Zitting van 24 november 2025

Openbare zitting

Openbare zitting

83. Huishoudelijk reglement voor de verhuur van zalen en materialen.  Goedgekeurd.

Feiten en motivering

Het huishoudelijk reglement met betrekking tot de verhuur van zalen en materialen wordt  gewijzigd op vlak van aanpassen waarborgen, retributies voor elektriciteit in bepaalde gevallen, aanpassing van de prijscategorieën, aanpassing aan de mogelijkheden voor technische bijstand, aanpassing aan tarieven.

Doel:

Dit huishoudelijk reglement heeft betrekking op de verhuur van zalen en materialen.

Sinds het najaar van 2019 zijn er twee verschillende beheerders, namelijk de gemeente en het autonoom gemeentebedrijf (AGB). Er is in overleg met het autonoom gemeentebedrijf gekozen om te werken met één huishoudelijk reglement omwille van het gebruiksgemak voor huurders.

De gemeente is beheerder van volgende zalen:

- De Oude Pastorij (zalen Jacobus, Essenhout en Zolder), gelegen Dorpsstraat 45

- Kaartershuisje, gelegen Dorpsstraat 65

- Oud Gemeentehuis (De Kroon, ExpoG), gelegen Antwerpsesteenweg 2

- Eskapade, gelegen Kapelsestraat 237

Het lokaal bestuur biedt dienstverlening aan inzake de verhuur van deze zalen en bijhorende materialen. Hier staat een kostprijs/ vergoeding tegenover.

Het autonoom gemeentebedrijf is beheerder van volgende zalen:

- polyvalente zaal LUX (zalen LUX, BIZ en café De LUX), gelegen Marktplein 1

- 't Kerkske, gelegen Kapelsestraat 182

Wijzigingen:

Algemeen

●       toevoeging van de mogelijkheid tot het apart huren van Café De LUX onder bepaalde voorwaarden

●       toevoeging van richtlijnen met betrekking tot het schenken van sterke dranken en het sluitingsuur

●       aanpassing aan de voorrangsregels

●       aanpassing van de annuleringsvoorwaarden (aanpassing van de termijnen, de annuleringskosten zijn ongewijzigd)

●       aanpassing van de maximale huurperiode voor zaal LUX en 't Kerkske naar 14 dagen in plaats van 28 dagen (behalve voor de gemeentelijke diensten)

●       aanpassing van de prijscategorieën (omschrijving van prijscategorie A)

●       afschaffen van de waarborg (behalve voor grote zaal LUX), om de administratieve last voor huurders, de jeugd- en cultuurdienst en de financiële dienst te verlagen

●       in zaal Eskapade wordt niet langer gewerkt met een vaste drankenleverancier

●       een gunsttarief kan worden aangevraagd voor activiteiten voor een goed doel of met een culturele meerwaarde, en kan alleen door het college van burgemeester en schepenen of het directiecomité van het autonoom gemeentebedrijf worden toegestaan

Tariefwijzigingen:

●       de kostprijs voor technische bijstand is verschillend naargelang de inzet van de gemeentelijke techniekers of externen op freelance basis.

○       De tarieven voor de inzet van de gemeentelijke techniekers zijn ongewijzigd.

○       Indien een externe technieker wordt ingezet dan gebeurt dit op freelance basis en worden de kosten hiervan doorgerekend.

■       categorie A: doorfacturering externe kost

■       categorie B: doorfacturering externe kost, aangevuld met 5% administratiekosten

■       categorie C:    doorfacturering externe kost, aangevuld met 10% administratiekosten

●       verkoop van oordoppen (aangeleverd door de zaalbeheerder):

●       De Oude Pastorij (zalen Jacobus, Essenhout en zolder):

○       gelijke tarieven voor alle zalen, aangezien huurders kiezen op basis van beschikbaarheid of toegankelijkheid

○       enkel nog verhuur per dagdeel (voormiddag- namiddag- avond)

○       aanpassing tarieven in lijn met vergelijkbare zalen in de gemeente

●       't Kaartershuisje:

○       op weekdagen enkel nog verhuur per dagdeel

○       in het weekend is er enkel verhuur per dag, deze tarieven zijn ongewijzigd

●       De Kroon:

○       zaal De Kroon wordt weinig verhuurd in verhouding met andere zalen, daarom worden de tarieven aangepast.

●       LUX (alle zalen):

○       aanpassing van de aanrekening van het gebruik van de sorteerstraat: op dit moment wordt een bedrag aangerekend per keer dat de sorteerbadge per fractie wordt gebruikt. Dit is een administratief omslachtig en vertragende werkwijze. Er wordt daarom een vaste prijs ingevoerd van 4 euro voor het gebruik van de sorteerstraat.

