen kiezen zelf hoe ze zich willen uitleven in de opvang. Ze kunnen vrij spelen of deelnemen aan specifieke activiteiten, sport- en knutselmomenten, enz.

Tijdens vakantiedagen wordt er gewerkt rond thema’s en wordt een activiteit voorzien in de voor- en namiddag. Er worden uitstappen gepland en er wordt samengewerkt met andere gemeentelijke diensten (Sport, Bibliotheek, Jeugd en Cultuur).
Er wordt geprobeerd om zoveel mogelijk in te spelen op de interesse en leefwereld van de kinderen. Het activiteitenaanbod en de inrichting van ruimtes wordt hierop aangepast.

Het gebruik van eigen speelgoed, gsm’s, computerspelletjes, enz. is niet toegelaten.

2.1.2. Afspraken over eten

De buitenschoolse kinderopvang promoot gezonde voeding.

Ontbijt

Je kind eet bij voorkeur thuis. In overleg met de begeleiders kan het ook een meegebracht ontbijt in de opvang eten.

Middageten

Op woensdagen brengt je kind een lunchpakket met drinkbus en een vieruurtje mee.

Op schoolvrije dagen en vakanties brengt je kind een tienuurtje, een lunchpakket met drinkbus én een vieruurtje mee.

Water is altijd gratis beschikbaar.

Heeft je kind een allergie voor bepaalde stoffen (niet enkel voeding, maar ook bv. zonnecrème of iets dergelijks), geef dat dan door via het online profiel van je kind in de webwinkel.

2.1.3. Afspraken over opvolging van de kinderen

Er wordt naar je kind gekeken om te zien of het zich goed voelt. Hoe reageert het op andere kinderen? Hoe speelt het kind?

Als wordt gedacht dat je kind het moeilijk heeft, spreken de begeleiders of de pedagogisch coach je hierover aan.

Inschrijving

2.2.1. Eerste kennismaking en registratie
Eerste kennismaking

Twee keer per jaar wordt een infoavond georganiseerd om kennis te maken met de dienst Buitenschoolse Kinderopvang. Die wordt telkens georganiseerd in BKO Zilverenhoek, Antwerpsesteenweg 146, om 20.00 uur op volgende momenten:

●       de laatste woensdag van augustus

●       de laatste woensdag van januari.

Je krijgt informatie over:

●       de structuur van de dienst

●       de verschillende locaties

●       hoe je je kind kan registreren of inschrijven voor de voor- en naschoolse opvang, schoolvrije dagen en schoolvakanties

●       de belangrijkste punten van dit huishoudelijk regelement.

Je kan nadien een rondleiding vragen in de opvanglocatie verbonden aan de school van je kind.
Deze rondleidingen kunnen uitsluitend op afspraak en via mail worden aangevraagd.

Registratie

De registratie is verplicht voor elk kind.

Registreren doe je via de webwinkel: www.kapellen.be/webwinkel.

Op de startpagina vind je informatie over hoe je je kan registreren als je nog geen profiel hebt en hoe je kan inloggen.

Als je ingelogd bent in de webwinkel, kan je via ‘mijn profiel’:

●       je persoonlijke gegevens aanpassen/aanvullen.

●       de gegevens van je gezinsleden aanpassen/aanvullen.

●       gezinsleden toevoegen of verwijderen.

●       een overzicht krijgen van alle activiteiten waaraan je kind deelneemt/deelnam en kan je een kopie van je inschrijvingsbewijs opvragen in de rubriek ‘historiek en overzichten’.

●       fiscale attesten raadplegen en downloaden door in de rubriek ‘historiek en overzichten’ ‘mijn fiscale attesten’ aan te duiden.

Belangrijk: vul bij je eigen profiel en dat van je kind zeker een telefoonnummer en e-mailadres in, zodat je bereikbaar bent in geval van nood.

2.2.2. Inschrijving en wachtlijst
Inschrijving

Bij de inschrijving neem je kennis van dit huishoudelijk reglement en verbind je je ertoe het inschrijvingsbeleid te volgen. Het is jouw verantwoordelijkheid om deze gegevens up-to-date te houden. Geef onmiddellijk alle wijzigingen die nodig zijn voor de organisatie van een vlotte opvang (familiale situatie, verhuis, gerechtelijke bepalingen over hoederecht, medicatiegebruik, wie het kind mag ophalen, allergieën, …) door aan de dienst of pas ze indien mogelijk zelf aan via de webwinkel.

De volledige werkwijze rond inschrijvingen voor voor- en naschoolse opvang, schoolvrije dagen en schoolvakanties vind je terug in bijlage 8.2.

Wachtlijst

Tijdens schoolvakanties en schoolvrije dagen is het aantal plaatsen beperkt. Wanneer alle plaatsen volzet zijn, kan je je kind via de webwinkel inschrijven op de wachtlijst.

Van zodra er een plek vrijkomt, worden de ouders die hun kind inschreven op de wachtlijst, gecontacteerd.

Wanneer breng en haal je je kind

Je brengt je kind ’s morgens tot binnen in de opvanglocatie via de gevraagde ingang en je meldt je kind altijd aan bij de begeleiders. ’s Avonds bij het afhalen meld je je kind steeds af bij de begeleiders.

2.3.1. Respecteren van de openingstijden

Voor- en naschoolse opvang
Je brengt je kind ‘s morgens tussen 7.00 en 8.00 uur. Dan worden de kinderen klaargemaakt en vertrekt de rij te voet of met de bakfiets onder begeleiding naar school.

Wanneer de school uit is, halen de begeleiders de kinderen op in de school. Ze stappen samen naar de opvanglocatie. Als de rij is toegekomen in de opvanglocatie, kan je je kind daar ophalen.

Als je toekomt in de opvanglocatie, wordt verwacht dat je je kind meeneemt. Je kan je kind ophalen tot 18.00 uur.

Heb je opvang nodig op woensdagnamiddag en gaat je kind niet rechtstreeks van de school naar de opvanglocatie, dan bespreek je dit op voorhand met het diensthoofd.
 

Schoolvrije dagen – vakantiedagen
Je brengt je kind ten vroegste om 7.30 uur en haalt het ten laatste op om 18.00 uur.

