Zitting van 15 december 2025

Openbare zitting

Openbare zitting

16. Infrastructuursubsidies jeugdverenigingen - reglement.  Goedgekeurd.

Feiten en motivering

Het lokaal bestuur ondersteunt Kapelse jeugdverenigingen met extra aandacht voor infrastructuur. Hiervoor wordt vanaf 2026 een budget voorzien onder een nieuwe subsidievorm genaamd 'infrastructuur jeugdverenigingen (subsidies)'. Het gaat om 30.000 euro op jaarbasis.

Voor deze subsidie werd een nieuw reglement opgesteld. In dit reglement worden enkele voorwaarden opgesomd waaraan een jeugdvereniging moet voldoen om recht te hebben op de voorziene subsidie.

●       Volgende jeugdverenigingen komen in aanmerking tot subsidiëring:

○       de vereniging is erkend als Kapelse jeugdvereniging (volgens de voorwaarden in het erkenningsreglement voor verenigingen)

○       de vereniging voldoet aan één van volgende voorwaarden op het vlak van eigendomsstructuur:

■       vereniging is eigenaar van de infrastructuur

■       vereniging heeft een erfpacht afgesloten of een gebruikersovereenkomst of recht van opstal gekregen op gemeentelijke infrastructuur

■       vereniging heeft een erfpacht afgesloten of een gebruikersovereenkomst of recht van opstal gekregen op private infrastructuur of huurt een private infrastructuur met een langdurige overeenkomst van minimaal 9 jaar

■       vereniging heeft als gebouwbeheerder een beschermcomité.

●       De vereniging kan een project indienen volgens drie klassen:

○       klasse A: veiligheid en toegankelijkheid

■       Bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend: aanpassingswerken aan elektrische installaties, brandveiligheidsvoorzieningen, aanpassingswerken in functie van het toegankelijk maken van de infrastructuur voor personen met een beperking, …

○       klasse B: grondige renovaties en basisinfrastructuur

■       Bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend: aanpassing van de functionaliteit van de infrastructuur naar aanleiding van gewijzigde behoeften, infrastructuur vrijwaren tegen algemene degradatie, …

○       klasse C: kleine renovaties en voorzieningen

■       Bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend: schilderen, verfraaiingswerken, …

●       Een jury bestaande uit medewerkers van de cluster Vrije Tijd & Communicatie en eventueel aangevuld met externe adviesbureaus, brandweer, deskundige Publieke Ruimte & Leefmilieu, …, zal zowel over de toewijzing aan de juiste klasse van de voorgenomen werken als over het financiële luik haar advies voorleggen aan het college van burgemeester en schepenen.

●       Er is een cofinanciering van maximaal 50% door het lokaal bestuur van de totale projectkost: 1-euro-voor-1-euro-principe waardoor vereniging en lokaal bestuur samen investeren.

●       Projecten in klasse A krijgen voorrang qua toewijzing op klasse B. Projecten van klasse B krijgen op hun beurt voorrang qua toewijzing op projecten van klasse C. Er wordt dus een watervalsysteem gehanteerd.

●       Bij overstijging van de kredieten kan het college van burgemeester en schepenen beslissen om de subsidie procentueel te verminderen in de klasse waar zich dit voordoet, om alsnog het budget te bekomen dat voorzien werd in het meerjarenplan.

○       Voorbeeld: De projecten binnen klasse A en B ontvangen 50% subsidies t.o.v. hun projectkost. De projecten binnen klasse C ontvangen 33% subsidies van hun projectkost wegens tekort om ieder project binnen klasse C aan 50% te subsidiëren.

○       Voorbeeld 2: De projecten binnen klasse A ontvangen 50% subsidies t.o.v. hun projectkost. De projecten binnen klasse B ontvangen 43% subsidies van hun projectkost wegens tekort om ieder project binnen klasse B aan 50% te subsidiëren. De projecten binnen klasse C ontvangen geen subsidies vermits de subsidiepot volledig toegewezen is binnen klasses A en B.

Indien er minder projecten worden ingediend dan het voorziene budget dan wordt het restbedrag overgedragen naar het daaropvolgende jaar.