●       LUX (grote zaal):

○       uitbreiden van het ombouwtarief bij concertopstelling en een lege zaal, om de kostprijs van de werkuren hiervoor en de onbeschikbaarheid van de zaal tijdens de ombouwperiode (deels) te dekken (dit wordt nu al toegepast voor een voorstellingsopstelling):

○       verplicht huren van een bijkomende afbraakdag na staande optredens, bals, feesten in plaats van de verplichte extra poetskost, omdat zulke evenementen vaak tot 's nachts duren en het daarom niet mogelijk is om de zaal de dag nadien opnieuw te verhuren. De kostprijs van deze afbraakdag wordt gelijkgesteld met de poetskost die nu wordt aangerekend.

Juridisch kader

●       decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikels 40 en 41 betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad, artikels 286 en 287 betreffende de publicatie en bekendmaking, artikel 288 betreffende de inwerkingtreding van de reglementen en artikel 330 betreffende het algemeen bestuurlijk toezicht

●       gemeenteraadsbeslissing van 18 december 2023 betreffende de aanpassing van het huishoudelijk reglement voor de verhuur van zalen en materialen

Financiële gevolgen

De ontvangsten zijn voorzien in het meerjarenplan 2026-2031:

●       actie AC000069, budgetrekening MJP000380 (MAR 701/6)

●       actie AC000070, budgetrekening MJP000381 (MAR 701/6)

●       actie AC000007, budgetrekening MJP000382 (MAR 7008)

●       actie AC000069, budgetrekeningen MJP000383, MJP000384 en MJP000386 (MAR 7006)

●       actie AC000005, budgetrekening MJP000385 (MAR 7008).

Besluit

STEMMING :

 Eenparig aangenomen.
 

Artikel 1

De gemeenteraad keurt het huishoudelijk reglement, zoals hieronder integraal bijgevoegd, goed:

Artikel 1 - Toepassingsgebied

A. Zalen van gemeente Kapellen

B. Zalen van Autonoom Gemeentebedrijf Kapellen (AGB)

 C. Materialen en dienstverlening

Artikel 2 - Huurdersvoorwaarden

Als huurder of verantwoordelijke van je organisatie, vereniging of rechtspersoon…

1. ben je minstens 18 jaar oud op het moment van reservatie.
2. ben je juridisch bekwaam om een overeenkomst aan te gaan en hoofdelijk aansprakelijk voor de naleving van het reglement en daaruit voortvloeiende verplichtingen.
3. kan je op verzoek een geldig identiteitsbewijs voorleggen.

De verhuurder behoudt zich het recht om een huurverzoek te weigeren, onder meer als:

●       de aanvraag ingaat tegen het reglement of de openbare orde.

●       je als huurder eerder de afspraken of het reglement overtrad.

●       er twijfel bestaat over het doel van de activiteit.

Artikel 3 - Zaalbezichtiging

Zaalbezichtigingen zijn mogelijk op afspraak. Neem daarvoor tijdig contact op met het vrijetijdsloket via verhuur@kapellen.be.

Zaalbezichtigingen in LUX en BIZ zijn enkel mogelijk met een medewerker van het vrijetijdsloket.

Artikel 4 - Reservatieprocedure

Lees dit reglement én de infobrochure van de zaal via www.kapellen.be/huur.

Check de beschikbaarheid via mail naar verhuur@kapellen.be.

Neem een optie die 14 dagen geldig blijft:

●       via mail naar verhuur@kapellen.be (alle zalen, behalve LUX)

●       via het e-loket (verplicht voor zaal LUX)

Nadat je bevestiging krijgt van de optie, vul je het aanvraagformulier van de zaal in via www.kapellen.be/eloket. Huur je een zaal met techniekers, wordt eerst hun beschikbaarheid gecontroleerd. Binnen de 14 dagen na je aanvraag krijg je antwoord.

Het vrijetijdsloket stuurt een reserveringsbevestiging.

Het vrijetijdsloket stuurt een voorschotfactuur (of meteen een afrekeningsfactuur). Deze bevat de volledige huurprijs en eventuele waarborg of extra’s.

Maak een afspraak voor het ophalen van de sleutel of badge via https://kapellen.mijnafspraakmaken.be/. 

Na de huur ontvang je eventueel een afrekeningsfactuur. Hierop worden onder meer verbruikte dranken aangerekend (in LUX, BIZ en ’t Kerkske).

Artikel 5 - Online ticketverkoop

Organiseer je een activiteit in één van de zalen in dit reglement, dan kan je gebruik maken van de optie ‘online ticketverkoop’. Dit bevat de voorbereiding en opvolging van de online ticketverkoop via de gemeentelijke webwinkel. Meer informatie vind je in het gebruiksreglement (via www.kapellen.be/online-ticketverkoop-voor-organisatoren). De tarieven vind je in artikel 35. 

Artikel 6 - Aanvraagtermijnen

Volgende aanvraagtermijnen zijn van toepassing. Is de aanvraagtermijn korter, dan bekijkt het vrijetijdsloket wat mogelijk is. De vroegste aanvraagdatum geldt steeds dag op dag.