Gevraagd wordt om kinderen te brengen vóór 10.00 uur en af te halen vanaf 16.00 uur. Op die manier kunnen kinderen ten volle deelnemen aan de geplande activiteiten en worden de activiteiten niet onderbroken. Als dit uitzonderlijk niet lukt, wordt gevraagd dit ’s morgens te melden aan de begeleiders.

Wanneer er daguitstappen of activiteiten gepland zijn, vragen de begeleiders om rekening te houden met de planning. Het kan zijn dat kinderen niet op elk moment kunnen worden gebracht of gehaald.

Activiteiten die op voorhand gepland zijn, hangen steeds uit in de opvanglocatie.

2.3.2. Verplaatsing tussen de school en de opvanglocatie

Je kan je kind tot 15 minuten na schooltijd ophalen in de school. Tot dan is de school verantwoordelijk voor het toezicht.

Vervolgens zetten de begeleiders alle kinderen in een rij en scannen zij de kaarten om daarna te vertrekken naar de opvanglocatie.

Vanaf dat moment:

●       staan de kinderen onder toezicht van de Buitenschoolse Kinderopvang.

●       haal je je kind op in de opvanglocatie van de Buitenschoolse Kinderopvang.
 

Om veiligheidsredenen (met betrekking tot de verzekering en het behouden van voldoende overzicht tijdens de verplaatsing op de openbare weg) wordt uitdrukkelijk gevraagd om kinderen nooit uit de rij te halen. Alle kinderen gaan mee naar de opvanglocatie en mogen enkel worden opgehaald nadat ze afgemeld zijn bij de begeleiders.

De locaties liggen vlak bij de school. Er wordt steeds gekozen voor de meest veilige route.

Alle begeleiders volgen strikt de verkeersregels en dragen aangepaste zichtbare kledij.

Kinderen die te voet gaan, stappen twee aan twee. Grote kinderen geven een hand aan de kleinere kinderen. Kinderen vanaf het eerste leerjaar die een fiets of step bij hebben, sluiten achteraan in de rij aan. Kleuters mogen géén fiets, step of andere ‘wieltjes’ bij hebben in de rij. 

 

2.3.3. Te laat afhalen

Breng de begeleiders onmiddellijk op de hoogte als je je kind uitzonderlijk niet op tijd kan ophalen. Hiervoor wordt een bedrag aangerekend per begonnen halfuur per kind. Dit bedrag blijft hetzelfde, ongeacht welk tarief je betaalt. Vanaf een tweede kind uit je gezin dat in dezelfde opvanglocatie verblijft, betaal je de helft van dit bedrag.

Het diensthoofd neemt contact op met ouders wanneer wordt vastgesteld dat een kind in eenzelfde schooljaar drie keer te laat werd afgehaald.

Haal je je kind vier keer te laat op tijdens eenzelfde schooljaar, zal je kind tijdelijk worden geschorst. Dit geldt ook wanneer de begeleiders op voorhand werden verwittigd.

2.3.4. Personen die je kind kunnen afhalen

Kinderen worden opgehaald door hun ouder(s). Ouders kunnen andere personen aanwijzen die hun kind mogen ophalen. Je geeft deze namen per mail door via bko@Kapellen.be. De dienst Buitenschoolse Kinderopvang voegt deze personen toe aan het profiel van je kind via de webwinkel.

Wanneer een onbekend iemand zich aanmeldt voor het afhalen van je kind, bellen de begeleiders je op om hun identiteit te verifiëren. Als je op dat moment niet bereikbaar bent, blijven je kinderen in de opvanglocatie.

Treedt er in de loop van de opvang een wijziging op in het ouderlijk gezag of het verblijfs- of bezoekrecht, dan geef je dit door aan de dienst en bezorg je de nodige documenten als bewijs. De gegevens worden dan aangepast.

Wanneer de begeleiders bij een persoon die een kind komt afhalen, signalen opmerken waardoor de veilige begeleiding van het kind in het gedrang komt (dronkenschap, …), hebben zij de opdracht om het kind niet mee te geven en de veiligheid van het kind te garanderen in de opvanglocatie.

De begeleiders kunnen een andere contactpersoon uit het dossier vragen om het kind op te halen. De begeleiders zullen contact opnemen met de politie indien het afhaalmoment onrustig of agressief dreigt te verlopen.
 

2.3.5. Zelfstandig de opvanglocatie verlaten of aankomen op de opvanglocatie

Wanneer je kind zelfstandig naar de opvanglocatie komt, bezorg je hiervoor elk schooljaar een schriftelijke toestemming aan de dienst BKO.

Wanneer je toelaat dat je kind de opvanglocatie zelfstandig verlaat om naar huis te gaan of deel te nemen aan activiteiten buitenshuis, bezorg je hiervoor eveneens een schriftelijke toestemming aan de dienst BKO.

Als je kind tijdens vakanties, op woensdagnamiddag of op schoolvrije dagen wenst deel te nemen aan sport- of culturele activiteiten in of buiten de gemeente, dan zoek je zélf een gepaste oplossing voor het vervoer. Je meldt dit schriftelijk aan de begeleiders.

Ziekte of ongeval van een kind

2.4.1. Algemeen

Is je kind ziek? Dan kan je kind niet in de opvang terecht. Zoek best vooraf een oplossing voor als je kind onverwacht ziek wordt.

Een ziek kind heeft extra zorgen nodig die het niet kan krijgen in de opvang. Een ziek kind kan bovendien ook andere kinderen ziek maken.

Er worden geen kinderen opgevangen die:

●       te ziek zijn om mee te doen met de activiteiten in de opvang.

●       verhoogde zorg en aandacht nodig hebben.

●       een besmettelijke ziekte hebben.

●       een of meerdere van de volgende symptomen hebben:

○       diarree

○       overgeven

○       moeilijk ademen

○       38,5 °C koorts met pijn, prikkelbaarheid, verwardheid of huiduitslag

We volgen meestal de richtlijnen van Kind en Gezin.   Je kan deze ook zelf raadplegen:

●       op de site van Kind en Gezin (zoek naar ‘ziek? ’).

●       telefoneren naar de Kind en Gezin-lijn: 078 15 01 00.