In bijlage kan het volledige reglement alsook een fictieve simulatie bij overstijging van het voorziene krediet worden teruggevonden.

Het reglement werd alvast toegelicht op de algemene vergadering van de jeugdraad op 15 oktober 2025. De verenigingen gaven hun advies en dit werd mee verwerkt in het finale reglement.

Juridisch kader

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, artikel 40 en 41 betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad, artikels 286 en 287 betreffende de publicatie en bekendmaking, artikel 288 betreffende de inwerkingtreding van de reglementen en artikel 330 betreffende het algemeen bestuurlijk toezicht

●                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             beslissing van de gemeenteraad van 24 november 2025 betreffende het erkenningsreglement voor verenigingen

Financiële gevolgen

Volgende budgetpost voor infrastructuursubsidies jeugdverenigingen is voorzien in het meerjarenplan 2026-2031: MJP001810 / infrastructuur jeugdverenigingen (subsidie). Het gaat om een bedrag van 30.000 euro op jaarbasis.

Besluit

STEMMING :

 Eenparig aangenomen.
 

Artikel 1

De gemeenteraad keurt het subsidiereglement voor infrastructuurwerken van Kapelse jeugdverenigingen, zoals hieronder integraal bijgevoegd, goed.

Subsidiereglement voor infrastructuurwerken van Kapelse jeugdverenigingen

Artikel 1 – Wat is de infrastructuursubsidie

De subsidiëring voor infrastructuurwerken van Kapelse jeugdverenigingen heeft tot doel de verenigingen te ondersteunen in het ontwikkelen van een kwalitatieve accommodatie.

Artikel 2 – Beschikbare subsidie voor jeugdverenigingen

De subsidie wordt toegekend binnen de perken van het daartoe voorziene budget in het meerjarenplan van het Lokaal bestuur Kapellen.

Artikel 3 – Voorwaarden om in aanmerking te komen

Volgende jeugdverenigingen komen in aanmerking voor subsidiëring:

●       de vereniging is erkend als Kapelse jeugdvereniging (volgens het erkenningsreglement voor verenigingen

●       de vereniging voldoet aan één van de volgende voorwaarden op het vlak van eigendomsstructuur:

○       de vereniging is eigenaar van de infrastructuur

○       de vereniging heeft een erfpacht afgesloten of een gebruikersovereenkomst of recht van opstal gekregen op infrastructuur van het lokaal bestuur

○       de vereniging heeft een erfpacht afgesloten of een gebruikersovereenkomst of recht van opstal gekregen op private infrastructuur of huurt een private infrastructuur met een langdurige overeenkomst van minimaal negen jaar

○       de vereniging heeft als gebouwbeheerder een beschermcomité.

Artikel 4 – Inhoudelijke modaliteiten

De vereniging kan een project indienen volgens drie klassen:

●       klasse A: veiligheid en toegankelijkheid

○       Bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend: aanpassingswerken aan elektrische installatie, brandveiligheidsvoorzieningen, aanpassingswerken in functie van het toegankelijk maken van de infrastructuur voor personen met een beperking, …

●       klasse B: grondige renovaties en basisinfrastructuur

○       Bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend: aanpassing van de functionaliteit van de infrastructuur naar aanleiding van gewijzigde behoeften, infrastructuur vrijwaren tegen algemene degradatie, …

●       klasse C: kleine renovaties en voorzieningen

○       Bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend: schilderen, verfraaiingswerken, …

Een jury zal zowel over de toewijzing aan de juiste klasse van de voorgenomen werken, als over het financiële luik haar advies voorleggen aan het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 5 – financiële modaliteiten

●       De vereniging volgt de wetgeving overheidsopdrachten en vraagt drie vergelijkbare offertes wanneer de totale projectkost hoger dan 500 euro is. De vereniging kan op eenvoudig verzoek het dossier voorleggen.

●       Er is een cofinanciering van maximaal 50% door het lokaal bestuur van de totale projectkost: 1-euro-voor-1-euro-principe waardoor vereniging en lokaal bestuur samen investeren.

●       Er wordt een watervalsysteem gehanteerd, waarbij projecten in klasse A qua toewijzing voorrang krijgen op klasse B. Projecten van klasse B krijgen op hun beurt voorrang qua toewijzing op projecten van klasse C.