Artikel 7 - Voorrangsregels bij meerdere aanvragen

De aanvragen worden chronologisch behandeld.

Komen aanvragen binnen op dezelfde dag, ongeacht het tijdstip, gelden volgende voorrangsregels:

●       Activiteiten van diensten van lokaal bestuur Kapellen hebben voorrang.

●       Categorie A heeft voorrang op categorie B, categorie B heeft voorrang op categorie C.

●       Een aaneensluitende huurperiode krijgt voorrang op losse huurdagen.

●       Eskapade: voorrang aan jeugdverenigingen

●       LUX of ’t Kerkske: voorrang aan socioculturele activiteiten

Indien nodig, wordt er voor populaire periodes gewerkt met een voorkeursformulier op basis waarvan een voorstel wordt uitgewerkt.

Indien bovenstaande geen oplossing biedt, dan zit een medewerker van het vrijetijdsloket samen met de huurders om een geschikte oplossing te zoeken.

Artikel 8 - Annulering en verplaatsing

8.1 Door de huurder

Het annuleren of verplaatsen van een huur kan uitsluitend via e-mail naar verhuur@kapellen.be. Telefonisch melden aan een medewerker is niet voldoende. Wie de annuleringstermijnen herhaaldelijk niet respecteert, kan tijdelijk uitgesloten worden van verdere reservaties.

 8.2 Door de verhuurder

Als de aard van de activiteit niet overeenstemt met de vermelding op de aanvraag, kan de verhuurder de verhuring annuleren. Het betaalde huurbedrag wordt dan niet terugbetaald.

Als na verloop van de activiteit blijkt dat deze niet volgens de aanvraag was, wordt er een boete aangerekend (zie artikel 36).

De verhuurder kan bij overmacht de verhuring annuleren. Als huurder word je hiervan onmiddellijk in kennis gesteld. Je kan hierbij geen aanspraak maken op een schadevergoeding. Het betaalde huurbedrag wordt in dat geval wel terugbetaald.

Artikel 9 - Toegang tot de zalen en materialen

Uitsluitend jij als huurder mag de zaal of het materiaal gebruiken. Geef geen sleutels, badges of materialen door aan derden, tenzij er schriftelijke toelating is van de verhuurder.

9.1 Zalen en materialen (m.u.v. soundcaddy)

Maak een afspraak om de sleutel, badge of het materiaal af te halen bij het vrijetijdsloket tijdens de openingsuren. Dit doe je maximaal 2 werkdagen op voorhand.

9.2 Soundcaddy

Levering van de soundcaddy gebeurt in samenspraak met het gemeentemagazijn. Neem daarvoor contact op met feestmateriaal@kapellen.be.

9.3 Expomateriaal

Het expomateriaal haal je op afspraak op bij het vrijetijdsloket tijdens de openingsuren, maximaal 2 werkdagen voor je huur. Het materiaal ligt nageteld klaar. Je ontvangt een overzichtslijst met de aantallen. Om misverstanden achteraf te vermijden, wordt aangeraden om het materiaal onmiddellijk bij ontvangst zelf na te tellen. Merk je afwijkingen ten opzichte van de lijst, meld dit dan meteen via e-mail aan het vrijetijdsloket en niet na je huurperiode. Ontbreekt er na de huur materiaal, dan wordt dit aangerekend (zie artikel 36).

Artikel 10 - Huurperiode

Je betreedt de zaal enkel tijdens de eigen huurtijd, ook als je de sleutel al hebt. De eigen huurtijd start op het beginuur van je eerste huurdag en eindigt op het sluitingsuur van de zaal (zie 10.3). Het leveren en ophalen van dranken, materialen, … gebeurt steeds tijdens de eigen huurtijd. Lukt dit niet, dan reserveer je hiervoor een opbouw- of afbraakdag.

10.1 Minimale huurperiode

Je huurt een zaal steeds voor minstens één volledige dag, met uitzondering van:

EXPOG: minstens 22 opeenvolgende dagen, start op de eerste woensdag van de maand

de lokalen in de Oude Pastorij: per dagdeel te huur.

’t Kaartershuisje: in de week per dagdeel te huur. Van vrijdagavond tot en met zondag en op officiële feestdagen, kerstavond, tweede kerstdag en oudejaarsavond geldt het weekendtarief (tarief per dag, zie artikel 33).

Er zijn drie dagdelen:

●       voormiddag: 9.00 – 12.30 uur

●       namiddag: 13.00 – 18.00 uur

●       avond: 18.30 – sluitingsuur

10.2 Maximale huurperiode

De maximale aaneensluitende huur in grote zaal LUX en ’t Kerkske bedraagt 14 dagen (met uitzondering van gemeentelijke diensten).

Het maximum aantal huurdagen per jaar in grote zaal LUX en ’t Kerkske bedraagt 28 dagen per zaal. Dit is inclusief opbouw- en afbraakdagen. 