Gevraagd wordt om alle medische problemen te melden aan de begeleiders, ook als ze niet onmiddellijk zichtbaar zijn. Zeker als extra moet worden opgelet of er een gevaar kan zijn voor anderen.
 

2.4.2. Ziek in de opvang

Is er een besmettelijke ziekte in de opvang? Dan verwittigen de begeleiders jou. Om de privacy van ouders en kinderen te beschermen, zijn deze waarschuwingen anoniem.

Wordt je kind tijdens de dag ziek? Dan bellen de begeleiders je op. Samen maken jullie dan afspraken over de zorg van je kind. Soms moet je je kind zo snel mogelijk ophalen. Ben je niet bereikbaar? Dan wordt één van de personen die vermeld staan op de inlichtingenfiche, gebeld.

2.4.3. Ongeval in de opvang

●       Op elke opvanglocatie is een EHBO-kist aanwezig. Enkel de begeleiders hebben toegang tot deze kist.

●       Elke opvanglocatie beschikt over een lijst met noodnummers.

●       Verwacht wordt dat je kind onmiddellijk kan worden opgehaald wanneer de begeleiders dit vragen.

Wanneer je kind ziek wordt in de opvang of onverwacht een ongeval heeft, nemen de begeleiders de volgende stappen afhankelijk van de ernst van de situatie:

●       inroepen van dringende medische hulp (112)

○       indien mogelijk zal een begeleider het kind vergezellen tot een ouder aanwezig is

●       contact opnemen met de ouders of een opgegeven persoon die steeds bereikbaar is

●       contact opnemen met het diensthoofd.
 

Je betaalt alle kosten voor medische hulp die de kinderopvang maakt. Deze kosten worden door de verzekering terugbetaalt indien het ongeval wordt erkend als ‘schoolongeval’.

2.4.4. Medicatie in de opvang

Dien medicatie zoveel mogelijk thuis toe. Vraag je arts om medicatie voor te schrijven die je zelf ‘s morgens en ’s avonds kan toedienen. De opvang geeft enkel medicatie als het echt nodig en haalbaar is.

Meld altijd wanneer je kind medicatie krijgt.

Moet de opvang uitzonderlijk toch medicatie geven? Dat kan enkel op voorschrift van een arts of apotheker. Vraag een attest aan de arts/apotheker en geef dit aan de begeleiders. Op dit attest staat:

●       naam van de medicatie

●       naam van de arts

●       naam van de apotheker (als het een attest is van de apotheker)

●       naam van het kind

●       datum van aflevering en vervaldatum

●       dosering en wijze van toediening

●       wijze van bewaren

●       einddatum en duur van de behandeling.

2.4.5. Luizenbeleid

Wanneer een kind neten of luizen heeft, wordt er aan de ouders/opvoeders gevraagd hun kind(eren) onmiddellijk te behandelen. Bij een hardnekkig probleem – er wordt geen behandeling opgestart of een langdurig luizenprobleem – wordt er contact opgenomen met de ouders/opvoeders door de pedagogisch coach. Bij zeer langdurige problemen, kan de BKO beslissen om je kind tijdelijk te schorsen tot het probleem is opgelost.
 

Veiligheid

De Buitenschoolse Kinderopvang Kapellen zorgt voor een veilige opvang. Met een risicoanalyse schat de opvang risico’s in en tracht deze te voorkomen en weg te werken. De regels omtrent brandveiligheid, voedselveiligheid, veilige speeltoestellen en speelterreinen worden gevolgd.

De opvang is voorbereid op gevaar. Een procedure legt de stappen en de manier van communiceren vast in geval van een crisis. De crisis wordt zo snel mogelijk aan Kind en Gezin gemeld.

Grensoverschrijdend gedrag wordt niet getolereerd. Hiervoor wordt een preventief beleid gevoerd en wordt door alle medewerkers een plan van aanpak onderschreven.

2.5.1. Veilige toegang

Er wordt gezorgd voor een veilige toegang. Niemand kan de lokalen en buitenruimte ongemerkt binnenkomen. Meld je steeds aan via de parlofoon. Sluit altijd zelf de deur als je binnenkomt en weggaat en laat geen andere mensen binnen bij het binnen- of buitengaan van de opvanglocatie.

2.5.2. Afspraken over verplaatsing

De begeleiders brengen je kind te voet of met de bakfiets ’s ochtends naar school en ’s avonds terug naar de opvanglocatie. Ze dragen altijd zichtbare kledij en houden zich strikt aan de veiligheidsvoorschriften.

Andere verplaatsingen (naar een speeltuin, optreden, zwembad, …) tijdens de (vakantie)opvang gebeuren op een veilige manier en onder gepaste begeleiding.

PRIJSBELEID

Hoeveel betaal je?

●       De prijs die je betaalt voor buitenschoolse opvang is gekoppeld aan de verblijfsduur in de opvanglocatie.

●       Voor de volgende opvangmomenten geldt volgende regeling:

In deze prijs is water inbegrepen. Andere zaken zijn niet inbegrepen in de prijs, zoals bijvoorbeeld reservekledij, enz. (zie ook punt 3.4).

Voor het overzicht van de verschillende tarieven: zie bijlage 8.1 Retributiereglement.

Verwittigen als je kind afwezig is

Kan je kind niet naar de opvang komen op een vakantie- of schoolvrije dag, verwittig dan de dienst BKO. Dan komt er een plaatsje vrij voor andere kinderen/ouders die op de wachtlijst staan.

Bij gereserveerde opvang die op voorhand werd betaald, is er een mogelijkheid tot kosteloze annulatie en terugbetaling indien:

●  je kind ziek is en je dit kan staven met een doktersattest.

●  je een attest van de werkgever voor ‘technische of feitelijke werkloosheid of verandering van werkrooster’ kan bezorgen voor de gereserveerde dag(en).

Je bezorgt de gevraagde attesten zo snel mogelijk aan de dienst.

Hoe betaal je?

3.3.1. Voor- en naschoolse opvang

●       Je ontvangt maandelijks een gedetailleerde factuur op basis van de geregistreerde aanwezigheden.

●       Je kan een domiciliëring vragen via bko@Kapellen.be.