●       Bij overstijging van de kredieten kan het college van burgemeester en schepenen beslissen om de subsidie procentueel te verminderen in de klasse waar zich dit voordoet, om alsnog het budget te bekomen dat voorzien werd in het meerjarenplan.

○       Voorbeeld: De projecten binnen klasse A & B ontvangen 50% subsidies t.o.v. hun projectkost. De projecten binnen klasse C ontvangen 33% subsidies van hun projectkost wegens tekort om ieder project binnen klasse C aan 50% te subsidiëren.

○       Voorbeeld 2: De projecten binnen klasse A ontvangen 50% subsidies t.o.v. hun projectkost. De projecten binnen klasse B ontvangen 43% subsidies van hun projectkost wegens tekort om ieder project binnen klasse B aan 50% te subsidiëren. De projecten binnen klasse C ontvangen geen subsidies vermits de subsidiepot volledig toegewezen is binnen klasse A & B.

Indien er minder projecten worden ingediend dan het voorziene budget, wordt het restbedrag overgedragen naar het daaropvolgende jaar.

Artikel 6 – Aanvraag

Om de subsidie aan te vragen dient de vereniging haar subsidieaanvraag in via het online subsidieformulier op de website van het lokaal bestuur.

De deadline voor indienen is 31 maart.

Als een vereniging na 31 maart door een situatie van overmacht wordt getroffen, kan zij alsnog een aanvraag doen. Afhankelijk van het dan nog beschikbare budget, kan zij op dat moment nog beroep doen op subsidies.

Artikel 7 – Procedure en toewijzing van de subsidie

Elke aanvraag wordt grondig bekeken door een jury bestaande uit verschillende medewerkers van de cluster Vrije Tijd & Communicatie. Naargelang de aanvraag kan de jury worden uitgebreid (extern adviesbureau, brandweer, deskundige Publieke Ruimte & Leefmilieu, …).

De samengestelde jury legt haar advies voor aan het college van burgemeester en schepenen. Dit advies omvat zowel de toewijzing aan de juiste klasse (A, B of C) als een financieel luik.

Het college van burgemeester en schepenen beslist welke aanvragen worden gesubsidieerd. De aanvragers worden schriftelijk van deze beslissing op de hoogte gebracht.

Artikel 8 – Uitbetaling van de subsidie

De uitbetaling van het subsidiebedrag gebeurt na afloop van de werken op vertoon van de facturen. Deze facturen staan op naam van de jeugdvereniging.

Indien de effectieve kost hoger is dan toegewezen subsidie, kan – als het voorziene budget niet volledig benut is door de totaliteit van de ingediende en toegewezen aanvragen – dit verschil worden bijgepast. Dit gebeurt met een maximum van 20% van de toegewezen subsidie en met toepassing van het watervalsysteem. Een overschrijding van budget in klasse A wordt dus uitbetaald volgens het nog beschikbare budget. Indien er dan nog budget vrij is, worden de overschrijdingen van klasse B betaald. De vereniging bezorgt in dit geval een extra verantwoording met bewijsstukken van de hogere kostprijs aan het lokaal bestuur.

Indien de effectieve kost lager is dan de toegewezen subsidie, wordt de effectieve kost betaald.

Artikel 9 – Bijkomende bepalingen

Het toekennen van de subsidies ontslaat de vereniging niet van het bekomen van de noodzakelijke vergunningen en toelatingen conform de wetgeving.

De gemeente wijst elke aansprakelijkheid af voor om het even welke schade die rechtstreeks of onrechtstreeks verband zou houden met de uitvoering van de vooropgestelde werken.

Indien de verenging in aanmerking komt voor de wet op de overheidsopdrachten, dient zij de verplichtingen van deze wetgeving na te leven.

Artikel 10 – Terugvordering

Elk bedrog, elke poging tot bedrog of elke overtreding van dit reglement wordt gesanctioneerd met het verlies van een aanspraak op een subsidie gedurende vijf jaar nadat het bedrog, de poging tot bedrog of de overtreding werd vastgesteld.