Per organisator mag zaal LUX maximaal één keer per jaar worden gehuurd voor een rommelmarkt of tweedehandsbeurs.

Per organisator mag EXPOG maximaal twee periodes van 22 aaneensluitende dagen per jaar worden gehuurd.

10.3 Begin- en einduur

Voor alle zalen geldt:

een beginuur op de eerste huurdag, waarop je ten vroegste de zaal mag betreden, tenzij schriftelijk anders overeengekomen met het vrijetijdsloket.

een sluitingsuur (met uitdoofscenario, zie 10.5) waarop alle activiteiten gedaan zijn. Je kan na dit sluitingsuur nog opruimen tot 6.00 uur. Dit gebeurt zonder overlast voor de omgeving (dus bv. géén geluidsoverlast). Vanaf 6.00 uur kan de schoonmaakfirma de zaal betreden.  Er zijn uitzonderingen mogelijk op het sluitingsuur (zie 10.4). Hou steeds rekening met het GAS-reglement.

10.4 Uitzonderingen op het sluitingsuur in LUX, BIZ of Eskapade

Op het sluitingsuur in zaal LUX, BIZ en Eskapade zijn de twee volgende uitzonderingen mogelijk. Er worden geen verdere uitzonderingen toegestaan.

10.4.a Feestdagen

Op de vooravond van feestdagen die vallen op maandag, dinsdag, woensdag, donderdag of vrijdag, is een verlenging van het sluitingsuur tot 3.00 uur (uitdoofscenario A) toegestaan.

Op kerstavond en oudejaarsavond wordt het sluitingsuur 4.00 uur (uitdoofscenario C).

10.4.b Jeugdverenigingen

In Eskapade hebben (jeugd)verenigingen in categorie A één keer per jaar recht om hun activiteit te laten doorgaan tot 3.30 uur (uitdoofscenario B) in plaats van 3.00 uur.

10.5 Uitdoofscenario’s

Vrijdagnacht en zaterdagnacht en bij eerder genoemde uitzonderingen is er een verplicht uitdoofscenario. Je afficheert het einduur van de verkoop van drankbonnen en het sluitingsuur van de toog duidelijk, bijvoorbeeld aan de kassa, de bonnenverkoop en de toog. 

 Artikel 11 - Na de huur

11.1 Aflevering van zalen en materialen

Op www.kapellen.be/huur vind je per zaal of materiaal een checklist voor het einde van je huur in de infobrochures.

11.2 Teruggave van sleutels en materialen

Voor 10.00 uur op de eerstvolgende werkdag na je huur breng je de sleutel, badge of het materiaal terug naar het vrijetijdsloket. Buiten de openingsuren kan je de sleutel of badge in een omslag in de brievenbus aan het vrijetijdsloket steken. Materialen bezorg je uitsluitend tijdens de openingsuren.

Er zijn twee opties bij het terugbrengen van expomateriaal:

Je brengt het materiaal terug op afspraak. Een medewerker van het vrijetijdsloket telt het materiaal samen met jou na.

Je brengt het materiaal terug zonder afspraak. Een medewerker telt het expomateriaal op een later tijdstip na. Over de nagetelde aantallen wordt nadien niet gediscussieerd.

Ontbreekt er expomateriaal of is het beschadigd, dan wordt dit gemeld en wordt de kostprijs voor vervanging in rekening gebracht (zie artikel 36).

Artikel 12 - Muziek en geluid

Het is de verantwoordelijkheid van de huurder om de stilte in de omgeving te respecteren en de nodige maatregelen te nemen om (geluids-)overlast te voorkomen.

12.1 Geluidscategorieën

Afhankelijk van de zaal, zijn volgende maximale geluidscategorieën toegestaan. Meer informatie over de geluidsnormen vind je terug via omgeving.vlaanderen.be. 

12.2 Geluidsvolume meten

Tijdens het evenement neem je volgende maatregelen:

Meet het geluidsvolume gedurende de volledige activiteit met een reglementair meettoestel. Je kan een geluidsmeter huren bij het vrijetijdsloket.

Het gemeten geluidsvolume is permanent zichtbaar voor de persoon die het geluidsvolume bedient.

Optioneel: gebruik een geluidsbegrenzer zodat je de maximumnorm niet overschrijdt.

12.3 Oordoppen

Als huurder ben je verplicht om gratis oordoppen uit te delen als je muziek speelt in geluidscategorie 2. Het vrijetijdsloket verkoopt oordoppen (zie artikel 35). Duid dit aan op je huuraanvraagformulier.

12.4 Auteursrechten en billijke vergoeding

Speel je buiten de familiale kring muziek, dan vraag je een licentie aan voor publiek gebruik van muziek. Als organisator sta je zelf in voor deze vergoedingen en eventuele boetes. Unisono.be is een platform waarop je als organisator Sabam simuleert, aanvraagt en beheert met een persoonlijk account.