●       Je kan kiezen hoe je je factuur ontvangt, per mail of per post.

●       Je betaalt vóór de vervaldatum vermeld op de factuur.

●       De opvang voor kinderen van gescheiden ouders kan apart worden gefactureerd.

Factuur niet correct?

Als je vermoedt dat een factuur niet correct is, neem dan binnen de 14 dagen contact op met de dienst BKO. Dan wordt een en andere nagekeken en wordt een eventuele correctie verrekend.

Als er verkeerde tarieven zijn doorgegeven, kan de dienst tot maximum twee maanden terug, de facturen aanpassen. Afhankelijk van de situatie wordt een extra factuur opgemaakt of wordt een bedrag teruggestort.

Niet (tijdig) betaald?

●       Als je niet tijdig betaalt, ontvang je een herinnering met de vraag om het openstaande saldo alsnog te betalen.

●       Je ontvangt een tweede herinnering aangetekend. Deze kosten worden aangerekend.

●       Wordt er nog steeds niet betaald, dan wordt jouw dossier overgemaakt aan de deurwaarder. Dit brengt extra kosten met zich mee, die je eveneens moet betalen. Laat het dus niet zover komen!

Betalingsmoeilijkheden?

Maak zeker een afspraak met het diensthoofd. Samen worden je situatie en de mogelijkheden bekeken.

De dienst kan voor alle leden van je gezin

●       de kinderopvang schorsen of stopzetten

●       inschrijvingen ontzeggen

●       bij de huidige dienst of andere gemeentelijke diensten

wanneer

●       een factuur langer dan 3 maanden niet (volledig) betaald is

●       drie of meer facturen niet (volledig) betaald zijn.

Je wordt hiervan altijd schriftelijk op de hoogte gebracht.

3.3.2. Schoolvrije dagen en vakantiedagen

Je betaalt onmiddellijk bij inschrijving via de webwinkel.

Extra kosten

Er wordt een bijkomend tarief gevraagd voor bepaalde kosten. Daarnaast wordt gevraagd dat je een aantal zaken meebrengt die niet inbegrepen zijn in de prijs.

3.4.1. Kosten die te maken hebben met de opvang

Als ouder betaal je in de opvang:

●  een boete voor laattijdig afhalen

●  inningskosten bij wanbetaling

●  de kosten van de deurwaarder

●  het verlies of beschadiging van materiaal, beperkt tot maximaal de werkelijk gemaakte kosten.

3.4.2. Volgende zaken zijn niet inbegrepen in de prijs en breng je zelf mee

●  tussendoortjes: op schoolvrije dagen, vakantiedagen en op woensdagnamiddag

●  lunchpakket: op schoolvrije dagen, vakantiedagen en op woensdagnamiddag

●  dieetvoeding (indien van toepassing)

●  reservekledij

●  zonnebescherming

De dienst BKO is niet verantwoordelijk voor eventuele schade of verlies van persoonlijke bezittingen van kinderen. Gevraagd wordt om kledingstukken en persoonlijke bezittingen zoals zakjes, brooddozen enz., te voorzien van een naam.

Wanneer reservekledij van de opvang wordt meegegeven, wordt gevraagd om de kledij zo snel mogelijk én gewassen terug te brengen.

Fiscaal attest

De kosten voor kinderopvang tot 12 jaar zijn fiscaal aftrekbaar. De attesten kan je raadplegen via de webwinkel. Het attest vermeldt de maanden dat je kind in de opvang kwam, met uitzondering van de maanden waarvoor je nog openstaande facturen hebt. Hierdoor kan je een deel van de ouderbijdrage die je betaalde, recupereren via de belastingen.

Het bedrag op het attest kan je fiscaal aftrekken, extra kosten zoals boetes komen niet op je fiscaal attest te staan.

RECHT VAN HET GEZIN

Toegang

Je hebt tijdens de openingsuren toegang tot alle ruimtes waar je kind wordt opgevangen, tenzij in uitzonderlijke situaties zoals bijvoorbeeld een pandemie.

Meldingen en klachten

Heb je bedenkingen, opmerkingen, suggesties of klachten?
Bespreek ze eerst met de begeleiders of de pedagogisch coach. Samen kunnen jullie zoeken naar een oplossing. Heel vaak ligt de oplossing in een open en eerlijke communicatie, met duidelijke verwachtingen en afspraken.

Blijkt dit onvoldoende?
Dan kan je een gesprek aanvragen met het diensthoofd.

Als dit gesprek niet volstaat, kan je een klacht indienen bij de dienst BKO via een van volgende opties:

●       elektronisch via bko@kapellen.be

●       telefonisch via 03 670 29 91bij de dienst BKO (vrijetijdsloket #uitinkapellen, Bruggeske 3, 2950 Kapellen).

Vermeld steeds duidelijk je naam en het feit dat het om een klacht gaat. Geef een duidelijke omschrijving van je klacht mee en een overzicht van de acties die je al hebt ondernomen.

Dien je liever een officiële klacht in bij de organisator? Volg dan de procedure van het Lokaal bestuur Kapellen. Deze is te vinden op www.kapellen.be/reglement-klachtenbehandeling.

●       Ben je niet tevreden over de afhandeling van je klacht? Wend je tot:

Klachtendienst Agentschap Opgroeien

Hallepoortlaan 27, 1060 Brussel

e-mail: klachtendienst@kindengezin.be

telefoonnummer: 02 533 14 14
 

●       Ben je niet tevreden over hoe je klacht over de overeenkomst of over de afrekening werd behandeld? Meld het aan:

Federale Consumentenombudsdienst

e-mail: contact@consumentenombudsdienst.be

website: www.consumentenombudsdienst.be/nl/klachtenformulier
 

●       Ben je niet tevreden over de manier waarop je persoonsgegevens worden bijgehouden of verwerkt? Meld het aan de Vlaamse Toezichtcommissie bevoegd voor het behandelen van klachten:

VTC

website: overheid.vlaanderen.be/vlaamse-toezichtcommissie

Respect voor de privacy en bescherming van de persoonlijke levenssfeer

De opvang heeft verschillende persoonsgegevens van je kind en je gezin nodig.

