Meeting.burger Kapellen

Zitting van 24 november 2025

Openbare zitting

3. Erkenningsreglement verenigingen. Goedgekeurd.

Feiten en motivering

Kapelse verenigingen genieten onder meer van voordelige tarieven voor het huren van gemeentelijke infrastructuur of uitleenmateriaal bij de organisatie van activiteiten, kunnen deelnemen aan en/of helpen bij gemeentelijke activiteiten, en kunnen, als ze aan bijkomende voorwaarden voldoen, subsidies aanvragen bij het Lokaal bestuur Kapellen.

Voorheen was in deze een van de criteria ‘aangesloten zijn bij een gemeentelijke adviesraad’. Ten gevolge van de hervorming van de adviesraden schrapte de gemeenteraad dat criterium in zitting van 29 september 2025 uit alle reglementen, met ingang op 1 september 2025.

In het kader van de hernieuwing van de retributiereglementen wordt voortaan gewerkt met het criterium ‘erkende Kapelse vereniging’. Daar hoort ook een reglement bij: het erkenningsreglement Kapelse verenigingen (zie ook bijlage).

Dit reglement kwam als volgt tot stand. Een werkgroep binnen het lokaal bestuur, samengesteld uit leden van het college van burgemeester en schepenen en de administratie, werkte een ontwerp uit. Dat ontwerp werd vervolgens besproken met het voltallige college van burgemeester en schepenen. Ook werd het ontwerp voorgelegd aan en gefinetuned in overleg met de (vrijetijds)diensten die vaak werken met verenigingen, o.m. de diensten Sport en Jeugd & Cultuur.

Juridisch kader

● decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen

● beslissing van de gemeenteraad van 16 juni 2025 betreffende het reglement van de gemeentelijke adviesraden

● beslissing van de gemeenteraad van 16 juni 2025 betreffende het huishoudelijk reglement voor de gemeentelijke commissie voor ruimtelijke ordening (Gecoro)

● beslissing van de gemeenteraad van 16 juni 2025 betreffende het huishoudelijk reglement voor de jeugdraad

● beslissing van de gemeenteraad van 16 juni 2025 betreffende het huishoudelijk reglement voor de leefomgevingsraad

● beslissing van de gemeenteraad van 16 juni 2025 betreffende het huishoudelijk reglement voor het Lokaal Overleg Kinderopvang (LOK)

● beslissing van de gemeenteraad van 16 juni 2025 betreffende het huishoudelijk reglement voor de vrijetijdsraad

● beslissing van de gemeenteraad van 16 juni 2025 betreffende het huishoudelijk reglement voor de welzijnsraad

● beslissing van de gemeenteraad van 29 september 2025 betreffende de subsidiereglementen

Financiële gevolgen

Niet van toepassing.

Besluit

STEMMING :

21 stemmen voor: An Stokmans (Open VLD), Koen Helsen (Open VLD), Luc Janssens (Open VLD), Evelyne Haud'Huyze (Open VLD), Lotte Van Mechelen (Open VLD), Tom Namurois (Vooruit), Marc De Smet (Open VLD), Leo Mees (Open VLD), Ria Van Oncen (Open VLD), Luc Devriese (N-VA), Vital Lambert (N-VA), Tayfun Genç (Open VLD), Inge Cornelissen (Open VLD), Christel Janssens (Groen), Laila Rylant (Open VLD), Wilfried Schonkeren (N-VA), Nicole Demaerel-Recourdon (N-VA), Chris Goossens (N-VA), Marie Adriaensen (Vooruit), Ingrid Hoendervangers (Open VLD) en Jan De Block (Open VLD).
4 stemmen tegen: Chris Marynissen (Vlaams Belang), Ludo De Bruyn (Vlaams Belang), Brenda Lioris (Vlaams Belang) en Rudy Bastiaenssens (Vlaams Belang).

Artikel 1

De gemeenteraad keurt het erkenningsreglement voor Kapelse verenigingen zoals hieronder integraal bijgevoegd, goed:

Artikel 1 – algemene bepalingen

Het lokaal bestuur ondersteunt en stimuleert verenigingen bij de uitbouw van een kwaliteitsvolle werking. Om in aanmerking te komen voor ondersteuning door het lokaal bestuur moet een vereniging worden erkend.

Erkende verenigingen genieten onder meer van voordelige tarieven voor het huren van gemeentelijke infrastructuur of uitleenmateriaal bij de organisatie van activiteiten, kunnen deelnemen aan en/of helpen bij gemeentelijke activiteiten, en kunnen, als ze aan bijkomende voorwaarden voldoen, subsidies aanvragen bij het lokaal bestuur.

Dit reglement geldt tot en met 31 december 2031.

Artikel 2 – erkenningsvoorwaarden

De kandidaat-vereniging voldoet aan de hieronder vermelde erkenningsvoorwaarden.

● De vereniging is minstens zes maanden actief op het grondgebied van Kapellen.