De billijke vergoeding is inbegrepen in de huurtarieven.

Artikel 13 - Bewaking

Tijdens bepaalde evenementen, zoals openbare fuiven, feesten en optredens, is de inzet van professionele security of vrijwilligers met bewakingstaken verplicht. Dat is nodig om op elk moment de veiligheid van de bezoekers te waarborgen. Je mag steeds professionele bewaking inzetten, maar de inzet van vrijwilligers is enkel toegestaan onder bepaalde voorwaarden. Je vindt meer informatie terug via www.kapellen.be/bewaking-evenement.

Artikel 14 - Alcohol en sterke drank

Met alcohol worden alle alcoholhoudende dranken met een alcoholpercentage van meer dan 0,5 %, bedoeld.

Het is verboden om alcohol te verkopen, te schenken of aan te bieden aan wie jonger is dan 16 jaar. Het aanbieden van sterkedranken (incl. alcoholpops) is verboden aan wie jonger is dan 18 jaar.

Je hebt geen drankvergunning nodig voor het schenken van gegiste dranken, zoals bier, wijn of cava. Ongeacht het alcoholpercentage, heb je steeds een drankvergunning nodig voor het schenken van sterkedranken (gedistilleerde dranken), cocktails gemaakt met sterke drank en alcoholpops.

Het college van burgemeester en schepenen kan steeds beslissen het alcoholvolume te beperken. 

14.1 Leeftijdscontrole

Je valt altijd onder de alcoholwetgeving van 10 januari 2010 inzake leeftijdsgrenzen voor het schenken van alcohol. Daarover informeer je ook verplicht het barpersoneel en de medewerkers. Vanaf de leeftijd van 15 jaar wordt iedereen geacht een identiteitskaart op zak te hebben. De leeftijd kan ook worden gecontroleerd via een busabonnement, studentenkaart, bibliotheekkaart,… Het is verboden alcohol aan te bieden als een bezoeker weigert zijn leeftijd aan te tonen.

14.2 Sterkedranken (gedistilleerde dranken)

Krijg je toelating voor het schenken/ de verkoop van sterkedranken van het college van burgemeester en schepenen, dan houd je rekening met de volgende richtlijnen:

Volg de wet betreffende de vergunning voor het verstrekken van sterkedrank (vanaf 22% alcoholpercentage) van 31 december 2009 en van kracht sinds 10 januari 2010 bij de verkoop van sterkedranken. De Federale Overheidsdienst Volksgezondheid controleert het naleven van deze wetgeving.

Voorzie visueel de preventie van alcoholgebruik op de evenementlocatie, bijvoorbeeld door middel van preventieboodschappen op affiches, banners, gadgets, …

Je biedt sterkedranken enkel per normale consumptiehoeveelheid aan (bv. niet per fles).

Afhankelijk van de leeftijdsgroepen die op je evenement aanwezig zijn, volg je daarbij ook volgende richtlijnen:

openbaar evenement waar minderjarigen aanwezig (kunnen) zijn:

Voer leeftijdscontrole uit aan de inkom door middel van het opvragen van een identiteitsbewijs.

Aan de inkom geef je polsbandjes aan meerderjarigen (18+) die verschillen van de polsbandjes die je aan minderjarigen geeft.

Voorzie een aparte toog voor het schenken van sterkedranken. Aan deze toog gebeurt opnieuw leeftijdscontrole door middel van het checken van de polsbandjes. Enkel wie 18 jaar of ouder is, kan sterkedranken bestellen.

openbaar evenement waar uitsluitend meerderjarigen aanwezig zijn:

Voer leeftijdscontrole uit aan de inkom door middel van het opvragen van een identiteitsbewijs.

Aan de toog hoeft daarbij geen aparte leeftijdscontrole te gebeuren, aangezien er enkel aan 18+ toegang wordt verleend tot het evenement.

Artikel 15 - Dranken en concessie

Is er een vaste drankenleverancier, dan ben je verplicht om je dranken daar af te nemen. Doe je dit niet, dan volgt er een boete (zie artikel 36). In de infobrochures van de zalen vind je alle informatie hierover terug.

Zorg ervoor dat het leveren en ophalen van dranken steeds gebeurt binnen de eigen huurtijd. Lukt dit niet, dan huur je een extra opbouw- of afbraakdag bij. 

Artikel 16 - Voeding bereiden

Het is in alle zalen verboden om binnen warm eten te bereiden. Wil je toch warm eten serveren, dan plaats je een eetkraam indien toegestaan (zie artikel 18). Huur je grote zaal LUX of BIZ, dan kan je de keuken huren.

Artikel 17 - Herbruikbaar cateringmateriaal

Op alle evenementen die plaatsvinden in Kapellen zijn de gemeentelijke richtlijnen duurzame evenementen van toepassing. Daardoor is het verplicht om steeds met herbruikbaar cateringmateriaal voor dranken te werken. Dit betekent dat je dranken schenkt in herbruikbare bekers, glas, glazen flesjes met statiegeld of porselein en met metalen of herbruikbare (koffie)lepels, roerstaafjes en rietjes. Glas is niet toegestaan in zaal Eskapade of tijdens openbare fuiven of bals.