4.3.1. Doel van de verwerking van de persoonsgegevens

De persoonsgegevens van kinderen en gezinnen worden gebruikt in het kader van de klantenadministratie, de facturatie, het ontwikkelen van een kinderopvangbeleid van de organisator en de naleving van de vergunnings- en subsidievoorwaarden voor kinderopvang.

Categorieën van verzamelde persoonsgegevens
In het kader van de werking worden verschillende persoonsgegevens verzameld: contactgegevens, niet-gevoelige persoonsgegevens zoals leeftijd en eetgewoontes van kinderen, en gevoelige persoonsgegevens zoals medische gegevens van kinderen.

Foto’s, filmpjes, beeldmateriaal

In de kinderopvang worden foto’s en filmpjes gemaakt. Dit materiaal wordt gebruikt om informatie te verstrekken over de activiteiten en de werking van de opvang. Dit kan via de website van het lokaal bestuur, de BKO-Facebookpagina en/of andere sociale media. Het gaat om algemeen beeldmateriaal van groepsactiviteiten, én om portretten van jouw kind.

Voor het maken en gebruiken van portretten van je kind, wordt toestemming gevraagd. Dit gebeurt bij inschrijving via de webwinkel.

Je mag dit weigeren. Je kan op elk moment je beslissing herzien via een schriftelijke melding aan bko@kapellen.be. Je hebt het recht om het algemeen beeldmateriaal waarop jouw kind staat, te laten verwijderen. Dit kan zonder opgave van reden. Contacteer hiervoor de dienst BKO.

Kinderopvang is een dienstverlening aan gezinnen. Het is zaak om de privacy van elk kind te beschermen. Gevraagd wordt om voorzichtig te zijn met het delen van foto’s van de kinderen in de opvang op sociale media.

Rechtsgrond
Jouw persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van het decreet van 30 april 2004 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid Kind en Gezin en de uitvoeringsbesluiten hiervan. Hierin staat welke gegevens nodig zijn.

Daarnaast zijn verwerkingen noodzakelijk voor de bescherming van vitale belangen van de kinderen of in het algemeen belang.

Voor het verwerken van andere gegevens wordt je toestemming gevraagd. Deze toestemming kan je op elk moment intrekken of wijzigen door het te melden aan de dienst.

Jouw rechten en hoe ze uit te oefenen
Als ouder heb je recht op informatie over de verwerking van jouw persoonsgegevens en die van jouw kind. Je kan ook verzoeken om inzage in en verbetering van de door jouw verstrekte persoonsgegevens. Je kan vragen een kopie te bezorgen van je persoonsgegevens of je gegevens door te geven aan een nieuwe kinderopvang als je zou veranderen van kinderopvangorganisator.

Daarnaast heb je ook recht op de beperking van de verwerking en om tegen de verwerking bezwaar te maken. Ten slotte heb je, voor de verwerkingen van persoonsgegevens die gebaseerd zijn op toestemming, steeds het recht om deze toestemming in te trekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan. Deze rechten zijn niet altijd absoluut, aangezien de verwerking van jouw persoonsgegevens soms noodzakelijk is in het licht van de wettelijke bevoegdheden. Je kan deze rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar bko@kapellen.be of naar privacy@kapellen.be.

Bewaarperiode
Je gegevens worden vernietigd als de wettelijke bewaartermijn voorbij is. Gegevens waarvoor geen wettelijke termijn vastligt, worden niet langer bewaard dan nodig.

Overmaken aan derden
Vanuit de regelgeving is het soms noodzaak je persoonsgegevens door te geven aan Kind en Gezin of de Zorginspectie.

Vanuit de dagelijkse werking en steeds in het belang van je kind, worden er soms vertrouwelijke gegevens gedeeld met de zorgleerkracht van de school van je kind.

De organisator van de kinderopvang waarborgt de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van het gebruik van de gegevens, zowel door de medewerkers van de opvang als door mogelijke onderaannemers (bv. een IT-bedrijf). Deze verwerking gebeurt conform de huidige privacywetgeving.

Functionaris voor gegevensbescherming
De verwerking van persoonsgegevens gebeurt onder toezicht van de functionaris voor gegevensbescherming. Die is te bereiken via privacy@kapellen.be.

ANDERE DOCUMENTEN

5.1. Verzekering

Het Lokaal bestuur Kapellen is verzekerd:

●       voor de burgerlijke aansprakelijkheid en dit voor de medewerkers en ingeschreven kinderen.

●       voor lichamelijke ongevallen van de kinderen op de momenten dat het kind onder het toezicht staat van de Buitenschoolse Kinderopvang.

●       bij verzekeringsmaatschappij Ethias, Prins Bisschopssingel 73, 3500 Hasselt. De verzekeringspolis kan op vraag worden ingekeken op het secretariaat van het lokaal bestuur.

Vanaf het moment dat je je kind komt afhalen, neem je het toezicht over en is de opvang niet meer aansprakelijk voor ongevallen. Ongevallen van en naar de woonplaats vallen niet onder deze polis. Ongevallen die gebeuren tussen de opvanglocatie en de school onder toezicht van een begeleider vallen wel onder deze voorwaarden.

Begeleiders melden een schade of een ongeval binnen de 24 uur aan het diensthoofd. De dienst brengt de verzekeringsmaatschappij op de hoogte.

Het formulier ‘schoolongeval’ dat begeleiders meegeven, bezorg je binnen de 7 weekdagen volledig ingevuld terug aan de dienst. Deze aangifte wordt deels ingevuld door de opvang, deels door de ouders. Volg hiervoor de instructies die je als bijlage meekrijgt.

Materiële schade valt niet onder deze verzekering.

De schade die een kind opzettelijk aanricht, is ten laste van de ouders. In het uiterste geval kan het diensthoofd een kind de toegang tot de opvang weigeren.

Laat waardevolle zaken thuis. Zo kan je beschadiging of verlies voorkomen.

5.2. Inlichtingenfiche en het aanwezigheidsregister

5.2.1. Inlichtingenfiche

Een inlichtingenfiche vind je op de webwinkel. Je vult dit vóór de start van de opvang in voor elk kind. Dit is belangrijk voor de veiligheid.