● De vereniging is een feitelijke vereniging of een vereniging zonder winstoogmerk, waarbij alle door de vereniging gegenereerde middelen, opnieuw worden geïnvesteerd in de werking van de vereniging.

● De werking van de vereniging is overwegend gebouwd op de inzet van vrijwilligers.

● De activiteiten van de vereniging vinden hoofdzakelijk plaats in de gemeente Kapellen.

● De vereniging organiseert minimaal 4 openbare activiteiten per jaar. Uitzonderingen zijn mogelijk na een gemotiveerde beslissing van het college van burgemeester en schepenen.

● De vereniging heeft een autonome werking op het vlak van bestuur, vergaderingen, activiteiten, ledenwerving en financiën.

● De vereniging is geen onderafdeling of overkoepeling van een plaatselijke vereniging die al door het gemeentebestuur is erkend.

● De vereniging is geen politieke partij.

● De vereniging is een open vereniging. Hieronder wordt verstaan dat iedereen lid kan worden van de vereniging op voorwaarde dat de persoon de normen, reglementen en doelstellingen van de vereniging eerbiedigt.

● De vereniging discrimineert nooit in haar werking, ledenwerving of communicatie.

● De maatschappelijke zetel, het secretariaat of een contactpersoon binnen het bestuur, is gevestigd of woonachtig in de gemeente Kapellen.

● Het bestuur van de vereniging bestaat uit minstens 3 personen.

● De voorzitter of secretaris woont bij voorkeur in Kapellen, maar belangrijker is dat de activiteiten hoofdzakelijk in Kapellen plaatsvinden.

● Een derde van de actieve leden woont in Kapellen. Een gemotiveerde uitzondering hierop is mogelijk als een vereniging bijvoorbeeld een (sub)regionale aantrekkingskracht heeft.

● Voor de leden en de bestuursleden is op naam van de vereniging een verzekering voor burgerlijke aansprakelijkheid afgesloten.

● De vereniging moet beschikken over een bankrekening in België op naam van de vereniging.

● De hoofdactiviteit van een sportvereniging is terug te vinden op de sporttakkenlijst, zoals bepaald in het besluit van de Vlaamse regering tot vaststelling van de algemene erkennings- en subsidiëringsvoorwaarden voor de georganiseerde sportsector d.d. 16 september 2016.

artikel 3 – aanvraag

Een vereniging die wil worden erkend door het lokaal bestuur vult een erkenningsformulier in via het e-loket op de gemeentelijke website. De vereniging levert daarbij volgende informatie aan:

● naam van de vereniging

● adres van de vereniging

● aard van de vereniging

● contactpersoon en -gegevens van de vereniging

● oprichtingsdatum van de vereniging

● namen en woonplaats van minimaal voorzitter en twee andere bestuursleden met functie

● lijst van de actieve leden met naam, voornaam en woonplaats

● activiteitenoverzicht van het voorbije jaar.

artikel 4 – procedure

De administratie van het lokaal bestuur legt de erkenningsaanvragen die aan de voorwaarden voldoen, binnen de maand na de aanvraag voor aan het college van burgemeester en schepenen. Het college van burgemeester en schepenen erkent een Kapelse vereniging die voldoet aan de voorwaarden vanaf de dag na de beslissing tot en met 31 december van dat jaar. De erkenning als Kapelse vereniging wordt binnen de tien werkdagen na de collegebeslissing aan de contactpersoon van de vereniging gecommuniceerd.

Om de (contact)gegevens up-to-date te houden en om te controleren of nog steeds wordt voldaan aan de erkenningsvoorwaarden dient een vereniging jaarlijks een nieuwe aanvraag tot erkenning in.

artikel 5 – intrekking erkenning

Het lokaal bestuur kan een erkenning intrekken als vereniging haar werking stopt, als een vereniging niet meer voldoet aan de voorwaarden in dit reglement, als er foutieve informatie wordt doorgegeven, of bij vaststelling van misbruik of bedrog. Er kunnen door het lokaal bestuur te allen tijde bewijsstukken worden opgevraagd. Het college van burgemeester en schepenen kan na beslissing de erkenning eenzijdig opzeggen door kennisgeving aan de vereniging.

De intrekking van de erkenning houdt ook het verlies op het recht tot subsidies in.

Na intrekking kan een nieuwe vraag tot erkenning pas twee jaar na het verlies van erkenning worden ingediend.

artikel 6 – validering

Dit erkenningsreglement voor Kapelse verenigingen wordt elke zes jaar gevalideerd door de gemeenteraad, na een voorstel vanuit de administratie van het lokaal bestuur aan het college van burgemeester en schepenen.

De gemeenteraad mandateert het college van burgemeester en schepenen om op gemotiveerd voorstel af te wijken van dit reglement.

Dit reglement wordt overgemaakt aan de toezichthoudende overheid. Het reglement wordt afgekondigd en bekendgemaakt overeenkomstig het decreet Lokaal Bestuur.