Voor voeding gebruik je zoveel mogelijk herbruikbare materialen. Lukt dat niet, dan kies je voor afbreekbare materialen, zoals papieren frietbakjes, servetten of papieren bordjes, of recycleerbare materialen. Vlaamse overheden en lokale besturen gebruiken uitsluitend herbruikbare materialen.

Per zaal kunnen er bijkomende richtlijnen zijn. Check daarvoor de infobrochures via www.kapellen.be/huur.

Als huurder volg je steeds de recentste regelgeving. Deze vind je terug via www.kapellen.be/ik-organiseer.

Artikel 18 - Tijdelijke constructies (springkastelen, eetkramen)

Aan bepaalde zalen is het toegelaten om een tijdelijke constructie te plaatsen. Is dat het geval, dan volg je de richtlijnen voor het plaatsen van een eetkraam, springkasteel of andere tijdelijke constructie. Deze richtlijnen zijn terug te vinden op de webpagina van de zaal (via www.kapellen.be/huur).

Artikel 19 - Parkings

Parkeerplaatsen zijn nooit inbegrepen in de huur van de zaal. Het is mogelijk dat er andere activiteiten plaatsvinden waardoor de parking niet (volledig) beschikbaar is voor je activiteit in die zaal.

Op het stratenplan (https://stratenplan.kapellen.be/) vind je andere parkings terug.

Artikel 20 - Afval

20.1 Overzicht

Ruim het afval op de juiste wijze op. Gebeurt dit niet, of blijft er afval achter naar aanleiding van jouw activiteit, dan volgt er een boete (zie artikel 36). Let erop dat afval van een (openbaar) evenement bedrijfsafval is en onderworpen is aan de sorteerverplichtingen voor bedrijven.

Meer info via www.kapellen.be/duurzaamheid-op-evenementen.

 20.2 Sorteerstraat LUX

De afvalverwerking aan zaal LUX en BIZ verloopt via een sorteerstraat aan de zijde van de Essenhoutstraat met ondergrondse containers.

Je ontvangt één sorteerstraatbadge. Deze gebruik je om het afval te deponeren. Per aanbieding badge je en deponeer je een maximum volume afval. Je betaalt een vast tarief voor het afval (zie artikel 34).

Bij verlies, beschadiging of vernietiging van de sorteerstraatbadge geldt een sanctie (zie artikel 36). 

Artikel 21 - Techniek

21.1 Technische fiches

Je vindt de technische info van elke zaal met techniek terug in de technische fiche of infobrochure op de betreffende webpagina op www.kapellen.be/huur.

21.2 Technische bijstand

De informatie over samenwerken met onze techniekers vind je terug via www.kapellen.be/lux. .

Technische installaties worden uitsluitend geplaatst en bediend door geschoolde of ervaren techniekers, steeds in samenspraak met de techniekers van het lokaal bestuur. Is er geen geschoolde of ervaren technieker aanwezig, dan kan je verplicht worden om alsnog een geschoolde technieker in te schakelen of kan het vrijetijdsloket beslissen om het materiaal of de zaal niet ter beschikking te stellen.

Tegen betaling en indien de beschikbaarheid het toelaat, is het mogelijk dat één van de techniekers van het lokaal bestuur fysiek aanwezig of telefonisch bereikbaar is tijdens je activiteit. De aanvraag hiervan doe je ten laatste 1 maand op voorhand via mail naar theatertechniek@kapellen.be.

21.3 Contact met techniekers

Vragen over techniek mail je naar theatertechniek@kapellen.be.

Een afspraak met de techniekers maak je via mail, ten laatste één maand voor je huur.

Artikel 22 - Publiciteit

Wil je jouw evenement in de kijker zetten? Hou dan rekening met het volgende:

●       Wacht je reserveringsbevestiging af vooraleer je promo maakt.

●       Vermeld steeds jezelf als organisator en verantwoordelijke uitgever, met de correcte contactgegevens.

●       Het ophangen van affiches in de zalen is niet zomaar toegelaten. Check hiervoor de infobrochures per zaal via www.kapellen.be/huur.

●       Ligt of hangt er zonder toelating promomateriaal, dan wordt dit verwijderd.

Ideeën om je evenement in de kijker te zetten vind je terug via www.kapellen.be/jouw-evenement-in-de-kijker.

Artikel 23 - Zaalspecifieke richtlijnen

Per zaal zijn de specifieke richtlijnen terug te vinden in de infobrochures op de website. Als huurder lees je deze goed door en volg je deze. Hieronder volgen aanvullende richtlijnen.