De inlichtingenfiche omvat:

●       de identificatiegegevens van ouders en kinderen

●       de bereikbaarheidsgegevens van ouders en de behandelende arts

●       de specifieke aandachtspunten over de gezondheid en de manier van omgaan met je kind

●       de personen die je kind mogen ophalen.

Zorg ervoor dat de inlichtingenfiche van je kind altijd juist is. Geef alle veranderingen in de gegevens van je kind, jouw telefoonnummer of de huisarts onmiddellijk door.

Je toestemming wordt gevraagd om deze persoonlijke gegevens te verwerken in het kader van het naleven van de erkenningsvoorwaarden. Een zorgvuldige omgang met de inlichtingenfiche wordt gegarandeerd.

De inlichtingenfiche kan alleen en op elk moment worden geraadpleegd door:

●       de organisator als het echt noodzakelijk is

●       het diensthoofd

●       de coördinator

●       de pedagogisch coach

●       de begeleider die toezicht houdt

●       de toezichthouders voor controle op de naleving van de erkenningsvoorwaarden (Zorginspectie)

●       Kind en Gezin

●       jou, voor de gegevens over jezelf en je kind.

5.2.2. Aanwezigheidsregister

Hierin staat voor elk kind het uur van aankomst en vertrek per dag. Deze registratie gebeurt tot op de minuut nauwkeurig met een persoonlijke badge.

Ga je niet akkoord met de geregistreerde aanwezigheden op je factuur? Meld dit vóór de vervaldatum vermeld op je factuur, aan de dienst.

5.3. Beleidsvoerend vermogen (kwaliteitshandboek)

De Buitenschoolse Kinderopvang Kapellen heeft een kwaliteitshandboek. Dit beschrijft hoe er wordt gewerkt. Je vindt er de missie, visie, doelstellingen voor het pedagogisch beleid, de betrokkenheid van ouders, de klachtenprocedure, de werkwijze, de organisatiestructuur, enz.

Je kan het kwaliteitshandboek inkijken op de dienst.

WIJZIGINGEN huishoudelijk reglement en opzegmodaliteiten

6.1. Werkwijze bij wijziging van het huishoudelijk reglement

Elke verandering aan het huishoudelijk reglement in jouw nadeel wordt schriftelijk gemeld minstens twee maanden vóór de aanpassing. Andere wijzigingen worden tot een maand op voorhand gemeld.

6.2. Opzegmodaliteiten

Het Lokaal bestuur Kapellen kan de opvang tijdelijk of definitief stopzetten als:

●       je het huishoudelijk reglement en/of andere contractuele bepalingen niet naleeft, zoals:

○       de leefregels en afspraken op de opvanglocatie

○       de openingsuren

○       het inschrijvingsbeleid

○       het luizenbeleid.

●       facturen niet (tijdig) worden betaald of het afbetalingsplan niet wordt gevolgd.

●       geen gevolg wordt gegeven aan de mondelinge en schriftelijke verwittigingen van het diensthoofd van de opvang.

●       je kind herhaaldelijk verbaal en/of fysiek agressief gedrag vertoont.

●       opzettelijke vernielingen worden toegebracht.

Procedure:
Wanneer afspraken op de opvanglocatie niet worden gevolgd:

●       spreken de begeleiders of de pedagogisch coach je kind en/of jou hierop aan.

●       contacteert het diensthoofd je.

●       kan je kind tijdelijk of definitief worden geweigerd indien er geen oplossing wordt gevonden.
 

Wanneer je kind gedrag stelt dat niet toelaatbaar is in de opvang:

●       spreken de begeleiders of pedagogisch coach jou als ouder hierop aan. Vanuit dit gesprek kunnen afspraken worden gemaakt die je kind ondersteunen tijdens de opvangmomenten.

●       contacteert het diensthoofd je.

●       wordt ondersteuning door een externe dienst gevraagd of wordt doorverwezen naar een dienst die ondersteuning kan bieden aan jou en/of je kind.

●       kan je kind tijdelijk of definitief worden geweigerd indien er geen oplossing wordt gevonden.

Als de opvang overweegt of beslist om je kind (tijdelijk) te weigeren, word je hiervan altijd schriftelijk op de hoogte gebracht.

TOT SLOT

Dit huishoudelijk reglement is goedgekeurd door de gemeenteraad van 24 november 2025 volgens de op dat moment geldende regelgeving en richtlijnen van Kind en Gezin. Alle regels van kinderopvang vind je op www.kindengezin.be.

Het reglement is van toepassing vanaf 1 januari 2026.

Ontvangst en kennisname huishoudelijk reglement

Ouders verklaren dat ze het huishoudelijk reglement hebben ontvangen en er kennis van hebben genomen. Ze bevestigen dit bij (her)inschrijving van hun kind in de webwinkel.

BIJLAGEN

BIJLAGE 8.1. Retributiereglement

Retributiereglement Buitenschoolse Kinderopvang Kapellen

Art.1.-

Met ingang van 1 januari 2026 en voor een termijn eindigend op 30 juni 2031 wordt een retributie bepaald op de initiatieven Buitenschoolse Kinderopvang (BKO) Kapellen.

Art.2.-

De retributie is verschuldigd door de aanvrager van de opvang.

De ouderbijdrage is gekoppeld aan de verblijfsduur en wordt per kind aangerekend.

De retributie wordt als volgt vastgelegd:

●       voor- en naschoolse opvang (GEEN UiTPASactiviteit)

●       schoolvrije dagen (GEEN UiTPASactiviteit)

●       vakantiedagen (UiTPASactiviteit)

Art.3.-

Elk kind wordt geregistreerd aan het begin en het einde van de voor- en naschoolse opvang met een unieke barcode op een badge, ongeacht de verblijfsduur.

De dienst BKO voorziet voor elk kind gratis een unieke badge. De dienst bewaart het origineel. Ouders ontvangen van deze badge twee kopieën. Ouders kunnen bij verlies of beschadiging terecht bij de dienst die opnieuw kopieën zal voorzien. Zo worden extra kosten voor de ouders vermeden.

Op schoolvrije dagen en vakantiedagen schrijven ouders hun kind op voorhand in en betalen ze onmiddellijk via de webwinkel. Hierdoor is extra registratie via de badge overbodig.