23.1 Verkeersmaatregelen Eskapade

Eskapade ligt langs de gewestweg N11. Vindt er een activiteit met veel kruisbewegingen plaats, zoals een fuif, dan gelden er extra verkeersmaatregelen in het kader van veiligheid.

De gemeente levert twee hekwerken met vooraankondigingsborden ‘opgelet manifestatie’ en snelheidsbeperkingen in de zachte berm.

Als organisator plaats je het vooraankondigingsbord ‘opgelet manifestatie’ met snelheidsbeperking 50 km/u aan de straatzijde op 200 meter afstand van de zaal en in beide rijrichtingen.

Plaats de snelheidsbeperking tot 30 km/u telkens op 100 meter afstand van de zaal.

Politiezone Noord houdt toezicht op het correct uitzetten van de signalisatie.

 
23.2 Opstellingen grote zaal LUX

 23.23.3 Café de LUX

Afzonderlijke huur van Café de LUX is uitsluitend mogelijk als er aan alle volgende voorwaarden is voldaan:

●       De huurder is een gemeentelijke dienst of huurder uit categorie A.

●       Dubbel gebruik van de inkomzone, het sanitair en de drankenberging is niet toegestaan. Is grote zaal LUX verhuurd, dan wordt Café de LUX niet apart verhuurd.

●       De activiteit is een receptie of vergadering.

●       Er wordt geen versterkte muziek gespeeld (maximaal geluidsniveau categorie 1).

●       Het sluitingsuur van de zaal is 22.00 uur (zie 10.3)

●       De vroegste aanvraagdatum is 6 weken voorafgaand aan de huur (zie artikel 6)

Artikel 24 - Orde en veiligheid

Als organisator ben je persoonlijk verantwoordelijk en aansprakelijk voor de orde en veiligheid op de locatie van de activiteit en in de nabije omgeving ervan.

●       Leef dit huishoudelijk reglement en de zaalspecifieke richtlijnen uit de infobrochures steeds na. De verhuurder draagt hierover geen enkele verantwoordelijkheid.

●       Geef de burgemeester en/of bevoegde ambtenaren altijd toegang tot de gehuurde zaal.

●       Verstoor de openbare orde (rust – veiligheid – gezondheid – netheid) niet.

●       Houd je aan de bepalingen in het GAS-reglement, de politie- en gemeentewetgeving.

●       Bezoekers die overlast veroorzaken door drugs of alcohol mag je als organisator ontzetten van het evenement.

●       Eerbiedig de wetgeving op de zedelijke bescherming van de jeugd en de beteugeling van de dronkenschap.

●       Respecteer de wegcode.

●       Het is verboden om:

○       wijzigingen aan te brengen aan de elektriciteitsleiding, de installatie of de lichtpunten met toebehoren

○       in de zaal of in de aangrenzende ruimten werken uit te voeren waarvoor door de verhuurder geen uitdrukkelijke toelating werd verleend

○       bijkomende (verwarmings-)installaties te plaatsen en te gebruiken

24.1 (brand)veiligheid

Respecteer de maximumcapaciteit van de zaal.

Sluit géén in- en uitgangen af en zorg ervoor dat de opschriften ‘nooduitgang’ en/ of de bijhorende groen-witte pictogrammen duidelijk zichtbaar blijven.

Zorg ervoor dat de veiligheidsdiensten steeds vlot door kunnen. De zalen moeten altijd bereikbaar zijn voor de brandweer en andere hulpdiensten. Alle toegangswegen, inclusief de parkweg naast ‘t Kaartershuisje, moeten verkeersvrij zijn.

Hou de toegang tot watertoevoer, brandblussers, … steeds vrij.

Gebruik enkel brandwerend materiaal als decoratie (als dit is toegestaan).

In alle zalen geldt een rookverbod.

Het gebruik van rookmachines is verboden in alle zalen (zie infobrochures voor uitzonderingen). Het brandalarm kan afgaan zodra er rook gedetecteerd wordt.

Alleen elektrische verlichting is toegelaten: geen kaarsen/gas/lampionnen/…

Je vindt verdere preventiemaatregelen terug op www.brandweerzonerand.be.

24.2 EHBO

In elke zaal is een EHBO-doos. Gebruik je iets, vul het formulier in de EHBO-doos in en steek het samen met de sleutel in de brievenbus of meld het aan verhuur@kapellen.be zodat dit aangevuld wordt.

Artikel 25 - Verzekeringen

Sluit als organisator een verzekering af die schade dekt tijdens de organisatie, voorbereidingen en opruimwerken van je evenement. Je verzekeringsmakelaar gaat na welke verzekeringen je hiervoor precies kan afsluiten. Bijvoorbeeld volgende verzekeringen:

burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid

rechtsbijstand

ongevallen

een nagel-tot-nagel-verzekering bij exposities (zie artikel 33)

eventueel aangevuld met een polis materiële schade, een annuleringsverzekering,...