Art. 4.-

§ 1

Ouders komen in aanmerking voor het tarief ‘meerdere kinderen’

●       indien twee of meer kinderen van eenzelfde aanvrager aanwezig zijn tijdens hetzelfde dagdeel.

De korting bedraagt 25% van het totale ouderbedrag (behalve bij het OCMW-tarief of met een MIA-UiTPAS).

§2

Ouders komen in aanmerking voor het ‘sociaal tarief’ voor de periode dat ze:

●       een attest verhoogde tegemoetkoming van de mutualiteit of een kleefbriefje van de mutualiteit dat aantoont dat men verhoogde tegemoetkoming geniet, bezorgen aan de dienst. Ouders bezorgen dit bewijs jaarlijks aan de dienst om van de korting te kunnen blijven genieten.

●       een bewijs van een collectieve schuldenregeling (= gerechtelijke procedure voor structurele schulden) bezorgen aan de dienst.

Ouders melden elke wijziging onmiddellijk aan de dienst.

De korting bedraagt 50% van het basistarief.

Ouders die deze attesten niet kunnen voorleggen, maar omwille van hun persoonlijke situatie recht menen te hebben op een kortingstarief, kunnen hiervoor contact opnemen met het diensthoofd.

§3

Het tarief ‘meerdere kinderen’ en het tarief ‘sociaal tarief’ zijn cumuleerbaar.

§4

Ouders komen in aanmerking voor het ‘OCMW-tarief’ voor de periode dat ze:

●       een attest van toekenning OCMW-tarief, afgeleverd door een OCMW, bezorgen aan de dienst.

●       een attest leefloon, afgeleverd door het OCMW, bezorgen aan de dienst.

De korting bedraagt 80 % van het basistarief.

Ouders bezorgen dit bewijs jaarlijks aan de dienst om van de korting te kunnen blijven genieten. §5

Als er verkeerde tarieven zijn doorgegeven, kan de dienst tot maximum twee maanden terug, de facturen aanpassen. Afhankelijk van de situatie wordt een extra factuur opgemaakt of wordt een bedrag teruggestort.

Art.5.-

Ouders die hun kind(eren) na sluitingstijd afhalen, betalen per kind per begonnen halfuur een boete ten bedrage van:

●       15,00 euro voor het eerste kind.

●       7,50 euro vanaf het tweede kind, indien de kinderen op dat moment samen in de dezelfde opvanglocatie verblijven.

Art.6.-

Bij gereserveerde opvang die op voorhand werd betaald, is er een mogelijkheid tot kosteloze annulatie en terugbetaling indien:

●  je kind ziek is en je dit kan staven met een doktersattest.

●  je een attest van de werkgever voor ‘technische of feitelijke werkloosheid of verandering van werkrooster’ kan bezorgen voor de gereserveerde dag(en).

Je bezorgt de gevraagde attesten zo snel mogelijk aan de dienst.

Art.7.-

Voor de voor- en naschoolse opvang ontvangen ouders in de loop van de volgende maand een gedetailleerde factuur.

Een factuur is betaalbaar binnen een periode van 30 dagen na factuurdatum.
 

Wat als ouders niet op tijd betalen?

De financiële dienst van het lokaal bestuur stuurt een herinnering met de vraag om het openstaande saldo alsnog te betalen. Vervolgens ontvangen ouders een aangetekende herinneringsbrief om het openstaande saldo alsnog te betalen. Dit brengt een kost van 15,00 euro met zich mee.

Wordt er nog steeds geen betaling ontvangen, dan wordt het dossier overgemaakt aan de deurwaarder. Dit brengt een extra kost van ongeveer 120,00 euro met zich mee. Die dienen de ouders te betalen.

Voor de opvang tijdens schoolvrije dagen en vakantiedagen betalen ouders de retributie op voorhand via de webwinkel door middel van een reservatie.
De dienst kan voor alle leden van je gezin:

●       de kinderopvang schorsen of stopzetten

●       inschrijvingen ontzeggen

●       bij de huidige dienst of andere gemeentelijke diensten

wanneer

●       een factuur langer dan 3 maanden niet (volledig) betaald is

●       drie of meer facturen niet (volledig) betaald zijn.

Ouders worden hiervan altijd schriftelijk op de hoogte gebracht.

BIJLAGE 8.2. Inschrijvingsbeleid

STAP 1: Registreren

●       Je registreert je kind voor de volledige periode dat het naar school gaat.

●       Registreren doe je via de webwinkel van het Lokaal bestuur Kapellen: webshopkapellen.recreatex.be.

●       Als je nog geen profiel hebt voor jezelf en je gezinsleden, maak je dat aan via de link ‘aanmelden als nieuwe gebruiker’.

●       Daarna kan je je aanmelden in de webwinkel.

●       Meer informatie over de registratie in de webwinkel en de eerste kennismaking bij de opvang

○       vind je terug op de startpagina www.kapellen.be/webwinkel.

○       lees je in het huishoudelijk reglement bij punt 2.2.1. ‘Eerste kennismaking en registratie’.

STAP 2: Inschrijven

●       Inschrijven doe je via de webwinkel van het Lokaal bestuur Kapellen: webshopkapellen.recreatex.be.

●       Je kan je kind(eren) inschrijven voor:

○       voor- en naschoolse opvang

○       schoolvakanties en schoolvrije dagen.

Inschrijvingen voor- en naschoolse opvang:

●       Vul je gebruikersnaam en wachtwoord in en meld je aan in de webwinkel.

●       Ga naar het tabblad ‘BKO’ of klik op de link ‘BKO/schooljaar’.

●       Je schrijft je kind in bij de opvanglocatie die verbonden is aan de school van je kind.

○       Je vindt deze informatie:

■       in het huishoudelijk reglement bij punt 1.3. Waar vind je ons?

■       via de website www.kapellen.be/opvanglocaties-egeltje.

○       Klik op de knop ‘inschrijven’ naast de locatie die verbonden is aan de school van je kind.

○       Klik op de naam van je kind bij ‘selecteer kinderen’ en voeg indien nodig een kind toe als gezinsrelatie via de knop ‘kind toevoegen’.

○       Ga naar ‘volgende’.

○       Selecteer het schooljaar waarvoor je je kind wenst in te schrijven.

○       Ga naar ‘volgende’.

○       Je krijgt een overzicht te zien van de inschrijving en je kan een opmerking toevoegen.

■       Het saldo is nul want je betaalt achteraf met een factuur.

■       Ga naar ‘in winkelmandje’ en klik op ‘afrekenen’.

●       Een inschrijving is geldig voor één schooljaar. Vanaf 1 juni kan je je kind inschrijven voor het volgende schooljaar. Jaarlijks inschrijven is verplicht. Dit is meteen een goed moment om je persoonlijke informatie en die van je gezinsleden na te kijken en aan te passen indien nodig.

●       Na de inschrijving is je kind welkom wanneer je opvang nodig hebt. Je hoeft geen opvangmomenten te reserveren.

●       Elk kind krijgt een persoonlijke kaart met een barcode. Twee kopieën van deze kaart worden bezorgd aan de opvanglocatie van je kind. De originele kaart wordt bewaard in het vrijetijdsloket #uitinkapellen.

Bevestig de kaart bij voorkeur aan de boekentas zodat je kind deze gemakkelijk kan tonen aan de begeleiders. Zij gebruiken deze kaart voor de registratie van je kind.

Bij verlies mag je nieuwe kopieën aanvragen via bko@kapellen.be.

Een kaart die al in gebruik is, blijft geldig tot het einde van de lagere school.
Komt je kind niet meer naar de opvang? Dan meld je dit via bko@kapellen.be. Dan wordt de kaart vrijgeven bij het profiel van je kind en kan die worden gebruikt voor een ander kind.

 

●       Facturen worden maandelijks opgemaakt op naam van het gezinshoofd.
Als je het gezinshoofd wil wijzigen, neem je telefonisch contact op met de dienst Buitenschoolse Kinderopvang of stuur je een mail naar bko@kapellen.be.

De opvang voor kinderen van ouders die niet meer samenleven kan apart worden gefactureerd:

●       Per kindprofiel kunnen er meerdere ouderprofielen worden aangemaakt. Je ontvangt maandelijks een factuur op basis van de aanwezigheden die werden geregistreerd met de respectievelijke kaarten.

●       Beide ouders kunnen elk apart opvang reserveren voor schoolvakanties en schoolvrije dagen.

●       Beide ouders nemen contact op met de dienst Buitenschoolse Kinderopvang om deze gegevens aan te passen.

Inschrijven voor vakantieperiodes en schoolvrije dagen:

●       Vul je gebruikersnaam en wachtwoord in en meld je aan in de webwinkel.

●       Ga naar het tabblad ‘Activiteiten’ of klik op de link ‘BKO/vakantieopvang’.

○       Klik naast ‘selecteer type activiteit’ op ‘leeg maken’.

○       Zet een vinkje voor ‘BKO’ + Klik op de knop ‘zoek’.

○       Je krijgt nu alle activiteiten (schoolvakanties of schoolvrije dagen) te zien waarvoor je je kind kan inschrijven.

■       Klik op de titel als je je kind wil inschrijven voor de activiteit.

■       Kijk na wanneer de inschrijvingen starten bij ‘verkoop van’.
Als je kan inschrijven, is de knop ‘inschrijven’ zichtbaar op je scherm bij de activiteit.

■       Je kan zien voor welke dag(en) opvang wordt aangeboden en hoeveel plaatsen er nog beschikbaar zijn.

■       Inschrijvingsdata vind je ook terug in de vrijetijdsbrochure #uitinkapellen, op de website van het lokaal bestuur of in de opvanglocatie van je kind.

○       Selecteer je kind bij ‘kies gezinsleden’ door een vinkje te plaatsen voor de naam en voeg indien nodig je kind toe als gezinsrelatie via de knop ‘nieuw gezinslid toevoegen’.

■       Je kan alle kinderen zien die volgens hun leeftijd in aanmerking komen voor de activiteit.

■       Je kan meerdere kinderen inschrijven voor een activiteit door hen samen aan te vinken.

○       Klik op ‘volgende’.

○       Klik op het pijltje achter ‘selecteer prijsgroep’ en duid het tarief aan waarvoor je kind in aanmerking komt.

■       Als je twee of meerdere kinderen inschrijft voor éénzelfde activiteit van de buitenschoolse kinderopvang, dan duid je voor al deze kinderen het ‘twee of meerdere kinderen basistarief’ aan.

■       Indien je recht hebt op een sociaal tarief of OCMW-tarief tijdens het schooljaar, bezorg je de gevraagde attesten aan de dienst Buitenschoolse Kinderopvang.

■       Indien je een UiTPAS met kansentarief hebt, kan je deze enkel aanduiden tijdens de schoolvakanties. De voor- en naschoolse opvang en de schoolvrije dagen zijn geen UiTPASactiviteit. Een UiTPAS met kansentarief vervangt het sociaal tarief of OCMW-tarief tijdens de schoolvakanties.

○       Selecteer de dagen waarvoor je opvang nodig hebt door een vinkje te plaatsen voor de dag.

■       Je kan je kind per dag inschrijven.

■       Ga naar ‘inschrijven op wachtlijst’ als alle plaatsen al volzet zijn voor een bepaalde dag en je wil worden gecontacteerd wanneer er een plaats vrijkomt voor een dag die reeds volzet is.

○       Ga naar ‘volgende’.

○       Je krijgt een overzicht te zien van je inschrijving.

■       Je betaalt onmiddellijk via de webwinkel.

■       Ga naar ‘in winkelmandje’ en klik op ‘afrekenen’.

●       Kijk altijd na of je het juiste tarief en de juiste opvangmomenten gekozen hebt vooraleer je betaalt.

●       Je inschrijving is pas definitief wanneer je hebt betaald.

Lukt het niet om je kind te registreren of in te schrijven, neem dan contact op met de dienst Buitenschoolse Kinderopvang via bko@kapellen.be.

Artikel 2

Dit huishoudelijk reglement (waarvan het retributiereglement een bijlage is) geldt vanaf 1 januari 2026 tot en met 30 juni 2031 en vervangt alle voorgaande reglementen.