Artikel 26 - Nalatigheid

26.1 Nalatigheid

Bij nalatigheid ontstaat er schade aan de zaal, het materiaal of kan een activiteit niet goed verlopen doordat de huurder, een deelnemer of bezoeker zijn verplichtingen niet nakomt, bewust of onbewust. Dit kan gaan om:

het niet proper achterlaten van de zaal

het veroorzaken van schade aan infrastructuur of materiaal (vb. door nagels te kloppen, te schilderen of te plakken)

het niet naleven van de richtlijnen

het niet melden van vastgestelde schade

het achterlaten van afval of materiaal

…

Nalatigheid kan zowel klein als ernstig zijn. Er zijn steeds sancties van toepassing (zie artikel 37). Bij herhaalde of zware nalatigheid kan een (tijdelijk) verbod op verhuring volgen.

26.2 Aansprakelijkheid

De huurder is persoonlijk aansprakelijk en verantwoordelijk voor elke schade van welke aard ook door de huurder zelf, een deelnemer of een bezoeker, aangebracht zowel aan de infrastructuur als aan materiaal. Dit ongeacht het recht van verhaal door de gemeente Kapellen aan diegene die de schade veroorzaakt en dit tijdens de hele huurperiode.

De verhuurder kan niet aansprakelijk worden gesteld voor materiaal dat achtergelaten wordt door de huurder of voor mogelijke diefstallen of beschadigingen.

26.3 Schade melden

Stel je nalatigheid vast van de vorige huurder aan de start van je huurperiode, meld dit dan meteen met een foto aan verhuur@kapellen.be. Meldingen die later volgen, worden niet aanvaard en geven geen recht op compensatie.

Artikel 27 - Toepassingsgebied tarieven

Onderstaande tarieven gelden bij het gebruik van de zalen, materialen en dienstverlening opgenomen in dit reglement. De huurprijzen gelden per dag, tenzij anders gespecificeerd.

Artikel 28 - Prijscategorieën

De huurprijs is afhankelijk van de prijscategorie waartoe de huurder behoort (een afwijking op categorie B naar categorie A is enkel mogelijk mits uitdrukkelijke toestemming van het college van burgemeester en schepenen, enkel voor activiteiten voor een goed doel of met een culturele meerwaarde):

Artikel 29 - gunsttarief

Het verlenen van een gunsttarief is uitsluitend de bevoegdheid college van burgemeester en schepenen.

Het gunsttarief geldt uitsluitend voor categorie A. Het kan éénmaal per jaar ingezet worden op de dagprijs van één van de zalen in dit reglement.

Het college van burgemeester en schepenen kan beslissen om het gunsttarief meer dan één keer per jaar toe te kennen, uitsluitend voor activiteiten voor een goed doel of met een culturele meerwaarde.

Bij een huur van meerdere dagen, wordt het gunsttarief op één dag toegepast.

Bij gelijktijdige huur van verschillende zalen, wordt het gunsttarief toegepast op de zaal met de hoogste huurprijs per dag. Bijvoorbeeld: huur je grote zaal LUX en BIZ gelijktijdig, dan wordt het toegepast op de huurprijs van LUX, want deze ligt hoger dan van BIZ.

Het eerst aangevraagde gunsttarief in het jaar is geldig. Het is omwille van administratieve redenen niet mogelijk om een eerder aangevraagd gunsttarief toe te passen op een volgende huur.

Artikel 30- Btw-tarieven

Artikel 31 - Dranken in zalen onder het beheer van het autonoom gemeentebedrijf

De facturatie van dranken, via de drankenleverancier, in LUX of ’t Kerkske verloopt via het Autonoom Gemeentebedrijf. Het AGB rekent een extra kost bovenop de facturen van dranken, afhankelijk van de prijscategorie.

Artikel 32 - Betalingstermijnen

Afhankelijk van de gehuurde zaal, volgt er een voorschotfactuur en/ of afrekeningsfactuur. Beiden moeten ten laatste 30 dagen na factuurdatum betaald zijn.

Artikel 33 - Tarieven gemeentelijke  zalen

 Artikel 34- Tarieven zalen Autonoom Gemeentebedrijf Kapellen

Artikel 36 - Tarieven materialen en dienstverlening

Zie artikel 30 voor een overzicht van de materialen en dienstverlening en hun btw-tarieven.

 Artikel 36 - Boetes en sancties

Door dit reglement en de richtlijnen in de infobrochures over het correcte gebruik van elke zaal te volgen, vermijd je een sanctie.

Artikel 37 - slotbepalingen

Meld problemen schriftelijk, per mail of brief, aan het vrijetijdsloket of via verhuur@kapellen.be.

Alle gevallen die niet voorzien zijn in dit reglement worden door het college van burgemeester en schepenen en/of het directiecomité beslecht.

Geschillen worden behandeld door de bevoegde instanties.

 Artikel 2

Dit retributiereglement geldt vanaf 1 januari 2026 tot en met 31 december 2031 en vervangt alle voorgaande reglementen.